分析基于数字化环境的电子档案管理初探

吴利涛

摘 要：信息技术成果的广泛普及使现代社会进入到信息时代，传统的生活、工作、发展环境都发生了改变，逐渐形成了以依靠信息技术、数字化技术为主的数字化环境。而面对该情况，档案管理工作也做出了调整，引进了电子管理系统，对档案、文件等信息进行了更高效、更智能的管理。目前，普遍采用电子档案取代传统的纸质档案，这种电子档案在企事业档案管理部门的广泛应用对档案管理工作产生了强大的冲击，为了充分利用电子档案管理的优势与价值，文章浅要探究了基于数字化环境的电子档案管理，以便为社会各单位提供参考与借鉴。

关键词：数字化环境;电子档案;档案管理

电子档案的出现彻底改变了传统的档案形式，颠覆了传统档案管理思维，对档案管理工作来讲既是机遇也是挑战，如何在数字化环境中充分借助信息技术的优势，实现档案管理工作的彻底改革具有重要探究意义。基于此，探究数字化环境下的电子档案管理具有重要现实意义。

1 电子档案管理内涵

电子档案是由具有保存价值、参考凭证价值信息组成的电子文件，其具有极强的包容性，可以为元数据，也可以为软件。但电子档案并不是随意上传与存储的信息，其必须经过归档与处理，电子档案的排版、编号、内容也需要领导的审核与签字，简单的来理解，电子档案的功能与价值等同于传统的纸质档案，但其以特殊的形式呈现，依托于网络与信息技术进行管理与存储。从管理上来看，其诸多管理环节都与以往纸质档案管理相似，如都需要经过文件整理、归档、存储等环节，但在管理手段与管理方式上进行了优化，不再需要保管纸质信息，而是在网络上通过管理电子信息数据而落实档案管理工

作[1]。但无论是电子档案的功能与价值其与传统纸质档案并未呈现出较大的差异，其内容都必须具备价值，无参考价值的信息并不属于档案内容，这还需要管理人员进行正确的区分。

2 电子档案的价值

从电子档案的形式来讲，其替代了传统的纸质档案，使档案管理工作随着社会发展进步而进步，提升了其整体信息化水平，也提升了档案管理服务的质量。档案管理的主要目的是为使用者提供便捷的服务，传统纸质档案由于内容容易失真、内容量大、查询不便等缺点，不利于应用，而电子档案实现了实物资料信息化保存与管理，将大量的档案信息以及原始凭证集中到计算机、互联网的存储介质中，利用互联网作为载体进行应用、传递、共享，便于使用者对海量信息进行快速检索及筛选。同时，能够强化对档案内容的管理，保障其内容的真实性与可靠性，从而提升电子档案管理的服务效率与服务质量。

从实现档案管理工作长足发展角度来讲，电子档案无须在使用大量纸张、占用大量空间资源，其按照规定的形式对档案信息进行规范化处理，并按照流程进行归档、管理、保存、使用，保障了档案管理工作的严肃性;而且电子档案使用的全过程都会形成记录与痕迹，一旦档案质量出现问题，可以根据痕迹做出判断，提升档案内容的保密性与安全性，这对于实现长时间存储档案有着重要的意义。

3 数字化环境下的电子档案管理策略

电子档案的出现使电子档案管理工作发生了极大的变化，尤其是管理手段与工作方式上，基于信息技术以及互联网技术存在的电子档案需要管理人员充分利用信息技术手段进行管理与运用，因此，可以从如下角度参考电子档案管理实践：

1）高速共享资源。数字化环境最大的便利则是可以实现信息的高效共享，电子档案管理过程中也可以充分借助这一优势，有效提升电子档案管理效率。在进行电子档案归档处理后，其内容需要传递给上级部门进行审批，传统的方式则是由档案管理人员拿着纸质档案进行审批，容易出现错误，也无法保障档案内容的完整性，而电子档案作为电子文件可以直接利用信息化办公系统传递给上级部门;同时，管理人员因工作需要进行档案内容传递时，也可以通过网络快速共享。在共享过程中始终是一份电子档案，多人可以在权限允许的情况下同时利用该档案，提高了档案的利用效率。此外，电子档案对档案查询方式也做出了优化，很多单位设定了档案数据库，将档案归档后存放在数据库内进行保管，通常有查阅档案的需要时，各部门可以向上级领导申请，获得申请后提交到档案管理部门，管理人员根据其需要的档案内容调档将档案发送给各部门，这个过程中只有通过申请的人员有查阅档案的权力，电子档案都做了加密处理，并配合水印等方式保障内容的机密性，一旦在外界查阅中对档案内容做出了更改，档案管理人员可以第一时间发现，避免篡改档案情况的出现。

2）加强原件保护。传统的纸质档案，其材质特殊，保存过程中容易氧化、字迹变得模糊;而且长时间存储容易变性，出现缺损，从而也为档案管理工作带来了更多难题，但电子档案存放与形成的载体都为虚拟网络，只要数据库存在，其档案信息就不会过期、内容就不会变得模糊，因此，使用电子档案完全不用担心其会变质以及使用寿命有限的问题。在档案归档过程中可以通过扫描仪等设备将信息原件上传到计算机上，作为档案原件始终存放在档案内，目前这一功能的实现，使企事业单位的珍贵信息更易保管，而且减少了档案管理人员的工作量，避免人为因素对档案质量的影响。

3）提升管理效力。纸质档案时代，档案管理人员每日要认真很对档案的内容、仔细编号、最终完成归档，工作量大，而且很多档案内容为数据信息，管理人员不注意就会出现错误，导致档案内容失真。而电子档案针对每个档案进行编号，利用档案管理系统可以按照档案上传顺序自动生成编码，查询时也可以直接检索档案编码，方便而快捷;档案汇总过程中，可以利用部门提交的原件在网络上自动生成对比图，快速反馈差异信息，不再需要逐一对信息内容进行核对，无论是从管理人员角度还是档案使用者角度，电子档案都更加便捷，更便于管理与应用[2]。

4）加强信息保护。很多领域档案信息都是针对某个人的，纸质档案使用过程中，容易将他人信息泄露，而电子档案的应用则不同，其利用信息技术手段，查阅过程中可以根据查询人的姓名、证件号码进行检索，检索的档案仅有个人内容，利用者可以通过网络下载、打印等方式予以使用，整个过程中不会涉及到他人信息，从而加强了对他人档案信息的保密[3]。

5）降低管理成本。电子档案无论是搜集还是管理都以网络以及计算机为载体，不需要花费额外的成本费用，而传统纸质档案不仅需要耗费大量纸质资源，也不环保;同时，电子档案可以存储到数据库中、硬盘中，不占据空间资源，也提升了各企事业单位空间利用效率，节约了档案管理环节的成本消耗与资源消耗。

4 结束语

综上所述，电子档案的出现对于档案管理事业来讲是一次质的飞越，管理过程中将传统纸质档案转换成电子形式，不仅便于管理、便于传递、便于规范，也減少了档案管理人员的工作量，提升了档案管理效力，能够永久性保存档案内容，变质、不损毁。因此，电子档案将会实现更广泛的应用，其形式在未来也会得到优化，希望社会能够正确认识电子档案的优势，推广其在各领域的应用。但是对于电子档案是否具有法律效力，可否在作为证据进行应用，还需要我国通过立法进行确定，目前应对这一功能有正确的判断。

参考文献

[1]潘红，林慕婵.数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究[J].办公室业务，2019，25（9）：56-57.

[2]张旭，文倍蕾，郭丹.浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].数字化用户，2018，24（40）：128.

[3]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019，33（4）：92，94.