浅谈如何做好高校办公室秘书工作

骆瑞岚.中国民用航空飞行学院.四川广汉.618307

一、高校办公室秘书工作主要职责

高校办公室在学校中扮演着参与政务、处理事务、搞好服务的角色，高校办公室秘书工作主要包含学校的文秘、印章管理、信息、信访、会务、协调校内各部门之间的工作以及学校的对外关系等各方面工作。具体可分为以下几个方面。

（一）文秘工作。文秘工作是高校办公室的核心工作，也是保障学院教育教学和日常工作正常运转不可或缺的一部分。一是负责学校主要文稿、校领导讲话稿、文件、电报和其他材料的起草审核工作。二是负责学校文件签发、登记、编号、分发、送阅工作。三是负责办理文件的催办、督办工作，定期通报文件办理情况。四是负责以学校名义发送的文件、教育局和地方政府对口业务文件、部分学校和办公室文件、资料的保管、整理和归档工作。五是负责下发校办人员聘用通知、草拟印章启用通知和校务会、协调会等会议通知、报送各类统计表、转呈各类信件和出具学院介绍信件等。六是协助校领导秘书做好呈报学校领导签批文件的核稿工作。

（二）印章管理工作。高校办公室负责学校印章的管理、使用和维护等工作，这也是学校办公室服务师生的基本内容。管理好学校、校领导以及办公室的印章，办理各部门印章的制发、缴销手续和印章的保管监印工作是维护学校形象和地位的最基本手段。

（三）信息收集工作。信息收集工作是高校办公室的重要工作之一。通过做好信息收集、整理、传递、分析工作，为学校领导科学决策 ,为教学、科研和各项管理工作提供信息服务。

（四）信访接待工作。高校办公室通常兼任学校信访办，全面负责学校信访工作。一是负责处理来信来访和承办上级机关交由处理的信访事项，接待人民来信来访，按照信访工作程序，做好登记、归口处理，及时协调处理相关事宜，协助做好信件的催办，回函工作。二是分析信访工作动态，形成书面材料，向领导决策提供参考意见。三是按照领导要求，深入实际，调查研究，主动了解和掌握各部门、各单位工作的情况，提供调研报告，供领导决策。四是负责对学院和二级单位信访工作进行指导。

（五）会务承办工作。高校办公室是学校主要大型会议活动的具体承办单位，负责做好各项会议的筹备、组织、通知等会务工作。同时，负责学校各单位会议经费的审核工作。另外，若未成立校长办公室，学校办公室还负责校务会材料收集和汇总工作，参与校务会会务工作，参加并记录校务会会议内容，草拟校务会会议纪要。

（六）组织协调工作。在学校领导下，负责综合协调工作，负责学校各单位协调工作，协助学校领导做好学校与教育局、地方政府和兄弟单位的公关工作，还负责或参与学校重大活动的策划组织工作。

（七）其他事务性工作和学校领导交办的其他工作。

二、高校办公室秘书人员应具备的职业意识

（一）政治意识

高校办公室职能决定了秘书人员必须具备较高的政治敏锐性和政治鉴别力，必须把政治意识贯穿到谋划推进日常工作的始终。习总书记强调，“全党同志要增强政治意识，自觉在思想上、政治上和行动上同党中央保持高度一致”。秘书人员作为学校领导的参谋助手，更要像领导干部一样严格要求自己，坚持正确的政治方向，坚持政治原则，站稳政治立场，严守政治纪律和政治规矩，时刻保持政治清醒和政治定力，从政治上看待、分析和处理问题，研究制定政策要把握政治方向，做到政治坚定，作风过硬。

（二）服务意识

服务性强是高校办公室秘书工作的重要特点之一，热情周到的服务是衡量高校办公室秘书人员工作能力水平高低的重要标准。一般来讲，处理学校日常行政事务、协调左右和联系内外等工作都是服务性工作，秘书人员不仅要为领导和职能部门服务，更要为广大师生员工服务。在日常工作中，要增强主动服务意识，优化服务能力，提高服务质量；对于领导安排的工作任务，要按照工作轻重缓急做好工作计划安排，严谨细致，一丝不苟，尽量做到不让领导布置的工作在手中延误；对于各职能部门和广大师生员工的日常行政工作需求，要优化、简化办事流程，以“服务至上”的原则从实际出发，切实办好涉及师生的每一件事，树立良好的服务型高校办公室工作形象。

（三）责任意识

“有权必有责，有责必担当”。高校办公室作为高校机关的核心机关，也是机关部门中最有权力的单位之一。俗话说，“权责相当”，高校办公室同样承担着不可推卸的责任。在日常工作中，高校办公室秘书人员必须具备强烈的责任心，以一丝不苟的工作态度做好每一项工作，才能保障学校日常工作与教学训练的正常开展。同时，高校办公室领导要注重加强对秘书人员教育，积极引导，强化责任意识，落实责任到人、严格问责、立行立改。

（四）纪律意识

高校办公室秘书人员比其他工作人员更容易接触到领导决策和核心信息，对于学校领导交代的工作任务，要脚踏实地，谨小慎微。日常工作中，要自觉增强保密意识，对于密级文件，不公开的学校决定和消息，领导的个人生活等私事，要做好保密工作，要知道什么该说，什么不该说，不以，，谈资，不炫耀、不乱说。更不能在同事面前狐假虎威，要保持低调行事的作风和谦虚待人的态度， 做到懂规矩守纪律。

（五）效率意识

切斯特菲尔德曾说，“效率是做好工作的灵魂”。高校办公室秘书工作无小事，具有很强的时限性，面对繁杂的事务工作，秘书人员必须树立强烈的时间观念和效率意识。接到任务要“稳、准、狠”，快速理清思路，找准方法，保质保量，高效落实，少走弯路。要有大局意识，学会“弹钢琴”，合理、科学、统筹规划各项工作任务，建立自己的时间效率表。同时，要以雷厉风行的工作态度和严谨细致的工作作风，努力让自己保持对工作的热情，杜绝推诿扯皮的现象发生。

（六）团队意识

俗话说，“心往一处想，劲往一处使”，高校办公室是一个团队，秘书科也是一个团队。秘书工作通常任务繁重，时间紧迫，全体人员必须发挥集体智慧，相互配合，取长补短，才能高效保质保量的完成任务。这就要求秘书人员必须加强团队意识和培养团队精神，不好出风头，不居功自傲，不轻视集体智慧和力量，不夸大个人作用，避免个人英雄主义。

（七）创新意识

既要看到“不变”，高校办公室秘书工作内容实质没有变；任务重、责任大、时间紧的特点没有变；随着服务职能的逐步重视，学校领导和广大师生员工对高校办公室的需求没有变。也要看到“变”，时代在进步，学校在发展，当今高校办公室工作面临愈来愈多地不确定因素，工作方式与形式可能发生变化，秘书人员不能疲于应付，不能墨守成规，要保持清醒头脑，与时俱进，观念更新，敢于自我否定，勇于开拓创新，结合学校实际，探索出一条科学、合理的新思路。

三、如何提高秘书工作能力

（一）加强理论学习

积极开展政治理论和业务学习。认真学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，扎实落实党中央和上级部门的重大决策部署，以提高抓大事议大事能力为突破，更好发挥学院办公室作为参谋助手的作用，加强政治理论学习的深度与广度，严格执行政治纪律。同时，按照“缺什么补什么，需要什么学什么”的原则选择学习内容，注重实效性和针对性，并将学习与业务工作有机结合，做到学以致用、学用相长，真正把理论知识转化为能力素质，进一步提高工作效率和服务水平。高校办公室可建立学习制度，鼓励号召构建学习型学校办公室，进一步规范学习的时间、内容和要求。

（二）培养时间管理

培养时间管理能力，主要是加强分清任务轻重主次的能力。首先，根据事情重要紧急情况，分清主次，统筹规划各项工作任务。养成良好的习惯，每日上班利用几分钟罗列一日工作清单，并标注重点工作任务，尽量做到今日事今日毕，并提前做好每周、每月工作计划与完成时限，必要时可以使用时间管理四象限规划。其次，要学会利用碎片化时间，将一些常规性简单工作放在近期主要任务间歇期间进行，争取把更多的精力集中在重要且紧急的事情上。

（三）提升沟通能力

沟通是为了他人理解你说的和你明白他人的意图，是传递信息和执行任务的关键。工作中良好的沟通可以减少麻烦，提高办事效率。一是学会倾听，认真聆听他人意图，很多时候听比说更重要，会听是良好沟通的前提，只有听懂，才能给予合适的回应。二是抓住重点，抓大放小，有目的有方向地与对方沟通，不然就是对牛弹琴，你聊你的，他聊他的。三是表达清楚，避免使用华丽的词藻，要简洁、明了、一语中的。四是选择合适的方式，关键在于换位思考，注重礼节，可根据对象不同，采取不同的沟通方式。比如，跟领导汇报工作时，要抓住重点、实事求是，回答问题要从领导的角度思考；跟普通教职工解释办事流程时，态度要谦和，从服务师生的原则出发耐心解释，帮助其尽快解决问题。

（四）学会情绪管理

秘书工作是一项高强度高密度的工作，不会情绪管理，很容易产生不良情绪，出现倦怠心理，进而影响工作效率和质量。日常工作中，秘书人员可以尝试将每一次的负面情绪当成任务来处理，静下心来，保持冷静，换个角度思考问题，或选择运动等方式把消极情绪发泄出来。其次，在工作中出现负面情绪时，不随意乱发脾气，不将过错怪罪于他人身上，避免影响同事之间和谐的工作氛围。

（五）强化创新能力

“凡能独立工作的人，一定能对自己的工作开辟一条新的路线。”高校办公室秘书人员要减少经验主义，打破惯性思维，总结经验与教训，结合学校实际，脚踏实地地创新内容、思路、方式方法等。平时加强学习，与时俱进，紧跟党中央与教育部重大决策，不断更新思想、观念和技术。运用现代化科学技术，加强办公自动化应用，早日实现无纸化办公。广泛听取领导和师生的意见与建议，有针对性地优化办事流程和手续，提高服务质量与水平，营造良好的办公室形象。