事业单位档案管理信息化建设思考

摘 要：当前事业单位的档案管理工作过程中受到传统管理体制及管理模式的影响存在着较多的问题，这些问题的出现很大程度上影响着档案管理有效性的提高，逐渐显露出较多管理问题的出现，不利于事业单位整体工作效率的提高。随着信息化发展及经济水平提高，现阶段事业单位在档案管理的过程中应充分发挥信息化优势，建设信息化管理模式，通过信息化建设优化事业单位档案管理形式，提高档案管理的有效性，减少档案丢失、篡改现象的出现。为了分析事业单位档案管理信息化建设的途径，笔者针对信息化档案管理的意义及特点进行了分析。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

事业单位档案管理属于事业单位管理工作中较为重要且基础的组成部分，主要是指直接对档案实体及档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作总称，属于国家档案事业最为基础的组成要素。档案管理主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计及利用等工

作[1]，档案管理的最终目标是为了提供档案信息促进现代化的发展。在事业单位实施档案管理的过程中应转变以往传统的管理方式，积极利用信息化管理的优势开展信息化档案管理模式。

1 信息化档案管理的意义及特点

在事业单位进行档案管理的过程中建设信息化管理模式具有较为积极地意义与作用，信息化管理主要是指利用信息化的手段为社会提供现代化的管理服务，转变以往纸质档案的管理模式，将档案电子化，方便轻速地对档案进行检索、归档及查阅等。此外，通过信息化的管理途径还能实现档案的分类、加工及处理等方面的工作，提高工作效率，减轻档案管理人员的工作强度，缩短工作所耗时间[2]。相对于传统纸质的档案管理来说，通过信息化的档案管理还能实现快速的信息交流及传递，将档案的使用效率提升，减少档案管理的成本。

现阶段事业单位档案信息化管理过程中存在一定的困难，其一传统档案管理主要的媒介为纸质，采用人工录入的方式对档案进行整理与记录，且纸质管理过程中需要占用大量的空间及工作人员的时间;多数事业单位在档案管理中档案被集中放置在几间档案室内，需要耗费大量的人力、物力及财力;纸质的档案由于温度及环境的影响极易出现潮湿、发霉、氧化、纸张上字体模糊及扩散等现象。而档案管理的信息化主要转变了纸质档案的保存方式，其采用的是将纸质档案转换为电子档案，将电子档案很好的存储在硬盘中，能很大程度上节约空间，缩短档案管理人员每天需要整理、分类及分析的时间，减轻了档案管理人员的工作压力。此外，电子档案在查询及使用方面具备一定的优势，通过信息化档案管理模式的实施能有效的实现资源共享，方便需要的单位和个人进行档案的查询及使用[3]。转变以往传统纸质档案管理过程中时刻需要翻阅及寻找的现象，最大程度上满足事业单位的发展需求。因此，在事业单位实施档案管理的过程中有效的信息化建设及管理方式显得尤为重要。

2 事业单位档案管理信息化建设的途径

2.1 强化事业单位档案信息网站的完善，重视档案管理的信息化水平建设

事业单位在实施档案管理的信息化建设过程中应不断完善档案信息网站的服务功能，让相关单位和个人能在网站中查询及归档相应的档案资料，为工作人员顺利开展工作提供便利。在事业单位管理信息的系统建设过程中主要是档案管理的操作系统，根据需要不断更新完善收集、整理、分类、检索、鉴定、统计、利用、信息资源共享等功能。因此事业单位在实施档案管理的信息化建设过程中应聘请专业的网络技术人员完善网站功能，根据信息技术发展的潮流不断开发及升级网站的服务功能，最大程度上提高档案管理的信息化水平[4]。此外，事业单位还应结合自己的实际情况强化分析及论证，重视档案管理信息化过程中硬件与软件建设的水平，保证档案管理信息化水平符合自身的管理需求，重视设置组织机构，负责及管理档案管理信息化建设，规范档案的管理工作。

2.2 强化信息化建设及专业技术人员的投入

为提高档案管理工作的有序开展及实施，相关的事业单位应重视信息化进程的建设、专业信息化技术人员的管理和培训，充分认识到信息化建设对于档案管理有效的提升作用，加大人力、物力及财力的投入。首先针对档案管理人员实施定期的计算机操作方面的培训管理，多数档案管理人员对于计算机的使用等并不是十分的熟悉，事业单位应定期组织档案管理人员参与专业的档案管理信息化建设、计算机使用培训过程，提高档案管理人员的管理有效性。事业单位还应更新档案管理的计算机，增加扫描仪、复印机、传真机等，要求档案管理人员熟练掌握使用技巧，提高设备管理的有效性[5]。最后，由于信息化的管理，档案在网络上可能存在一些被非法分子利用、篡改等现象，因此在实施档案管理信息化建设的过程中应强化网络安全的管理工作，及时的更新杀毒软件，防止病毒、黑客及木马等对计算机系统造成的入侵现象，减少电子档案的丢失、遗漏及不法使用现象。

2.3 规范事业单位档案管理的信息化要求，提高档案管理的质量

事业单位在进行档案管理的过程中要求系统化、科学化及规范化的管理，這是事业单位档案管理信息化的基本要求，是考核档案管理工作是否高效及合理运行的主要标准。现阶段国家相关部门针对事业单位的档案管理信息化提出了一些相应的要求，事业单位在实施管理的过程中应结合国家标准、本单位的档案管理需求及发展特点等，制定个性化的系统管理体系，并在信息化管理过程中不断进行优化及健全。做到单位建立数据库应层次分明、严格按照档案的类型进行分类的存储，保证档案格式的统一，规范的使用统一的文字软件，选择规范的视频软件，实现事业单位档案管理的共享，及时的检查档案管理信息化建设的安全性，减少档案泄露现象的出现[6]。

3 结语

事业单位在信息化的发展状态下应结合实际情况及信息化管理的需求，通过对事业单位档案管理信息系统的完善、强化信息化建设、加大对档案管理专业技术人员的培训、规范事业单位档案管理的信息化要求等多元化的信息化建设管理途径，提高档案管理工作信息化水平及管理质量，减少档案管理遗漏、丢失、篡改等现象的出现，促进事业单位管理整体水平的提高。

参考文献

[1]侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学，2014，5（7）：196-196.

[2]赵翠芳.事业单位档案管理信息化建设思路[J].赤子（上中旬），2015，26（15）：189-189.

[3]康明非.有关事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].民营科技，2016，33（4）：74-74.

[4]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2017，21（04）：106.

[5]赵丹.浅谈事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].城建档案，2015，23（11）：23-24.

[6]孙要男.事业单位档案管理信息化建设问题与解决措施[J].办公室业务，2018，10（4）：30-31.

作者简介

周剑锋（1973-），男，汉族，四川省广安市人，专科，从事档案收集、整理、保管、利用、信息化等工作制度和方案并组织实施。