简析大数据背景下电子信息档案管理

朱海洋

摘 要：在事业单位的管理工作中，档案管理工作是其重要的内容之一，并且对事业单位的运行和发展具有重要的作用。随着科学技术的进步和现代信息技术的普及，对事业单位档案管理模式产生了巨大的影响，电子信息档案管理模式成为了当下较为流行的一种形式，具有办事效率快的优势。基于此，本文就大数据背景下电子信息档案管理在事业单位中的应用进行分析，并针对其存在的风险提出相应的规避措施。

关键词：大数据;事业单位;电子信息档案管理;应用

大数据背景下，计算机技术得到了发展和普及，事业单位的档案管理模式也随之发生了变化，由传统的纸质档案管理转变为电子信息档案管理。在这转变的过程中，事业单位充分利用电子信息档案管理技术，有效提升了档案管理工作的效率，并且有效地改善了传统档案管理中存在的储存不便、资料遗失等弊端。但是，在实际应用电子信息档案管理过程中，也同样存在一定的安全风险问题，对此，事业单位要加以重视，并且采取有效的技术措施进行风险防控，保证电子信息档案管理的正常运行。

1 大数据背景下电子信息档案管理的应用

1）提升了档案管理工作的效率。在大数据背景下，电子信息技术得到发展和应用，事业单位利用电子信息技术进行档案管理工作，可以有效提升档案管理工作的效率。主要表现为：电子档案方便储存，通过利用光盘、U盘等载体，将档案信息储存在这些电子媒介当中，然后将其传输至计算机当中，计算机具有强大的信息数据处理能力，并且运算速度较快，这样不仅有效解决了传统档案管理模式中大量档案信息难以储存和查阅效率慢的问题，而且还能够解决人为操作时产生的数据遗漏、丢失、不清晰等问题，从而最大程度地提高了档案管理的准确性和效率，并且有效节约了档案管理工作所需要的人力和物力，实现资源最大化利用。

2）提高了档案管理的安全性。在传统的档案管理工作中，档案资料的传递主要是依靠人来进行，在这传递的过程中，不仅需要花费许多人力和精力，而且容易出现资料遗漏、丢失以及损坏等问题，不利于档案资料的保存。并且这些丢失、损坏的档案资料想要再次找回，不仅难度较大，而且也需要花费大量的时间和精力，所以，传统的档案管理工作中，在安全管理方面存在较大漏洞。而电子信息档案管理的应用，可以有效的改善和解决这些问题，不仅能够有效减少档案信息传递时花费的时间和精力，而且能够有效保证档案信息在传递过程中的完整性，除非是网络发生故障，否则电子档案信息丢失的情况基本不会发生。

3）实现了档案信息的共享。事业单位应用电子信息档案管理，其最明显的优势就是实现了档案信息的共享，通过利用电子信息技术，将档案信息进行云管理和云储存，最大化地实现了档案信息的共享。同时，在大数据背景下，事业单位可以利用互联网技术对档案信息进行实时的更新，不仅能方便大众进行资料的查阅，而且实现了社会资源的有效利用。此外，事业单位应用电子信息档案管理实现了档案信息的共享，保障了信息的公开性，有利于事业单位树立起阳光政府的形象，从而进一步推动其向服务型政府的转变。

4）方便了档案资料的储存。传统的档案管理模式，主要是以纸质档案的形式进行储存，在储存的过程中可能会受到环境、气候的等客观方面的影响，出现潮湿、虫蛀、破损等问题，加之档案资料的增多，也给档案管理人员的储存工作增加了难度。而电子信息档案管理可以有效地解决这些问题，通过将档案资料转变为电子档案的形式储存在计算机当中，不仅储存时间长、空间大，而且储存过程中也不会受到客观因素的影响发生损坏，有效保证了档案资料的稳定性和安全性。

2 大数据背景下电子信息档案管理存在的风险

1）档案信息存在安全隐患。在大数据背景下，许多事业单位都应用了电子信息技术进行了档案管理，并且取得了一定的效果，极大地提升了事业单位档案管理工作的效率。但是在应用电子信息档案管理的过程中，也存在一定的应用风险，其中较为明显的就是档案信息的安全隐患问题。主要表现为：电子信息档案是以光盘或者磁盘等媒介的形式进行信息的储存，但是在储存的过程中这些信息容易受到篡改或者丢失，尤其是遇到停电、网络故障、黑客以及网络攻击时，这些电子档案信息极其容易丢失和泄露，甚至出现信息盗用的情况，这种安全隐患带来的危害是极大的。

2）电子信息档案管理体系不完善。虽然大部分事业档案都应用了电子信息档案管理，但是由于电子信息档案管理的发展较晚且应用时间并不长，所以在应用过程中仍然存在一些操作上的问题。相对于传统的档案管理模式，电子信息档案管理的操作不仅与其不同，而且所需要具备的能力也不相同，对此，应当建立起完善的电子信息档案管理体系，以此为电子信息档案管理工作提供理论依据。但是，在目前的电子信息档案管理中，相应的管理体系并不完善，理论依据缺失，使得档案管理过程中仍然存在诸多问题。此外，档案管理人员所具备的管理技能和操作技能也不能够很好地满足电子信息档案管理的需求，对电子信息档案管理风险的认知和评估能力也不足，使得档案信息管理的風险性增加。

3 大数据背景下电子信息档案管理风险防控的措施

1）积极引入新技术，保证电子档案的安全。大数据背景下，事业单位应用电子信息档案管理，主要是依靠电子信息技术进行。因此，为了能够更好地进行电子信息档案管理风险的防控，事业单位应当积极引入新技术，对计算机技术及时的调整和更新，从技术上保证电子信息档案的安全。同时，也要注意对电子档案采取保护措施，要建立起相应的防护机制，要设置网络安全预警并且定时对计算机进行病毒扫描，以此保证计算机的安全。此外，档案管理人员要有强烈的安全防护意识，对计算机设置防火墙，避免遭受病毒和黑客的攻击，出现信息丢失和信息盗用的问题，而且要对电子信息档案进行备份，避免信息丢失无法挽回的情况发生。

2）完善电子信息档案管理工作制度。事业单位在应用电子信息档案管理时，必须保证相应的管理工作正常进行，所以就必须要具备有相应的档案管理工制度，才能够有效的保证档案管理工作的顺利进行。对此，事业单位首先要重视加强防范电子信息档案管理的风险性，然后制定完善的电子信息档案管理工作制度，以此对档案管理人员的管理方法和操作手段进行规范和约束。比如，电子信息档案的修改和查阅只能是专门的档案管理人员进行，并且只能是本人操作，其他人员只能通过管理人员操作进行资料的看。同时，要进行权限等级的划分，针对每项工作设置相应的管理人员和权限，以此方便进行档案管理人员的监督工作，而且能够促使人员之间相互约束，从而避免人员违规越限的操作行为发生。

3）提升档案管理人员的综合素质。在事业单位应用电子信息档案管理的过程中，需要档案管理人员具备相应的档案管理能力和计算机操作能力，才能够有效地保证电子信息档案的安全性。因此，事业单位在选聘档案管理人员时，要全面考虑其是否具备相应的管理技能和职业素养，确保其能够满足电子信息档案管理的需求。同时，在人员上岗工作前，必须进行相应的岗位培训，上岗之后也要制定合理的培训计划，以此不断巩固和更新档案管理人员的专业技能和职业技能，从而更好地顺应时代的发展和信息技术更新的步伐。

4）建立健全风险预防和保护机制。事业单位在应用电子信息档案管理的过程中，还需要建立健全风险预防和保护机制，以此确保档案管理人员能够具备风险判断和评估的能力，从而更好地针对风险问题进行保护措施。首先，档案管理人员要在不断的实践工作中总结经验，并以专业的技能对风险进行全面的分析，然后针对风险问题及时采取措施进行解决;其次，要加强风险防范的意识，对电子信息档案进行及时的保护，保证信息数据的安全;最后，针对于已经发生过的风险问题要分析和总结，改善风险处理过程中的不足，并且分析处理方法，对处理方法进行相应的调整和改进，为风险防控奠定良好的基础。

参考文献

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