纸质档案数字化技术规范及归档要求研究

陈晓 胡信鸽 袭婕

山东省地方病防治研究所 山东济南 250014

一、引言

传统档案资料的管理都是以纸质的形式来收集、编研、整理和储存的，但空间环境、气候环境的变化导致档案受潮、浸湿以及在管理中出现的人为的丢失、遗漏等原因都会影响纸质档案保存的完整性。而随着科学技术的广泛使用，纸质档案管理工作也进行了数字化加工处理，使其在保持纸质档案内在联系的基础上，转化为存储在磁盘、光盘等载体上的数字副本，并按照纸质档案的内在联系建立起与目录数据和元数据的可靠关联的处理过程[ 此句话出在《纸质档案数字化技术规范》]，从而更好的保证档案资源的完整性、真实性。这不仅是时代发展对档案管理工作的必然要求，也是单位自身发展的内在需求。

二、纸质档案实施数字化建设的要求

1、部门配合。档案数字化建设是一项长期而复杂的系统工程，它是以丰富的医疗资源、用户强烈的就医需求及医疗科研成果对社会产生的积极效果为基础而建成的具有医疗行业特点的档案信息体系。因此医疗科研机构中各个部门都需要配合和支持该项工作，同时要求档案室加强与其他机构的合作和交流，借鉴成功经验，丰富自身的数字化建设。

2、规范的工作标准。医疗科研机构汇集了病历信息、科研成果、发展历程、医疗设备等各方各面的资料，形式也包括了多样的文字、图像、照片等，管理起来相对困难。因此医疗科研机构要制定出规范的、符合自身发展实际情况的、又充满人性化的规章、制度来作为管理工作开展的指导、业绩考核的标准，以此规范和约束工作人员的管理行为。

3、资料的组织和管理。医疗科研机构中都有相对应的科室，而每个科室所涉及的纸质档案都要按照国家档案行业标准中的数字化技术规范扫描入库，按照档案种类、科目、内容等设置检索程序便于查询、储存；另外像图片类的档案也要根据其是否具有的价值进行存储；以此让整个纸质档案的组织和管理呈现出规范性、整体性。

三、纸质档案数字化技术规范及归档现状

我们在具体的操作中需要始终注意档案的安全性和稳定性。因此最基本的操作流程是将文字、图像等通过扫描进行识别，然后以图形文件的形式输入到计算机储存起来。然而受传统管理理念和模式的影响，两者之间出现了脱节，导致归档过程中出现了一些新的问题。

1、工作标准的缺失。管理人员对技术标准规范的贯彻和落实程度并不高，技术准则的制定大多趋于理论化和形式化，不能有效的与具体的管理流程相对应，同时纸质档案的材料、形式的差异性也需要不同的标准来规范，但实际上都是沿用着同一个标准来操作的，数字化技术缺乏全面性、系统性的标准。

2、部门协调的缺失。医疗科研机构科室多、部门多，涉及的档案信息也多，无法将档案部门的职责、工作范围做出具体的划分。另外数字化技术需要技术性人才，这就要求相关的人员或者专门的技术单位介入到管理工作中，但通常医疗科研机构中普遍存在着部门协调工作落实不到位的问题。

3、安全管理的缺失。纸质档案的管理工作任务繁重，参与的人员众多并且变动性大，容易发生档案资料的丢失、准备不全、交接不好的情况，同时网路数据的开放性，专业技术人员的职业操守以及软硬件设备的不稳定性都直接影响着档案信息的安全性。

四、提高纸质档案数字化水平的建议措施

1、优化过程管理。医疗科研机构要转变思想，重新定位档案管理工作，将数字化建设的理论与实践结合起来，并按照国家有关纸质档案管理规范的要求和标准开展管理工作，优化数字化建设流程，确保原档案资料的内容与扫描之后的文件内容一致。对于档案管理人员，医疗科研机构要制定严格的交接制度，规范档案的交接情况，确保档案管理工作的完整、有序衔接。其次，向管理人员倡导数字化管理理念，让他们能够运用科学的数字化转化技术和方法，有效地控制档案数字化建设的每个环节，保证管理的质量和效率。再次，进行管理时也按照不同档案的类别、数字化扫描的范围和深度、档案的使用频率以及单位的具体情况在计算机中分门别类的设置、存储。

2、加强技术建设。首先，加大对工作的支持力，加强对从业人员的培训，以适应更新速度较快的科学技术，提高从业人员的分析、判断、实践和应急能力。同时，注重培养一批技术人员，在发现技术问题时可以技术解决，确保设备的正常运用和信息资源的安全性，从整体上提升档案队伍的管理水平。其次，要严格按照标准对存放磁盘阵列产品的结构和硬件进行组合，让数字化档案的管理可以实现在线升级、更新功能，同时定期进行维护，防止载体的老化、黑客入侵等问题的发生。由此增强档案信息资源的安全性。

3、强化制度标准。首先，医疗科研机构除了要按照国家要求和相关标准建设档案室外，也要从自身的实际情况出发，制定出符合机构实际需求和特色的管理体系和标准，从而规范档案数字化的建设及归档工作。其次，在文件的管理过程中，加强标准化建设，建立严格的档案数字化管理制度和质量规范。同时，制度的制定不仅涉及档案管理单个部门，其他部门也要按照这个标准来规范自己科室档案的管理，并在统一的管理系统上进行资源的传输和共享。

五、结语

纸质档案数字化建设是时代发展的必然要求，也是医疗科研机构提升档案管理水平和质量、实现档案服务价值的内在要求。因此医疗科研机构要立足现状，从不同角度来完善纸质档案的数字化建设。