高校科室档案建设的路径思考

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重庆文理学院

高校里的档案主要有人事档案、文书档案和学生档案。人事档案记载着教职工个人所有的重要节点和事迹，一般在个人提拔、调动、政审、审查、退休等发生重大变化的时候会用到；文书档案记载着高校所有发生的事件的开头和结果，即有开始文件和结果文件以及名册、记录、金额等附件材料，一般用于查询复印来证明某个材料的真实性和有效性；学生档案记载着学生在校期间发生的重要节点和事迹，是义务教育阶段的个人档案的延续。以上3种档案都有着相对固定的规范和要求，如该记载什么、怎么记载，有规范化的表格和统一的装订。科室档案是科室所有工作的开头、结果和过程材料，是以上3种档案的有益补充，能更加清晰地显示科室工作的来龙去脉。

一、科室档案建设是高校管理的基石

在很多高校里，科长随着干部管理轮岗的要求三年一小轮、六年一大轮已经成为常态。人数多又轮岗平凡，如何保持工作的连续性和有效性一直是高校管理工作者头疼的问题。部门领导都愿意启用熟手而不愿意使用新人，因为熟悉工作的科长工作效率更高、工作效果更好，一些部们在学校轮岗的时候会上演“抢人”大战。“抢人”大战也反映了科室的档案问题，科室管理成了高校行政管理工作的桎梏。

高校对科长们的行政管理工作开展的培训很少，科长们都是向上一级的处长们学习，处长的管理风格往往会决定一个处室的工作风格。处长要求科长熟悉文件规定、规范工作流程、遵守职业道德、增强服务理念等，很少有处长会对科长提出科室档案的建设意见。每个人的每一项社会行为都会产生相应的档案，离开了档案也许什么事也干不成。新时期档案工作的主要矛盾是“社会发展”与“档案发展”相对滞后之间的矛盾。“大档案”理念提出将所有具有保存价值的档案纳入归档范畴，采用“多档合一”来提升管理水平与服务能力。档案管理是高校科学管理的基石，是高校工作的一项重要内容,高校应反思当前立档意识落后、分工模糊、档案干预能力不足等问题，把档案建设作为提高学校管理水平的一个重要切入点。

二、科室档案建设对科室工作开展意义重大

高校的处室和科室设置相对固定，随着工作的内容和要求的变化，学校机构也在不断变革。不管机构如何变化，科室档案建设作为学校管理的一个个节点，始终发挥着基础性作用。

(一)让新进科室人员快速了解工作

处室和科室相对固定，意味着现有工作就是原有工作的延伸。新进入科室工作人员因为对新工作环境不熟悉，一般会沿袭以前的做法。通过查询科室档案，可以通过以下6个维度快速了解科室的工作：工作到底是干哪些事情；工作来源于哪里，最终归属到哪里；完成工作的时间节点；完成工作的资源；完成工作的方法和程序；过去工作的结果可能对现在工作产生的影响。

(二)助力新进科室人员深入开展工作

科室档案与文书档案最大的区别就是过程材料多。文书档案一般只有开头材料和结果材料，但是科室档案还有过程材料。科室凡是收集上来的材料都可以作为将来的备查材料，进入科室档案，让一切工作都有详细的过程和痕迹可寻，这些详细的过程材料无疑对快速深入工作起到很好的辅助作用。文书档案查询要去档案馆才能查询，需要经过很多道审批手续，而科室档案随取随还，为深入工作带来了便捷。

(三)推动科室人员创新开展工作

在了解和深入工作的基础上，有利于工作的创新开展。科长可以从以3个方面创新开展工作：一是通过对过去文件、合同文本等的修订，加入新的时代要求和管理规范；二是改进过去的工作程序和方法，更加有利于做好服务工作；三是根据过去的工作内容增加新的工作内容，营造良好的积极的竞争环境，促进学校各项工作跨上新的台阶。学校任何一项政策的出台都有延续性，不是照搬照抄一个文件就可以落地生根开花，而是和学校的校情以及各个部门的工作实际紧密联系。

(四)利于科室科长快速总结工作

有了过去的科室档案和新的科室档案，科长们整理档案的过程就是对工作的再次梳理和总结，可以查漏补缺。有的工作光有开头文件没有结果文件；有的工作过程材料缺失；有的工作结果文件没有领导签字；有的工作有结果文件但是经费还没有到位；有的工作已经相对上一年度有所突破但是需要汇总数据来支撑。通过科室档案的整理，能帮助科长们写出有数据支撑、有详细过程的丰富的工作总结来。

三、高校科室档案建设的路径

个人数字存档行为与个人存档意识及存档能力有强相关关系，其中存档意识和存档能力在个人因素和存档行为间起中介作用。因此，要对高校行政人员进行科室档案形成意识的培养、科室档案形成过程中的能力培养和科室档案使用过程中的规范意识培养。

(一)科室档案形成意识培养

高校新进入科室工作人员都应该树立科室档案意识，除了要对工作负责，更要为后人留下可用的参考资料，这样才能使学校事业蒸蒸日上。在完成各项行政工作的同时，要考虑最后将形成怎样的科室档案，以便让搜集、整理工作更加有的放矢。要树立全盘意识，没有全盘意识写不出计划和工作程序文件。有了科室档案意识，才有可能产生科室档案。科室档案意识的培养可以从以下4个方面进行：邀请档案专家进行专业培训；利用微信公众号等网络媒体以视频、漫画、动图、短文等形式定期推送实用性档案知识；参观学习，现场感受科室档案的成果，提升对档案价值和档案本身的认知度；考核评分，将部门档案工作质量评价纳入学校总考核评分体系，提升档案工作地位显著。

(二)科室档案形成过程能力培养

档案管理是一项具有很强组织性和纪律性的工作,要严格遵守《档案法》、《保密法》及党和国家、高校的各项政策，提高政治觉悟。除了对基础档案信息进行记录外,还要增加知识信息获取的主动性,对档案信息记录的范围予以适当的拓展。科室档案形成过程分为分类、收集、整理、审查、胶装、存放6个步骤。其中分类是最关键的一步，分类就是编写工作目录，哪些是重要工作，分哪些项目，条理要清晰，界限要清楚，逻辑关系要明确。在收集材料中，各种材料要按照一定的顺序进行收集，属于小分类。整理时要看材料是否齐全审查是为了集思广益，突破一个人的思维局限性。材料要进行装订，这样材料不容易散落，也方便保存。存放的重点是顺序和陈列环境，要尽可能要做到整齐美观、干燥防潮、方便查找。

(三)科室档案使用过程规范培养

科室档案使用过程规范培养主要从4个方面进行。一是随借随还。档案不能随便丢在科室以外的任何地点，要求借阅的人随借随还；二是形成使用机制。可以给新进人员一定时间查看科室档案，通过学习后详细汇报每项工作的思路；三是形成文件汇编。科室成员人手一份文件汇编，便于学习和较好地完成岗位工作；四是注重职业道德。避免信息安全危机，对所看内容细节进行保密不泄密。

科室档案工作在高校行政管理工作中一般都不列入工作计划或工作总结，在目标管理或绩效管理中也极少提及科室档案管理，但是却是改善工作作风和工作创新的基础，尤其是轮岗过程中的工作衔接，非常依赖科室档案建设。无论是电子档案还是纸质档案，行政人员都有责任将其建设好，为学校的教育事业发展提供详实的支撑材料。