煤炭企业档案管理数字化建设研究

2019-11-11 12:40陈丽霞
办公室业务 2019年9期
关键词:数字化建设煤炭企业档案管理

陈丽霞

【摘要】本文论述了煤炭企业档案管理数字化带来的优势及存在的不足,通过分析煤炭企业档案数字化管理现状,提出完善煤炭企业数字档案管理工作的具体对策。

【关键词】煤炭企业;档案管理;数字化建设

随着信息化时代的来临,彻底改变了人们的生活,给人们的衣、食、住、行带来极大的便利。对于工作也是如此,数字化信息革命颠覆了以往传统企业的认知,正在以全新的改革迎接新时代的到来,其中,无纸化办公则是现代企业实现数字化办公的重要标志之一。但是,诸如煤炭企业一样的传统重工企业,深受守旧观念的影响,想要实现全面数字化办公需要一定的时间,尤其在档案管理方面,传统的人工管理和纸质化档案留存浪费了大量人力物力,且不便于资料查阅,因此,数字化企业档案管理改革势在必行,数字化给企业工作人员带来了极大的便利性,更适合企业的长远发展,尽管数字化管理会存在安全方面的风险,但相信在所有工作人员的共同努力下,数字化档案管理措施会逐步完善,为企业带来更多的经济收益。

一、煤炭企业档案管理数字化带来的优势

(一)煤炭企业档案管理数字化是现代企业发展的基本要求。数字化档案管理,即通过计算机网络将企业档案进行统一化管理,以数字的形式进行电脑存储,帮助企业人员快速浏览、查阅,同时还能达到资源共享的目的,方便多人同时查看,提高工作效率。因此,企业必须改变传统的纸质档案的管理模式,降低管理成本,用数字化档案管理来适应当今企业的科技化发展潮流。

(二)煤炭企业档案管理数字化有利于提高企业经济效益。传统的纸质档案管理不仅浪费了大量的人力、物力,同时还占据了企业一定的地方空间,同时,纸质化档案留存也存在一定的风险,需要防止纸质老化、泛黄,还要随时防火、防潮,工作量大,增加了劳动成本。此外,纸质档案不方便查阅,降低了工作效率。而使用数字化档案管理,可以规避以上风险,并且节约了劳动成本,给企业节省了档案存储空间,缓解了企业的经济负担,从而提高了企业的经济效益。

(三)煤炭企业档案管理数字化有利于提高工作人员效率。传统纸质档案管理工作程序较为复杂,由于全是人工进行纸质记录,容易出现人为失误且不容易修改,在面临档案管理人员工作调动期间,也会因为交接的不完整性给企业带来数据整理失误,同时,也会出现信息传递时间上的差异性与滞后性,导致档案管理不便。因此,利用数字化进行企业档案管理,既提高了工作人员的效率,又有利于信息变更的及时性与完整性,提高了档案信息的精确度。

(四)煤炭企业档案管理数字化有利于延伸档案资料的信息内容。传统的纸质档案管理在实际查阅中,只能查阅到单一的信息资料,与其有关联的信息资料难以查阅,影响了工作人员的判断力与精准度。而数字化企业档案管理,不仅可以精确查找到所需资料,还能延伸查阅到与其相关的资料,增加了信息的准确性,从而使查阅人员更加客观、公正去看待问题、解决问题。

二、煤炭企业档案管理数字化的缺点

尽管数字化档案管理全面优于纸质档案管理,提高了工作效率,方便查阅浏览资料,为企业增加了经济效益,节约了劳动生产成本,但档案管理数字化也存在一定的缺点与不足,需要工作人员逐一防范与规避风险,数字化档案管理主要有以下不足之处:

(一)数字化档案管理存在一定的信息安全风险。尽管数字化档案管理给浏览者带来查阅资料的便利性,同时也方便了工作人员对档案信息的及时更新,但正由于相关人员可以随时对信息进行变更,造成数据的正确性存在一定风险,因此,企业也要加强对数字化档案的管理工作,设置相应档案管理权限,防止不法人员随意篡改档案信息,保证档案信息的正确性。

(二)数字档案管理易受载体影响,存在信息读取失败的风险。众所周知,计算机网络存在一定的安全风险,随时会面临黑客的攻击,尽管如今的网络防护功能已逐步得到完善,但还是要有一定的风险意识,加强对企业网络的防护管理,避免不必要的经济损失。此外,计算机软件及硬件設备也会出现故障或数据读取失败的可能,因此,数字档案最好在规定时间内做出备份,以防止数据丢失。

三、煤炭企业档案数字化管理现状

(一)煤炭企业领导对数字化管理重视程度不够。受老旧思想观念的影响,煤炭企业领导仍然存在对数字化档案管理建设重视程度不足的情况,依然采用老式计算机进行档案管理,老式计算机反映慢,容易死机,存在硬件损坏,软件数据丢失的风险,并不适合数字档案的长期管理。另外,煤炭企业领导的注意力大都在企业的经济效益上,并没有注意到企业档案管理的重要性。

(二)煤炭企业数字化档案管理硬件设备不足。煤炭企业领导对数字档案管理不重视,直接导致数字化硬件设备不足。尤其是在经济效益不好的企业,为节省费用,降低成本,企业将开支投入到其他必备项目上,对计算机等硬件设备睁一只眼闭一只眼,致使计算机运转速度慢,降低了工作人员的工作效率,增加了档案管理的工作负担,反而不利于企业的正常运营,阻碍了企业人员的工作积极性。

(三)煤炭企业数字化缺乏完善的管理制度。在很多煤炭企业,各个部门没有设定相应的部门档案管理人员,为节省劳动成本,往往是多个部门共用一个档案管理人员,导致档案管理工作人员缺乏工作的专业性,对自己的工作职责不够明确,对档案数据的合理性缺乏准确的判断,不利于档案管理工作的顺利开展。

(四)煤炭企业数字档案管理人员专业素质有待提高。很多煤炭企业,由于缺乏对数字档案管理工作的重视,导致在档案管理人员的要求上普遍偏低,没有具备专业的技能,这不仅会影响工作效率,还会导致档案数据的不准确,进而影响到企业的经济效益。

四、完善煤炭企业数字档案管理工作的对策

(一)煤炭企业要加大对数字档案管理的资金投入。为保证企业工作效率,煤炭企业首先要加大对数字档案管理资金的投入,将一些老旧设备尽快淘汰,防止因硬件设备的损坏造成档案数据的丢失,为企业造成经济损失。

(二)制定完善的数字档案管理制度。俗语说“无规矩不成方圆”,要想完善数字档案建设管理工作,必须要制定相应的制度规章,以确保数字档案工作的顺利开展以及档案数据的准确性。不仅要严格对档案进行整理分类,还要规定档案的存储方式和存储路径,并设置相应的资料查看与更改权限,防止不法分子有机可乘,确保档案数据的精准度,同时建立数字档案的备份制度,防止数据丢失。

(三)加强对数字档案管理人员的技术培训。数字档案管理是一项非常重要的工作,因此要求数字档案管理人员具备一定的专业素养,以提高企业档案管理效率,促进企业长远发展。此外,档案管理工作人员还应具备先进的档案管理理念,与时俱进的先进思想,创新务实的工作精神,在工作中求突破,不断积极进取,确保档案数据的准确性,避免档案数据的失误,以提高自身工作技能。此外,企业领导也应加强对企业档案管理人员的培训工作,合理制定培训计划,把外部先进的档案管理工作经验引进到企业当中来,不断完善数字档案管理工作,为企业经济效益作出贡献。

五、总结

数字化档案管理是企业中不可缺少的一部分,是企业多年来工作经验的总结,也是见证企业辉煌、记载企业历史的重要部分。通过建立数字化企业档案,可以方便、快捷查阅到企业资料,帮助企业领导进行精确的数据分析并作出果断的抉择。尽管在数字化档案管理工作中出现诸多有待改进的地方,相信随着企业档案工作人员的共同努力以及时代科技的进步,所有问题都会迎刃而解,以促使企业更长远地发展。

【参考文献】

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