浅谈档案信息化管理的现状及发展趋势

摘 要：将档案进行信息化管理是一项需要运用多种专业知识，多个部门进行协作才能完成的复杂工程。档案的信息化管理意味着档案管理模式从实体保管到进行数字化信息管理。目前，计算机技术已经可以很好的和档案管理融合在一起，档案信息化在一定意义上就是利用计算机技术来进行档案管理。档案信息化管理既具有长处，也有不足。因此，在使用的过程中需要对其进行完善。

关键词：档案;信息化;管理

1 档案信息化管理的优点

在档案信息化管理的过程中，档案资料是主要的被管理对象，操作工具则是计算机。我们通过计算机对信息数据进行收集、分类和筛选。这样就完成了对档案的信息化管理，这种方式与传统的实体档案管理相比，主要有以下几个优点：

1.1 工作效率的提高

在实行档案的信息化管理以后，档案实现了数字化、信息化;在档案的存储、检索和利用的过程中实现了一体化;电子档案可以实现网络共享。档案信息化管理冲破了传统纸质媒介的管理方法，使档案管理从封闭走向了开放，实现了资源的合理配置。充分减少在抽调档案过程中的时间，与传统的人工筛选相比，大大提高了工作的效率。档案信息化不仅可以减少档案管理的工作人员，减少开支，还能够大大减轻管理人员在寻找档案时的劳动强度。

1.2 服务范围的扩大

传统的纸质档案只有一份，且无法满足多人同时查阅。档案的信息化管理可以实现电子档案的多次复制，可以满足多人同时查看一份档案。网上的电子档案也方便不同部门随时抽调，只需要给出各类档案的分类号或相应的检索条件，就可以调阅档案，拓宽了档案的服务范围。

1.3 经济效益的提高

档案信息化的电子管理系统一经投入使用后，可以数次重复利用。便利的管理提高了经济效益，也减少了人工投入。企业不必同以往一样，在档案管理工作上投入更多的资金以雇佣员工进行分类。

1.4 检索档案的时效性增强

在档案实现信息化管理之前，传统的档案处理完全依赖于人工，从各种资料的整理分类到最后的归档利用，无一不依赖于人工处理。传统的人工模式消耗的时间长，浪费的资源大，严重影响了档案的使用效率，很可能造成工作的延误。计算机的功能比较完备，可以迅速对信息进行处理，更加便捷的筛选信息，从而提高了检索档案的时效性。

2 档案信息化管理存在的不足

2.1 技术支持不完备

档案的信息化管理需要严格的计算机技术支持，因为要将档案数据进行网络管理，所以它需要健全的计算机技术支持。一是电子档案自身的保密性决定了它在网络使用过程中需要严密的保管，以防止信息外泄。二是檔案信息的录入需要到扫描仪等电子设备的支持，但是很多企业使用的此类设备比较落后，无法满足准确的档案录入的要求。在完成档案的录入以后，此类设备大概率都会被闲置，经济方面的长期效益得不到保证。精密的电子扫描仪价格较高，后期的软件也并非免费使用，因此很多小企业无法购入[1]。

2.2 管理体系不健全

管理体系的健全是实现档案信息化管理的基础，在此过程中虽然已有一些管理规范，但是要形成完整的管理体系还需要进行较为深入的探索。档案信息化的发展比较迅速，档案信息化软件需求量大，但目前还没有相应的法律法规对此类市场进行规范化管理。因为档案信息化建设中主要使用的电子文件的法律地位还没有得到保证，所以网络中档案的准确性和合法性还有待商榷，其真实性也难以确定。

2.3 人员专业技术跟不上

通常来说，在档案室工作的员工个人素质和计算机技术都比较弱。因为档案工作自身的局限性，决定了员工薪资和待遇也不高。因此，造成了档案室人员的技术配备不合理。要实现档案信息化，首先要有现代的计算机技术人才，不能仅仅满足一般的计算机技术操

作[2]。就目前来看，既能熟练掌握计算机技术，又熟悉档案操作的专业人才是少之又少。大部分的档案工作人员教育水平偏低，在这种情况下即使引进了现代精密器材，也无法将其作用发挥到极致。

2.4 安全使用难保证

随着计算机网络革命的到来，计算机技术迎来了前所未有的大飞跃。计算机线上系统、软件、保存的数据随时有被人为或偶然破坏的危险。在档案信息化建设的过程中，如果不能有效的保证计算机的网络安全，给网络犯罪分子可乘之机，那么对企业的危害将会是巨大的。

3 档案信息化管理应注意的问题

3.1 档案的分类

档案信息是由级别的，不应该被笼统地放在一起。有效分类以后，查阅界限也应该划分清楚。在档案信息化管理的过程中，将档案的安全级别划分清楚。在查阅的时候，要求查阅人出示相应的身份证明才能查阅相应等级的档案。这样可以有效的防止不法分子利用档案管理的漏洞，窃取机密资料，防止档案泄密事件的发生。

3.2 信息化管理的规范

档案的种类繁多，为了保证使用时的方便性和准确性，档案的规范化管理就显得特别重要[3]。视频、声音、文字等不同的信息分类管理存储于相应的数据库中，这样使用起来也会更加的方便。建设信息化的管理需要着眼于整个信息系统，在纵向和横向的各个节点做好连接，再通过网络加以连通，形成一个信息化的整体。如果要达到这种程度，就需要我们制定合理规范统一的管理体系，以推动信息管理的规范。

3.3 档案的安全性管理

在计算机技术日新月异的今天，网络病毒和网络黑客层出不穷，无孔不入。因此，维护网络信息安全必须提上日程。想要提高网络安全一是，除了基础的防火墙、杀毒软件、身份鉴别等方式，还应该加强计算机的资料恢复技术和档案加密技术等更加严密的网络安全技术，还可以采取档案双备份等方式，即使遭受到网络攻击，也能够保证档案的完整性。从而有效的保证档案信息的安全使用，防止档案泄密、丢失的情况发生。

信息化对于档案管理来说是进步，也带来了危险。如何处理好档案信息数据的安全是我们亟待解决的问题。随着电子文档的积累，也需要建立电子档案的安全保管机制。确保档案的长期有效性。

3.4 档案管理人员的培训

档案管理人员的培养是档案信息化管理中的一个重要内容，档案管理人员的素质直接影响着档案信息化管理水平的提高。不能忽视普通员工在推动信息化建设中的作用，因为用户的一般需求是实际信息化建设的出发点[4]。可以审查档案管理人员对档案信息化管理的看法，并将信息化的好处传达给员工，这样每个人都可以看到档案中信息的构建将成为未来工作的趋势。只要在档案信息化的建设方面达成共识，就可以在提升有关人员的积极性和凝聚力上产生积极影响。还有助于更好地了解用户在构建未来档案信息过程中的不便，以及更好地支持档案信息的推广。加强对技术人员进行培训和教育，加强他们的专业素养和思想素质，提高他们掌握计算机应用的能力。推进技术人员有组织的进修，研究好专业人才的成长和流动规律，形成合理有序的人才市场，就能保证档案信息化管理的成功建設。

3.5 建立好档案信息数据库

我国的档案信息工程的核心是建立档案信息数据库，当前我们正处于由纸质媒体转向电子信息化的过渡时期。数据库建立以后，可以使用先进的计算机技术对大数据进行检索。数据库的建设不是一朝一夕就能完成的，它需要长期的不懈坚持，是一个复杂繁琐而漫长的过程。

总而言之，档案信息化是档案信息管理的必然趋势和迫切要求，它已经成为了先进电子办公的重要组成部分。档案的信息化管理要求我们充分利用计算机的技术，建立健全档案信息化的法律法规，切实提高管理人员的素质。只有紧紧抓住这三个方面，我们才能更好地推进档案信息化建设。

参考文献

[1]李春玲.论档案信息化管理[J].机电兵船档案，2010年第3期.

[2]徐文莉.如何加快档案的信息化管理建设[J].商情，2011（31）：54-54.

[3]李洁.浅谈档案的信息化管理[J].办公室业务，2012（23）：193-194.

[4]王萍.浅谈档案管理信息化与社会化[J].民营科技，2012（10）：229.

作者简介

张佳芸（1982-），女，汉，江苏省泰兴市。