音乐学院教育档案信息化管理研究

胡瑞琴

摘要：目前，音乐学院教育档案管理工作存在许多问题。例如，相关制度和机制不完善，教育档案的收集和处理不规范，档案管理人员以及学生档案意识薄弱等，都制约了档案管理工作的发展。在音乐学院招生规模不断扩大、就业压力渐增的新形势下，利用信息化手段，规范和完善档案管理制度，提高教育档案管理工作水平和效率，具有十分重要的意义。该文从信息化管理角度出发，分析音乐学院档案管理中出现的各种问题，提出一系列改进措施。

关键词：音乐学院;教育档案;档案管理;信息化

中图分类号：TP319        文獻标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）25-0006-02

1简介

教育档案是指教育机关、单位和个人按照一定的原则和方法保管的具有保存价值的教育文献资料。其属于一次文献，所记载的内容真实、原始、详尽、具体，且具有可靠性。可发挥凭证、参考、依据作用，是一种重要的教育情报源。教育档案一般分若干级，有些档案具有长期保留价值，有些档案则在一定时期内有保留价值。[1]音乐学院教育档案主要记录学校教学活动过程和相关信息，包括对教职工教学活动、对学生在校学习和各种社会实践的记录等。教育档案既是学校开展教学活动的重要记录，也是学生就业、选拔、任用、择业、评价的重要参考，同时构成学生的人事档案基础。在新形势下，做好高校教育档案管理工作，对提升音乐学院教学管理和学生管理水平、促进毕业生升学就业等方面，均具有十分重要的意义。[2]但由于种种原因，不少音乐学院对档案工作的重视不够，档案资料的收集也不完整，致使教育档案信息不能准确、全面地反映出学校教学成果以及学生个人素质。本文从信息化管理角度出发，分析音乐学院档案管理中出现的各种问题，探讨改进措施。

2 音乐学院教育档案管理现状

2.1管理机制不完善

目前，音乐学院档案管理机制不够完善，在收集教学信息以及学生个人信息时，存在多头管理现象。例如：学生工作部门或各教学管理部门均可以收集信息进行档案登记，往往导致填表内容多、数量多、流程快，收集与处理过于复杂。加之，大多数音乐学院档案管理专业人员相对缺乏，缺乏必要的监督操作，缺乏科学的管理制度，从而造成教育档案处理不规范、有缺失、内容简单、手续不完善、填写不规范、时间滞后、查询困难等诸多问题。并且，在档案移交过程中，也缺乏完善的保障机制，影响了学校教学管理水平的提升，阻碍了毕业生升学就业的顺利进行。

2.2档案收集和处理不规范

由于音乐学院教育档案管理对相关信息的归档范围和要求不明确，填写的各类资料往往无法充分反映教育教学信息以及学生综合素质，内容过于简单和不足，通常以“资料”一词冠之。例如：教师资格认证资料填写没有统一的模板，字迹多样，甚至产生书写错误的现象;学生评价信息不能科学反映学生综合素质，致使教师乃至就业单位均不能全面了解学生，掌握学生学业、技能、素质等信息。[3]

2.3档案收集时间不合理

大多数音乐学院教育档案的收集和处理均在入学初以及毕业前两个时间段集中展开，时间较为仓促，尤其是毕业前，反映学生日常学习、实践活动参与情况等资料信息，往往没有足够时间予以整理、填报、登记、入档。例如：学生实践能力和思想道德评价，各类获奖证书、荣誉证书、等级考试证书等信息，亦不能及时收集，甚至产生档案资料放错袋、丢失等情形，直接影响用人单位或者升学单位对学生的综合评价。

2.4档案管理意识薄弱

鉴于教育档案处理工作量较大，有的音乐学院会安排学生协助工作。由于学生档案意识和知识薄弱，会产生资料未经核实便填报登记，虚假信息无法甄别，甚至泄露档案内容的现象。尤其，当某些档案资料需要用笔填写时，有些学生会用圆珠笔填写档案，当档案需要盖上学院的印章时，却被盖上系的印章。这些都是学校档案管理意识薄弱导致的直接后果。

2.5档案移交程序复杂

根据《档案法》及有关规定，教育档案应予以密封保存，通过机密渠道以及方式进行转移或移交。目前，教育档案，尤其是学生档案的移交程序相对复杂，不乏出现档案丢失的情形。此外，亦有不少用人单位不需要档案、不负责档案管理或者对档案不够重视，毕业生档案通常托管在人才市场。这样会导致人档分离现象，而一旦档案丢失便造成诸多麻烦。[4]

3完善音乐学院教育档案信息化管理

3.1建立健全档案管理制度

档案工作分为收集、处理、归档、保管等多个步骤，需要相应的专业人员进行管理和指导。档案管理制度要完善和规范化，并纳入相关责任范围。有效执行管理制度是做教育档案管理的前提。管理人员应根据档案工作的规律和特点，正确指导各填报部门的工作，及时向各部门收集档案。对达不到要求的档案资料要坚决撤回，及时按质量要求完成归档任务。规范各项管理制度，是做好教育档案工作的重要保证。一是建立严格的档案登记和移交制度;二是管理人员要认真做好教育档案的登记、处理和检查工作，做到字迹、资料、表格规范，保证档案的完整性;三是档案移交要严格办理移交手续，对每一份研究生档案进行检查，建立教育档案管理检查制度。[5]

3.2加强教育档案管理队伍建设

各音乐学院要贯彻普通高校档案管理的规定，抓好教育档案管理工作，开展教育档案管理的组织机构建设，配备高素质的档案管理人员。第一，要积极改善工作设备、环境和条件等硬件配置，合理设备经费，建立良好的激励机制。第二，对专业和兼职管理人员进行系统的档案理论和操作能力培训，提高理论知识水平和职业素养，提升服务能力和水平，不断提高档案管理效率。第三，适度提高专业人员和兼职人员的待遇，在职称和待遇上对一些有丰富教育档案管理经验的专业人员给予支持，支持专业技术人员指定就业或晋升。[4]

3.3丰富和完善教育档案内容

教育档案能够全面反映音乐学院素质教育的成效，也是用人单位也借以全面了解学生的资料。因此，在做好注册档案管理的基础上，增加档案的内容。首先，对教育档案要按不同的时期进行处理，从入学之初起，以学期为单位的档案要与目录一起收集，教育档案要尽量规范化，这样才能便于转化为人事档案。二是扩大备案范围，纳入学生学习和生活轨迹、理论与实践考核成绩、社会公共关系等情况，完备资料填报及登记。第三，利用新生入学教育课程、档案管理选修课程和毕业就业指导课程，宣传档案管理的重要性，让学生充分认识档案在政治审查、就业考核、职称申请、升学考试中的重要性，加强学生自觉完善自身档案的意识。[3]

3.4规范档案移交程序，保障资料传递安全

教育档案移交工作量大、时间短任务重、参与人员多，移交和保管程序要严格规范，尤其需要防止档案丢失。一方面，教学管理部门和档案部门在安排学生参加档案工作时，必须教育学生树立严格的保密观念，维护档案的真实性和完整性，不能随意进行修改、增添或删除。另一方面，教育档案管理人员要以学生为导向，重视“以人为本”的档案管理理念，认真核查毕业生的各类信息，并将其转移到用人单位或相关组织机构，并规范严格的交接手续。同时，开发档案移交管理软件，将档案移交数据输入管理系统，提高查询效率。[6]

3.5建立电子档案，提高档案管理效率

随着高等教育向公共教育的转变，音乐学院学生数量稳步增长，提高了对教育档案管理工作的要求。随着现代高等教育的快速发展，作为纸质档案的有益补充，电子档案将成为未来档案发展的趋势。第一，要加强现代信息管理技术档案工作，培养大批现代信息管理人才。同时，要具备档案管理的基本理论知识和操作技能，符合档案管理政策法规规定的操作标准，实现档案管理的网络化、数字化。第二，要充分利用网络新技术、新设备，建立学生电子档案信息系统，利用文字、图片、视频等，全面涵盖学生个人资料、理论学习与实践考核成绩、思想道德品质、心理健康等信息。在实现数字化管理的同时，应保持纸质档案与电子档案并存，采用以自动检索等现代管理档案模式，对教育档案进行科学详细的分类、存储和移交。档案管理的信息化，既能节省大量人力资源，又能方便地实现档案的检索和查询，提高档案的利用率。第三，积极推进档案管理网络化，实现计算机网络化，共享档案信息资源。大多数音乐学院已经建立和使用校园网，为档案管理网络的利用率提供了保障。教育档案的信息化管理是一个有机的系统，系统的各个纵、横节点都要实现数字化，在一定层次上，在网络中建立完善的自动搜索查询系统，发挥整体优势，实现信息资源的共享。[5-6]

4 结束语

随着现代高等教育的快速发展，音乐学院应利用信息化手段提高教育档案管理水平和工作效率。首先，学校应建立健全档案管理制度，规范各项管理程序。其次，应加强教育档案管理人员队伍建设。第三，应丰富和完善教育档案资料内容。第四，规范档案传递途径，保障档案资料安全移交。第五，建立电子档案，积极推进教育档案管理网络化，提高管理效率。综上所述，音乐学院教育档案信息化管理需要软硬件兼备，充分利用网络、数字技术手段，建立有机系统，从而实现档案管理的科学化、规范化、便捷化。

参考文献

[1] 解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J]. 知识经济，2016（4）：154-155.

[2] 周玮，毕鸿雁，孟成民，等.高校教学档案信息化管理研究[J].中国校外教育，2013（19）：31-31.

[3] 方彬.高校教学档案信息化管理研究[J].人力资源管理，2015（1）：233-233.

[4] 徐凯歌.高校档案信息化建设与管理探索[J].中国教育信息化，2010（19）：23-24.

[5] 沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].成都師范学院学报，2011，27（4）：1-4.

[6] 刘彦君.关于高校档案信息化建设的现状及其发展研究[J].当代继续教育，2011（6）：42-43.

【通联编辑：朱宝贵】