浅议大数据时代档案管理模式的变化

大数据是随着网络技术高度发展而产生的一个新概念。如今，大数据已经被大众所接受，大数据产业也朝着成熟化和大众化方向不断迈进。在大数据背景下，传统的档案管理模式已经无法满足时代需要，所以档案管理模式亟待做出改变。那么，在大数据时代，档案管理模式有何变化？如何优化档案管理模式呢？下面是文章的回答。

一、大数据时代档案管理模式的变化

（一）管理体系发生的变化

在传统的档案管理体系中，档案的类型非常多，档案管理以人工、手工管理为主，档案管理手段缺少技术支持。由于档案管理工作非常复杂，涉及的方面非常多，所以，许多档案资料经常会出现丢失、破损等情况。大数据具有数据量大、快速响应、数据多样性等特点。在大数据时代，企事业单位的档案数量和类型都不断增多，档案主体也由纸质档案变成了电子档案。大数据时代的来临，也给档案管理体系带来了强烈的冲击，这也必将引起档案管理理论和管理模式变革。在这种情况下，出现了新的档案管理理论如文件连续体论、宏观鉴定理论等，加上信息技术的支持，管理部门可以将档案统筹规划，统一管理，档案管理出现了周密性、系统性等特点，档案管理的信息化水平也不断提高。

（二）档案资源体系变化

馆藏资源丰富，是提高档案管理部门工作效率的关键。过去，企事业单位的档案资源渠道主要是内部资源积累和搜集，档案资源来源渠道狭窄，所以，许多档案馆的资源都残缺不齐，缺少层次感、实用性。大数据时代的到来，导致信息资源以井喷之势出现，企事业单位的档案来源不再局限于内部，他们可以从面积广泛的互联网世界获取更多有用的资料。因此，许多档案馆纷纷启动了新的数据搜集渠道，这不仅拓宽了单位档案数据资源获取路径，也使得单位档案内容和采集方式发生了明显的变化。

（三）档案安全保障体系有所变化

对于档案管理来说，安全保障是一个古老而崭新的命题。过去，企事业单位在档案安全保障方面，有一系列严格的对内制度，如要求库房建筑牢固，馆内防水防潮，防火防盗。为了更好地保管档案，许多单位就库房构建、档案用纸要求、副本匮藏、装裱修复等都有严格的要求，这体现了人们对档案安全的重视。大数据时代的档案虽然种类和数量繁多，但是许多数字档案都可以长期保存。不过，档案安全管理却要面临更多来自外界的挑战，如要严防数据系统的档案信息泄露，病毒污染，这也给档案管理安全保障提出了更高的要求。档案管理部门只有发挥现代化技术的优势，打造高品质的档案安全保障体系，提高档案管理安全系数，才能提高档案管理质量。

（四）档案服务体系的变化

档案是历史的记录，档案管理的最终目的是服务国家和民众。但是，传统的单位档案覆盖面较小，档案服务途径单一，档案服务较为被动，有时候，由于时空距离，很难为档案用户提供及时便捷的档案服务。此外，单一的文字、图片很容易影响用户的使用体验。大数据时代下用户档案需求更加多样化、个性化，不过，企事业单位的档案覆盖面更加宽广，他们的档案信息形式也日益多样，此外，许多企事业单位在档案服务方面也改变了传统的被动服务、单一服务模式，走上了主动服务、精准服务之路，与此同时，他们的档案服务形式和内容也发生了改变。如他们可以为用户提供包括文字、语音、视频、图片、超链接在内的信息，档案服务已经突破了时空限制。

二、大数据背景下优化档案管理模式的方法

（一）完善档案管理制度

有法可依，有章可循，可以提高档案管理效率。如今，许多企事业单位在档案管理方面已经走上了信息化管理之路，但是档案管理制度建设却相对滞后，关于档案信息化管理的许多事项都存在不确定性。鉴于此，企事业单位要与时俱进，从以下几方面入手，完善档案信息化管理制度，（1）完善档案管理制度，明确档案注意事项、规范化管理流程，由档案管理部门、专业管理人员按照管理制度对档案进行统一管理。（2）建立档案归档制度，就文书档案归档格式、时间、范围和保管期限等作出明确规范。（3）建立文书档案安全保密制度，以制度的形式，将档案调阅、摘抄、复制等事项及要求落实下来。（4）建立健全档案查阅借阅制度，实施档案管理岗位责任制，落实好档案安全领导负责制，细化档案管理权限，实施明确的档案管理分工制度，确保档案管理工作有章可依，有例可循。

（二）建立档案保密安全体系

大数据时代的档案管理工作具有一定的复杂性、挑战性，如它对管理人员的综合素质、对设备的技术水平要求更高，传统的档案管理设备和方法已经无法满足新时期的档案管理工作需要。所以，企事业单位的领导干部要提高认识，充分认识到档案管理工作的重要性和复杂性，为档案安全管理提供资金支持和安全保障。然后，加大档案管理投入，按照《档案馆建设标准》加强档案馆、库房建设，为档案库房配备高水平的档案管理设施、安全设施，包括电脑、扫描仪、光盘柜、密集架、应急设备等，提高档案馆的防火防盗、防潮防虫能力。然后，细化档案安全管理工作制度，建立档案库房管理制度，健全电子档案文件安全管理制度，确保档案管理设备、软件安全可用，并要求档案管理人员严防死守各种安全隐患，实施有效的档案安全管理措施，严格档案借阅和入库管理。此外，针对档案管理制定应急事件突发预案，并将档案管理队伍组织起来，定期开展突发事件应急预案演练，提高档案管理队伍的应急处置执行能力。

（三）加大档案服务创新力度

档案管理工作的两个重要任务就是档案安全管理和档案服务。在大数据时代，信息公开已经成为社会潮流，也是民众的愿望。如今，关于档案管理与信息公开，我国政府已经出台了一系列的安全条例，这也为企事业单位的档案信息公开提供了政策支持。所以，企事业单位也要紧跟时代发展脚步，加大档案服务创新力度，满足民众信息公开的需求。这也要求企事业单位档案管理部门要进一步健全档案利用与服务体系，通过对用户身份的鉴别与登记，防火墙设施，提高档案管理安全系数。然后，争取在公平公正公开的前提下，了解用户的档案信息需求，并根据用户需求为服务对象提供个性化、远程式的档案服务。允许用户通过网站安全链接、信息资源与档案馆联系，为用户通过网络查询档案信息提供便利，以提高档案利用效率，最大化实现档案资源的价值。

（四）重视档案管理队伍建设

在大数据推动下，档案资源从结构化实现了半结构化、非结构化，档案管理模式也实现了自动化。这些，都给档案管理人员的综合能力提出了更高的要求。档案管理部门要重视档案管理队伍建设，给予档案管理队伍建设以重视，引进专业的档案管理人才，同时开展专业化培训，促使档案管理人员通过培训和学习，提高他们的专业管理能力和信息素质，从根本上提高单位档案管理水平。然后，落实档案管理绩效考核、监督机制，以提高档案工作人员的工作热情。此外，重视档案管理队伍的思想政治教育，提高他们的思想认识，要求他们严守组织纪律，做好档案保密管理和服务工作。针对那些泄露国家秘密、玩忽职守的档案管理人员，要依法给予严惩，以确保档案管理工作的严肃性。

三、结语

综上所述，大数据时代的档案管理工作在工作环境、模式和理念上都发生了变化。档案管理部门只有积极践行创新管理理念，有所作为，才能找到正确的档案管理路径，才能经受住时代的考验，更好地服务大众。