关于信息化环境下的档案信息资源共享研究

陈婉君

摘 要：随着现代信息技术的发展，人们能够从更多的渠道获取更广泛的信息资源，档案信息资源是信息资源的一个重要组成部分。在信息化的环境下，如何更好的实现档案信息资源共享，提高档案信息资源的利用效率是目前档案管理事业应用应该认真思考的问题，本文通过分析档案信息化共享的影响因素，探索完善檔案信息资源共享的策略，期待能够为发挥档案信息的价值发挥作用。

关键词：信息化;档案信息资源;共享

档案信息资源是本身一种静态的信息资源，开展档案信息资源管理工作的一个主要目的是将档案信息的价值开发好，利用好，最后服务于社会。在信息化背景下实现档案信息资源共享就是将档案信息资源从静态转化为动态，更好的发挥档案信息的价值，实现档案信息的价值，推动社会更好的发展。本文旨在通过分析档案信息资源共享的发展要素，探讨信息共享的新思路，以更好实现档案信息资源共享。

1 档案信息资源共享的必要性

做好档案信息采集工作，是希望通过获得信息资源，挖掘信息潜藏的价值。档案信息资源管理工作的最终目的就是做好信息资源的开发利用工作，将档案信息隐藏的价值转变为社会生产力，为社会带来一定的回报。在信息时代，档案的信息资源为各种决策的制定，经济建设方案的制定以及历史的研究，提供着重要的参考，发挥着越来越非常重要的作用。

首先，从档案事业自身发展来看，实现档案信息资源共享是实现档案自身价值的一个重要途径，是发展档案事业发展的价值体现。档案信息资源本身是一种静态的信息资源，只有合理的开发和利用档案信息资源，挖掘其隐藏的价值，并实现一定的经济和社会效益，档案信息资源才有其存在的社会价值。如果不能及时开发和利用好档案信息资源，便是对社会资源的一种浪费。做好档案信息资源共享是实现档案信息资源价值的一个重要途径。

其次，现代化的发展也需要做好档案信息资源的利用，为发展中所遇到的问题提供参考信息。随着改革的进一步深入，社会结构和人们的生活方式发生了极大的变化，决策制定的科学性需要有准确的数据信息参考。有价值的档案信息对各种决策的制定具有很大的参考价值。一方面一些重要的历史数据资源能够为现在的决策指定提供一定的参考，另一方面在遇到需要解决的问题时，还可以依据档案信息，寻找解决问题的理论依据和数据凭证[1]。

2 信息化环境下，影响档案信息资源共享的主要因素

档案信息资源共享的现实价值已得到社会的认可，在实现档案信息资源共享方面也取得了一定的成效，但目前的档案信息资源共享工作，仍受到多方面因素的影响，概括起来主要有以下几个方面。

2.1 档案工作缺乏创新，信息共享意识淡薄

受封闭落后的传统档案管理观念的束缚，很多地方的档案管理工作人员，信息共享意识淡薄，在工作中缺乏创新精神。信息化已经发展了多年，但是传统的档案信息资源服务明显滞后于经济社会的发展，难以满足人们对信息资源的需求，部分档案管理部门对档案信息资源共享的工作不够重视，档案的管理工作，只是简单的档案信息保管，没有意识到档案信息资源的重要价值，档案信息资源未能很好的开发利用。

2.2 提供的档案信息资源共享服务与利用者的实际需求存在偏差

目前的档案信息资源共享服务，主要偏向有准确档案需求的用户，对潜在用户关注不够，受各方面因素的影响，潜在用户的需求，也较难准确的把握，或尚未被激发。用户即使有实际的信息需求，一般不会主动向档案部门寻求帮助，潜在用户需求往往被档案部门忽略。档案信息资源共享的普及程度较低，对社会提供信息服务的范围有待进一步扩大。

2.3 档案信息资源整合工作有待进一步加强

我国的档案信息管理工作开始较早，而档案管理的信息化的建设，相对较晚。目前各区域的档案信息资源管理是相对封闭，各自为政的，不同区域之间缺乏沟通，形成了多个“信息孤岛”。随着社会信息化的不断发展，档案信息资源的数量和种类越来越多，但各区域整合工作的标准不统一，信息资源共享受到了一定的限制，即使本区域内的档案信息得到了有效整合，但涉及到全国范围内的整合工作，由于各地区的标准差异，仍需要花费大量的人力物力进行重新整合，档案信息资源的整合工作的效率低下[2]。

2.4 各地档案信息化发展不平衡

首先，因为区域的差异，各地的对档案信息化建设的认识便存在差异，信息化发展程度不高的地区，档案信息化建设仍处于初步阶段，对档案信息化管理内涵的认识不够全面，将档案的信息化管理简单等同于纸质档案的数字化，而信息化发达的地方，档案信息化的管理已经取得了一定的发展，对档案的信息化管理也有全面深刻的了解，能够意识到档案信息化是为了实现档案信息资源的网络化和高度共享，其次，各地区的网络信息化设施设备部建不平衡，欠发达地区受条件限制，档案网站的建设质量较差，硬件设施建设满足不了实际需求，而较为发达的地区，良好的硬件设施，帮助档案信息化的管理工作实现了真正的网上档案业务。最后，各地区之间的档案信息化管理的技术手段发展不平衡。部分地区已经建立了办公自动化的系统和机关的信息化系统，但机关的信息系统涉及大量的国家机密，在没有掌握相关技术的前提下，难以确保国家机关档案信息的安全。

2.5 档案管理工作各业务环节对档案信息资源共享的影响

各类档案需要工作人员进行人工鉴定，工作量大，任务繁重，鉴定期间难免出现随意鉴定和滞后鉴定，工作中存在为了提高鉴定工作速度和效率，滥用弹性方法和就高不就低原则，对档案保存期限，也一律从长。这种粗放的档案鉴定，使档案的归档范围和留存时间被认为的扩大，影响了档案信息的整体质量，档案信息资源共享的效率也会受到影响。随着信息化的发展，档案的管理除了有传统的实体档案以外还出现了电子文件的形式，实体档案主要受人为和自然因素的影响，而电子档案由于存档的特点在其保管上要防止各种不可抗的突发事件发生。网络信息技术的不断升级、变化，电子文件的档案可能受到网络入侵的损坏，档案的完整性和卷宗质量受到影响，进而影响档案信息资源共享。

3 信息化环境下，如何推动档案信息资源共享

3.1 以用户需求为导向，提升共享信息质量

首先要改变公众心目当中的档案馆的神秘和陌生的印象，使用戶知晓、熟悉档案馆的馆藏，了解馆藏的内容及数量。档案馆要加强宣传工作，既要宣传档案馆的档案内容，还要宣传档案馆的档案工作。档案工作人员要学习与工作内容相关的政策、法规和标准规范，让社会大众更好了解档案馆的馆藏内容，工作范围和服务形式。让公众能够了解自己在档案馆中可以收获哪些方面的档案信息资源和服务。另外对更好的优化档案馆的资源类目，在保证全面系统的基础上，充分考虑用户的实际利用需要，将内容结构整理的更为合理，最快唤起用户的利用需求。

3.2 提升档案信息资源质量，提高信息整合水平

档案信息的质量直接影响档案信息共享的效率，档案信息整合也是为了更好地实现信息共享，首先要丰富档案信息资源，提升档案信息质量。另外在信息化的条件下，统一的标准，能够帮助更好的实现信息资源共享。各地区各部门要打破之前的“信息孤岛”局面，增加交流沟通，通过建立统一的标准，整体提升信息资源共享的效率。相关的管理部门，要对整合的标准规范，及应当共同遵守的原则，进行进一步的确认，达成统一。使各区域各系统的信息资源整合工作，在统一的标准下有序进行。在具体的档案信息管理中，各档案部门及信息中心各层级都要遵守整合后的工作标准，在职责范围内提高资源信息整合水平，实现国家范围内的档案信息资源整合[3]。

3.3 促进各地区档案信息化管理均衡发展

各地区档案信息化管理的平衡发展，能够帮助减少全国范围内档案信息资源共享的阻力，更好的实现档案信息资源共享，首先要加大对落后地区档案信息管理的支持，在人、财、物各方面增加对落后地区的投入。其次，落后地区的档案管理人员要向信息化较为发达的地区进行学习，学习其先进模式和经验，并引进高素质的专业化管理人才，加强对本地区档案管理人员的专业化培训。另外针对不同地区的实际需要，针对性的提供相应的帮助，在政策上予以不同程度的支持，保证档案信息化管理建设顺利进行，合理配置资源，有效开展档案数字化工作，丰富档案数据库，均衡各地区档案数字化管理水平。

3.4 严格把关档案管理各环节工作流程，保证档案信息资源质量

对处理档案信息资源的各工作环节进行有机整合，严格把关提高档案信息资源的质量，从而提高档案管理工作的效率，为实现档案信息资源共享节省时间，提高利用效率。通过整合，达到各环节工作功能最优，各环节相互配合，实现档案共建共享，最大程度实现档案信息资源共享。

4 结束语

随着信息化的发展，档案的信息化管理将成为未来档案管理的主要方式，档案的信息资源共享，将会在档案的管理中发挥巨大的作用。综合来说，档案信息资源共享是一个复杂的系统工程，单靠技术并不能做好档案信息资源的共享工作，还涉及信息资源本身及各方面的要素。档案管理者对档案信息资源共享问题的认识是渐进的，需要在实际的工作不断的完善和更新，最后提高档案信息资源共享的水平。

参考文献

[1]朱凤娇.信息化环境下的档案信息资源共享研究[J/OL].电子技术与软件工程，2019（17）：257-258

[2]朱水芳.网络信息化环境下对档案信息资源的利用研究[J].兰台世界，2015（20）：120-121.

[3]石莉萍，张鸿业.信息化环境下档案信息资源整合的实现策略研究[J].中国外资，2011（02）：168+170.