大数据视角下办公室文书档案管理的创新思路

王杨

摘 要：近些年来，办公室工作量不断增多，由此产生的档案资源也随之增加，文书档案管理面临着新的挑战。为此，应当以何种方式开展文书档案管理工作，切实发挥文书档案在决策咨询、信息参考以及信息支撑领域的作用，亟待档案管理人员思考和探究。基于此，本文从大数据技术的视角，就文书档案管理工作提出自己的看法，希望能够提升档案管理人员运用大数据技术的能力，帮助档案管理人员树立大数据思维，实现文书当纳管理的转型升级。

关键词：文书档案;大数据;共享;检索

大数据技术的出现和发展，为档案管理人员检索、收集、整合以及分析档案资源提供了便利，有效降低了文书档案管理的繁琐性以及难度。然而，现实生活中也有部分单位忽视大数据技术的应用，导致档案数字化建设以及信息化建设滞后，影响了文书档案管理的效率以及质量。因此，有必要从理论层面就文书档案管理工作展开阐述，寻求文书档案的管理路径。

1 大数据视角下办公室文书档案管理的必要性

1.1 节约档案管理成本，实现档案现代化管理的必然要求

大数据视角下的文书档案管理工作本质上是一种数字化管理，即对文书档案进行数字化处理。一方面，文书档案经过数字化处理后，能够有效减少文书档案管理的成本，避免人力、物力以及此财力的浪费。另一方面，将大数据技术应用至文书档案管理领域，打造互联共享的文书档案管理机制，可以满足多个主体的档案需求，实现档案现代化管理[1]。

1.2 发挥文书档案价值，避免资源浪费的内在举措

文书档案具有很强的凭证价值、参考价值，能够为单位管理者拟定决策以及开展管理工作提供信息参考、信息咨询。过去一段时间内，部分单位文书档案收集、整合以及开发利用的效率不高，难以为单位管理者提供相应的信息帮助，降低了文书档案的价值。为此，有必要将大数据技术融入到文书档案管理工作当中，提升文书档案管理效率以及质量的同时，进一步对文书档案进行开发和利用。除此之外，将大数据技术融入到文书档案管理领域，可以提升文书档案检索效率，防止因档案数量增加而导致档案检索效率降低的问题出现。

2 大数据视角下办公室文书档案管理存在的主要问题

2.1 大数据技术的应用层次低，文书档案管理实效低下

当前，部分单位对于大数据技术的应用层次不高，大数据技术与文书档案管理脱轨问题严重。第一，部分单位没有将大数据技术应用至文书档案收集领域，难以最大限度地挖掘并收集相应的文书档案资源，不利于后期的文书档案编纂工作、文书档案专题汇编工作以及档案专题建设工作[2]。第二，部分单位没有将大数据技术应用至文书档案共享领域，不利于档案成本的节约，难以最大限度地发挥文书档案的价值。

2.2 文书档案安全管理不足，影响文书档案的使用

大数据背景下，文书档案需要依托于物联网或者互联网进行管理，容易遭受网络环境中病毒程序的攻击，进而影响文书档案后期的使用。第一，部分单位只是单纯地利用防火墙技术以及杀毒软件来防范病毒程序，难以适应新形势文书档案管理的要求[3]。第二，部分单位没有做好事前备份工作，导致文书档案在传输过程中发生乱码、遗失以及损毁的问题后，缺乏可供参照和对比的原始档案，进而影响文书档案的真实性、原始性以及准确性，难以发挥出文书档案决策咨询的作用。

2.3 档案管理人员尚未树立大数据思维，对大数据技术缺乏了解

当前，部分单位档案管理人员尚未树立大数据思维，难以真正将大数据技术融入到文书档案管理当中。第一，部分单位培训工作滞后，缺乏统筹规划，导致培训内容单一。档案管理人员在缺乏培训的情况下，难以综合利用大数据技术以及其他信息化技术，不利于文书档案数字化建设工作。第二，部分单位培训模式缺乏创新，忽视了人才交流在培训中的作用，导致档案管理人员无法充分了解大数据技术管理模式的具体特点以及发展趋势。

3 大数据视角下办公室文书档案管理的创新思路

3.1 深化大数据技术的应用，提升文书档案管理实效

大数据时代，单位必须要深化大数据技术的应用，打造大数据管理模式。第一，档案管理人员可以通过大数据技术对文书档案资源进行收集，扩充文书档案的内容，进一步为单位内部其他部门提供信息参考，满足档案需求主体的档案需求。同时，档案管理人员可以结合文书档案编纂工作、文书档案专题汇编工作以及档案专题建设工作的需要，综合挖掘并收集政策文件、法律法规以及其他文件，进一步提升文书档案管理实效。第二，档案管理人员可以利用大数据技术来打造档案共享机制，有效节约档案管理成本，进一步延伸文书档案管理的价值链。上下级单位以及业务关联单位之间构建档案共享服务平台后，可以通过大数据技术对文书档案进行高效检索，及时将符合要求的档案资源调取出来，真正实现高效共享以及实时共享。

3.2 重视文书档案安全管理，彰显文书档案的价值

只有充分保障文书档案的安全，才不会影响文书档案的真实性、原始性以及准确性。为此，档案管理人员可以从以下角度入手，切实提升文书档案管理实效。第一，档案管理人员可以探索将内网监控技术、区块链技术、数字加密技术、访问权限技术、数字水印技术融入到文书档案管理的各个环节，搭建全方位的安全管理体系。第二，档案管理人员要加强事前备份工作，加快与百度云、360云盘以及微云等服务商的合作，实现云储存终端与档案管理系统的自动关联，打造自动备份的文书档案管理机制。

3.3 重视复合型人才建设，提升档案管理人员应用大户数据技术的能力

第一，单位要做好总体规划和布局，建立健全人才培训机制，切实提升档案管理人员的整体素质。为此，单位可以组织以“大数据时代文书档案管理”为专题的培训活动，帮助档案管理人员树立大数据思维。同时，单位必须要开展实践教学工作以及案例教学工作，通过相关案例来提升档案管理人员对文书档案的了解。第二，单位要加快与档案馆、大数据服务商、相关行业协会的交流，搭建人才交流平台，借鉴其他单位在大数据技术应用领域的经验，提升档案管理人员的创新意识。

4 结束语

大数据时代的到来，意味着文书档案管理模式以及管理内容会发生改变。为此，档案管理人员必须要树立创新意识、数据构造意识以及档案利用意识，实现对文书档案的有效化管理，充分发挥文书档案的价值。除此之外，单位要进一步引进相应的软件系统以及硬件设施，夯实文书档案管理的基础，营造优质的管理环境，切实为档案管理人员提供高效化的工具。总而言之，大数据时代背景下，单位必须要适应文书档案管理工作的发展趋势，不断管理、开发、利用相应的文书档案，才能更好地实现跨越式发展。

参考文献

[1]朱孔贤.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].兰台内外，2019（24）：23-24.

[2]屈荣.大數据时代档案管理发展的思考[J].传媒论坛，2019，2（16）：129-130.

[3]范昕.大数据时代档案管理研究[J].办公室业务，2019（15）：98.