提高EPC总承包工程项目文件过程控制同步率

孔凡莲

摘 要：如今，项目管理观念日趋国际化，EPC总承包模式的优势逐步凸显，火电EPC管理模式逐渐成熟。本文阐述了在EPC模式下，以总承包单位文档管理人员视角展开谈如何提高项目文件过程控制的同步率，进而提高项目档案的系统性、完整性和准确性。

关键词：EPC总承包工程;项目文件;同步率

EPC总承包是指工程总承包企业按照合同约定，承担工程项目的设计、采购、施工、试运行一体化服务，并对承包工程的建设质量、安全、工期、造价等全面负责。文件控制实施按照项目文件管理方案，运用科学的手段和方法，高效规范的对项目文件进行管理和控制，使项目文件处于有序合理的状态。同步是指项目文件管理与工程建设同步，避免出现项目文件管理滞后于工程建设的情况，保证项目文件的质量，避免给施工管理、竣工验收等造成影响。

1 为什么要提高项目文件过程控制同步率

项目文件是工程施工过程的真实记录，EPC总承包模式下的项目文件除了具有项目文件的基本特点外，还有其自身的特点，包括：种类多，数量大;专业性强;载体多样性。这些特点增加了项目文件控制的难度。国家及行业标准中规定，建设项目文件控制要与项目建设同步管理，以火电建设项目为例，一般要求是总承包单位应在实体竣工三个月内将整理完毕的项目档案移交给建设单位。总承包合同中也会进行明确的规定，文件资料应按单位工程进行同步收集与管理。但是目前，总承包项目普遍存在重工期、重质量、重安全，忽视项目文件过程中收集和整理等工作，忽视项目文件控制同步性，更有工程即将结束临时突击补档案的情况，所以，提高EPC总承包工程项目文件控制同步率这一问题凸显出来。

2 造成项目文件过程控制不同步的因素

造成項目文件控制不同步的因素是多方面的，包括环境因素、制度因素、管理因素和人员因素。环境因素有：领导以及专业工程师以进度、质量和安全为重，忽视了项目档案的重要;分包层级过多，导致文件层层报审受阻，影响验收记录报审效率;项目现场进度紧张。制度因素有：每个总承包项目都会执行新的管理体系，参建人员都是临时组建的团队，互相之间不熟悉，对新体系不够了解。管理因素：管理人员对文件控制技术不明确，过程控制力度比较薄弱;项目文件报审后，签审时间过长，较长时间内不能够闭合，影响文件同步;人员因素：参建单位文档人员经验和配置不足，文档人员工作效率低。其中，关键因素是管理因素。

3 提高项目文件过程控制同步率的对策

针对造成项目文件控制不同步的因素，制定相应的对策来解决这一问题。

1）加大培训力度。组织总承包项目内部及外部专家进行文档专题培训，接收培训的人员涵盖所有参建单位，通过培训，使得参建单位领导、技术人员和文控人员均意识到项目文档的重要性，并清楚的掌握项目文件清单及其分类方法，为提高项目文件同步率奠定基础。

2）定期梳理更新单位工程文件包清单。总承包单位文档人员定期组织施工单位对项目文件进行梳理，形成以单位工程为单元的文件包清单，并持续更新，滚动控制每个单位工程同步情况，及时催报项目文件。能够使得各参建方均及时掌握了现场进度以及项目文件同步情况，并且量化，利于发现缺失文件并进行补报。

3）总承包方文档人员每月度对施工单位进行档案专项检查，核实项目文件完整情况，纳入考核。每月度总承包单位文档人员组织建设单位、监理机构以及总承包各部门对施工单位进行月度档案专项检查，核实项目文件完整情况，并提出目前存在的问题，实行全过程控制，并将检查结果作为重要的考核依据。通过专项检查，使各参建方进一步明确缺失文件以及存在的问题，实现过程不断纠偏。检查结果纳入重要考核依据，能够激励施工单位积极报审，促进文件同步率的提高。

4）组织实施“文件清桌活动”。为引起领导以及全体人员重视，加快文件签审效率，总承包文档人员可定期组织“文件清桌活动”，使项目全体人员积极响应，高度认可，积极利用空余或加班时间进行集体签审文件，直至“清桌”状态。

5）制定未闭合文件清单，追溯到人，及时催办。文档人员每周更新项目文件清单以及未闭合文件清单，追溯到人，并办理正式催办手续，不断跟踪，直至闭合。能够大大提高文件签审的效率，大多数文件保证3天之内闭合。

4 提高EPC总承包工程项目文件控制同步率的意义

提高项目文件过程控制同步率，能够避免项目竣工阶段补项目文件带来的额外的人工费用以及考核费用。如果不能在过程中有效的提高同步率，竣工期间很有可能不能按时向建设单位移交档案，所以，过程中将同步率提高，能够有效地避免后期不能按时移交，从而避免了因为推迟移交资料而进行的扣款，为项目节省了大笔的资金。

同时，实现项目文件与工程进度同步，有助于项目建设顺利进行，实现文件的凭证价值，减少项目管理风险，与项目管理相互影响和相互推进。同时保证项目文件的真实性和准确性，真实有效的记录工程建设全过程，为参建单位积累宝贵的信息资源和知识资产。

综上所述，在EPC 总承包模式下，项目文件控制的难度加大，容易造成项目文件过程控制的不同步，如若我们能通过一系列措施提高项目文件过程控制的同步率，将会为整个项目建设带来巨大的经济效益和社会效益。

参考文献

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