现代化发展背景下档案数字化建设路径分析

摘 要：时代的发展和进步对于档案管理提出新的要求，传统档案管理模式已经难以适当当前的发展需要，进行档案数字化建设已经成为档案管理与建设的重要方向。本文就现代化发展背景下档案数字化建设路径进行探索和研究，希望可以为档案的管理的更好发展提供借鉴。

关键词：档案管理;数字化建设;档案建设

随着科技的发展，以数字化和智能化为代表的网络信息技术受到了社会的广泛应用。档案管理作为知识信息服务的重要工作，也面临着与网络信息技术相融合的客观选择，即实现向数字化档案的方向转变。但是，我国目前的档案数字化建设的进程非常缓慢，并且在建设过程中还存在较多的问题和不足。我们只有认真的分析查找存在的不足，并努力去改进和完善，我国的档案数字化建设工作才能步入正轨。

1 档案数字化建设的重要意义

档案数字化建设的意义主要有以下几个方面：第一，可以更好地满足用户的阅读需求。传统的档案管理的载体主要是纸质版资料以及实物版的影像资料等，供人们阅读或查阅。现今，虽然互联网技术的应用普及，以互联网技术为支撑的电子档案成为档案管理的新的媒介和载体。建立专门的档案服务网站将是未来档案管理的必然发展趋势，

有力促进档案管理从实体档案馆向数字化档案馆的方向转变，数字档案馆为人们提供的知识信息服务也会更加便捷。第二，有利于信息资源共享的实现。已经对互联网技术设备产生依赖感的“新新人类”来讲，数字化档案可以让其更加高效准确的查阅、检索想要获得的知识信息，加大的提升档案服务的质量。档案管理必须要顺应时代发展趋势，切实实现资料查阅方式和服务内容的创新转变，才能让档案发挥更大的价值。第三，可以实现对档案资料保存期限的延长。电子档案不需要采取专业的档案维护方法来对其进行保养维护，并且对其的保存还不需要传统的物理空间来提供支持，因此，在档案管理所花费的成本更小，档案资料保存的期限更长。

2 档案数字化建设存在的问题

2.1 传统档案建设理念的束缚

与社会文明的发展速度相比，我国档案的数字化建设的速度明显较为滞后，数字化建设的步伐依然受到传统观念的羁绊。平稳有序的推进档案的数字化建设，必须要以思想观念的更新为前提，有效规避错误的思想认识所带来的负面影响，运用互联网思维来扎实构建现代化的档案管理制度。思想观念的更新与转变需要一定的时间，需要日积月累的提升和进步。

2.2 缺乏健全的档案管理体系

很多单位过于忽视档案管理工作，导致档案建设工作存在明显的支拆应付现象，未能取得实际成效。有的单位虽然建立了档案管理的制度规范，但是这些制度的内容仅侧重于档案管理的基本操作流程和交接规范，对于档案在收集整理后如何进行交接以及如何确保档案信息的真实性等细节方面的问题没有提及。如果发生档案管理的责任事件时，相关人员就会推诿扯皮，无法进行有效的责任追究。这种因没有完善合理的档案管理体系作为保障的情况下，加强对档案管理的责任落实就会很难实现。

2.3 缺乏档案专业人才

根据目前的档案管理工作现状来看，专业人才紧缺是非常突出的问题。一方面，档案管理的基础设备配备不齐全，导致档案管理工作效率低下。另一方面，从事档案管理工作的人员能力素质无法胜任档案数字化建设的要求，很多单位从事档案管理工作的人员年龄偏大或者无法熟练操作应用计算机，从而严重影响档案数字化建设的质量。

2.4 缺乏有效的软硬件技术保障

每项先进技术都带有自身无法克服的不足，与传统的资料保存工作相比，数字化档案也存在一定的应用缺点。例如，数字化档案虽然可以在很快的时间内删除，但是如果存在错删的情况，将无法恢复。另外，随着计算机技术发展的日新月异，档案的格式更加复杂多样，这也为辨别档案的内容的真实性带来较大的困难。

3 改进档案数字化建设的具体措施

3.1 加强档案管理者的数字化意识

档案书计划建设需要较长的时间周期才能完成，这项任务不仅是档案管理业务与网络信息技术的深度融合，更是档案管理工作者的意识思维实现创新与进步的过程。因此，必须要促进档案管理工作人员树立良好的数字化意识，让其逐步学习和接受档案数字化管理的理念，这样才能为档案数字化的转型升级打下良好基础。

3.2 建立完善的档案数字化建设制度

很多业务所涉及的信息工作是分开进行的，以往信息工作与档案管理工作是分别独立开展的，并且同样领域的信息工作也存在一定的壁垒。信息工作的“各自为战”，导致信息工作的各个单元和要素无法形成强大的合力，这对于档案数字化建设是极为不利的。所以，必须要制定统一完善的信息管理机制，重新分析和配置各类信息资源，确保其形成强大的合力，让信息的收集、加工以及传输等各项业务规范高效的运行。第一，在进行档案数字化管理的制度建设时，要严格遵守国家政策法律在档案管理方面的有关规定，并要紧密结合单位自身的实际情况，确保档案管理制度与国家政策法律和单位自身特点的相符。第二，加大档案管理制度的执行落实力度，确保档案数字化建设工作的平稳有序开展。第三，建立相应的责任追究制度，促进档案管理责任的有效落实。

3.3 提高檔案管理人员的综合素质

首先，加强对档案管理工作人员的职业道德教育，促进其在工作中积极践行崇高的职业道德精神，以优异的工作表现努力推动档案数字化建设;其次，加强业务能力的教育培训。单位要定期组织从事档案管理工作的人员开展专业理论和实践技能的学习培训活动，促进其熟练操作应用计算机以及相关系统软件，让其的业务能力与档案数字化建设的目标任务向适应;最后，档案管理人员要将掌握的知识技能切实运用到实践工作中来，有力推动档案管理服务水平的快速提升。

3.4 提高档案数字化整理的技术手段

对各类档案资料的长期安全保存时档案管理工作的基础，针对数字化档案保存的特点，要重点加强对计算机系统安全的保护，有效防范病毒、黑客等对数字化档案实施的侵害，确保档案资料得到长期、安全的保存。

4 结束语

总之，数字化档案是档案管理工作未来发展的必然趋势，数字化档案在带来认为更好质量的知识信息服务的同时，也使得档案信息资料的来源更加复杂，容易为档案管理工作带来新的隐患和问题。因此，单位必须要强化工作人员的数字化档案管理意识，运用多种手段来帮助工作人员提升业务能力和职业道德素质，通过制度的完善和人员业务本领的提升来确保档案数字化建设目标与任务的顺利实现。

参考文献

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作者简介

钟春蓉（1983-），女，壮族，广西贺州市，研究生，馆员，南宁市妇幼保健院，研究方向：档案数字化建设管理。