基于信息化建设视角的高校行政管理策略研究

王晶晶

南开大学 天津市 300071

一、高校行政管理信息化概况

21世纪开始之后，由于互联网的普及和逐步发展，我国迎来了信息技术时代，迎来了全面的现代化时代。而高校教育作为教育中的重要院校，其信息化建设一直是受关注的话题。不少高校纷纷行动起来，对自身的行政管理体系进行重新审视，部分高校正在进行网络基础建设，搭建信息平台及数据库，通过信息技术的使用，提升行政管理效率。本文主要通过分析高校行政管理信息化过程中存在的问题，阐述现状，结合高校特点及现代化环境，提出科学合理的改善措施，以期推动高校行政管理的发展。实际上，信息化建设是高校行政管理的必经之路，要树立正确的观念，培养信息化人才队伍，高效开展行政管理工作。

二、高校行政管理过程中进行信息化建设时存在的问题

1. 缺乏统筹规划，协作不融洽

信息化是当前时代的重要特征。高等院校行政管理信息化是现代发展的必然要求，也是重要的实现目标。在高校中建立起信息系统，有利于为教师、学生等提供更便捷的服务，提升行政管理效率，满足广大师生的需求。近几年来，不少高校逐渐意识到信息系统构建的重要性，纷纷搭建起信息系统，方便了教育信息的汇总，也使得各个专业都能建立起相应的系统，便于教学工作的开展，有利于信息的集中和汇总。但是，由于各个系统之间存在一定差异，同时又缺乏统一的规范和管理标准，导致信息系统之间数据不一致，信息交换标准有差异，信息传递虽然比传统方式有所加快，但是信息不对称导致信息传递出现问题，有时候反而导致信息传递更加缓慢，信息共享难以实现，导致高校行政管理工作混乱，部门之间无法完成协作，造成成本浪费。

2. 建设水平较低

信息化建设水平的高低，在很大程度上影响高校行政管理工作的效果，因此，建设水平应当引起足够的重视。但是，就目前而言，不少高校对信息化管理的意识不够深入，在行政管理工作开展的过程中，只把信息化管理看成“目的”，而并非作为方式手段，导致水平低下。从实践方面来看，部分高校虽然建立起相应的网站来开展行政管理工作，但是仅仅将其作为信息化工作衡量的标准，而没有真正将网站的运营、使用、维护等工作放在重要位置，尚未树立正确的意识，不少行政人员甚至认为信息化只是加重工作负担和工作压力。因此，现实中我们经常看到一些高校的行政管理人员仍然延用传统的纸质媒介进行行政工作，工作内容陈旧，导致信息化管理未能真正实现其功能。

3. 人才队伍缺乏

信息化管理方式，有别于传统管理方式，主要在于融入了现代的元素，具备便捷、高效的特点。高校行政管理信息化，不仅能充分运用现代科学技术，还可以节省大量的时间成本和人力成本，对提升管理效率起到了至关重要的作用。随着信息系统的建设，行政管理工作的内容为了与其相适应，也应当进行一定的调整。由于信息量增大，单位时间内需要处理的信息较多，要求行政人员要熟悉使用相应的软件，及时完成行政工作。也就是说，行政管理信息化虽然带来了大量的数据信息，加快了信息传递和交流，但是行政人员也要相应提高素质及工作能力，才能与信息系统的运作相适应。就目前而言，大部分高校行政人员尚未转变工作思维，仍然依靠纸质媒介开展工作，对现代计算机系统的使用能力较弱，工作效率不高，尚未适应新的信息系统，工作能力尚待提高。再加上不少行政工作要求对信息系统非常熟悉，才能够快速完成，而技术人才的缺乏，也是导致高校行政管理工作开展受阻的原因之一。

三、提高信息化的策略

1. 树立创新理念，与时俱进地发展

为了推动行政管理信息化建设的步伐，各大高校要改变过去传统的理念，积极创新改革，树立起现代化的发展理念，并在行政管理工作中落实这一理念。对于高校自身来说，行政管理信息系统的建立，并不单单是一个技术类型的系统，从某种程度上说，它是一个综合性的社会系统，包括多种关键因素，例如设备、管理体制、人员安排等等。因此，信息化建设并不是领导者的任务，而是全校师生共同的任务，需要每个人都付出努力。在这一过程中，高校应坚持整体原则，分步实施，重点突破，鼓励全员参与，融入现代元素，与时俱进地实现发展。树立高校行政管理新理念,持续关注学校信息化发展

2. 做好预算工作，提高管理效率，减少工作失误

高校进行信息系统管理的过程中，免不了大量的资金投入，而高校的资金有限，因此，要提前做好资金预算，适当投入，才能更好地掌控全局，同时确保信息化系统的有效、持续资金投入，推动系统的现代化发展。通常来说，高校在进行资金预算时，过分关注计算机系统的硬件资金投入，而忽视了软件方面的资金投入需求，没有预留相应的辅助费用和扩展费用，导致实际费用需求与预算产生较大偏离。从实际来看，在高校行政管理系统中，软件投入的费用往往占比超过50%，甚至远超过硬件费用，因此，在未来，高校要做好资金投入预算工作，跟进自身的经济情况，明确发展目标，适当投入资金，不断促进软硬件设备的现代化。同时，各大高校要担任好统筹管理的角色，加强统筹建设，完善基础设施，健全信息化建设机制，增强信息化专项资金的使用效果。还要加强经费管理，将有限的资金进行合理分配，用到实处，杜绝浪费。

3. 建设好相应的平台和数据库，为信息化做准备

全面落实高校行政管理信息化的工作，必须注重信息平台及数据库的建立和逐步完善。具体而言，高校要结合自身实际工作情况，统筹规划，各级部门逐步分级实施，全面推进平台及数据库的建立、维护及完善工作。对于尚未建立起信息平台及数据库的高校来说，应当合理配置资源，将资金用于建立平台及数据库中，开发利用有限资源，此外，各大高校要积极开展行政管理工作，逐步进行平台的完善和维护，跟随时代脚步及时更新平台及数据库，为用户提供更新、更全面的信息和资源，为高校行政管理的推行提供有力保障。在资金支持的基础上，平台及数据库要注重信息传递、信息及时收发，保障信息能够第一时间获取、传达等，实现高效服务，为高校开展行政管理工作提供良好的环境，逐步建立起全面的信息资源库，打破部门之间的限制，形成开放性平台，也能促进部门之间的交流和合作。

4. 注重人才培养，建立一支高素质人才队伍

任何高校开展行政管理工作，都离不开人员的安排，而现代化的需求，意味着对行政人员的信息素养、现代素养等的要求将越来越高。信息化人才，是当前高校的迫切需求。各大高校要树立正确意识，逐步建立起一支高素质、高能力的稳定的信息化人才队伍，才能为行政管理的信息化建设提供强有力的保证。具体而言，信息化人才应当具备多种能力及素质，包括管理能力及素养、信息技术能力及素养、系统相关技术能力等等。高校要在现有人员的基础上加强培训，提高他们的现代技术素质，定期进行技术培训，不断加强技术素养，同时增强他们对信息的敏感度，学会及时掌握有用信息，不断增强行政人员实力。此外，在实际工作中，要落实现代化管理理念，当出现问题及矛盾时，要求行政人员用现代化思维考虑问题，学会利用科学技术高效、快速地解决问题。

5. 完善制度建设，建立长效机制

行政管理信息化的推进，需要大量工作内容，因此，各大高校应建立起专门的组织机构，专业负责信息化管理的工作内容，全面、有效地完成相应的工作。这一组织机构应当落实学校有关信息化的规划目标，通过具体工作进行目标细化，建立起相应的信息系统管理、信息处理等制度，严格遵守，并且各司其职。此外，组织机构要肩负起培训工作，定期对教师进行技术培训，完善各项日常工作。再者，要坚持以人为本的原则，建立起激励机制，保障良好的、稳定的人力资源，从而为工作的稳定开展奠定基础。

四、结语

21世纪开始之后，由于互联网的普及和逐步发展，我国迎来了信息技术时代，迎来了全面的现代化时代。而高校教育作为教育中的重要院校，其信息化建设一直是受关注的话题。新世纪以来，高校行政管理过程中的问题不断暴露，为了促进其现代化发展，必须进行创新改革，高校管理者要树立正确的意识，加强信息化建设，充分利用现代科学技术，提升行政管理效率。总而言之，行政管理信息化是各个高校未来发展的重要趋势，信息化建设是必经之路，对于提高行政管理效率而言，具有不可比拟的作用。因此，高校应积极面对现存问题及矛盾，改变传统观念，树立创新理念，加强信息化人才培养及队伍建设，建立健全长效机制。在未来发展过程中，现代化将是重要的发展主题，高校信息化建设将逐步面临考验，要积极应对变化，与时俱进地往前发展，才能提升自身的实力。