事业单位档案管理创新思考

魏艳丽

摘 要：事业单位的档案管理对于事业单位相關职能的实现具有重要意义，本文在总结事业单位档案管理现状的基础上，分析了其中存在的问题;之后结合档案管理需求，详细阐述了档案管理创新的路径与方法，旨在进一步提高档案管理能力，为支持事业单位各项职能实现奠定基础。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

目前增强档案管理能力已经成为事业单位内部管理的重点内容，就目前而言，事业单位档案管理所涉及的范围很广，不仅包括了单位全体员工的基本信息，也涵盖各项工作资料，对于事业单位正常运行产生直接影响。但是在实际上，事业单位在档案管理中还存在一定不足，需要进行改进与创新。

1 事业单位档案管理现状

1.1 管理方法落后

管理方法落后是事业档案管理中普遍存在的问题，对于事业单位而言，其工作的重点是各项社会职能的实现，而档案管理这种无法第一时间体现效果的管理工作容易被工作人员忽视，造成管理方法、管理制度陈旧等，造成整体管理工作能力不满意。也有研究认为，目前事业单位在档案管理中存在严重的形式化问题，很多档案管理工作都是遵照既往的工作思路开展的，虽然设置了专门的档案管理部门，但是在方式方法以及管理理念上长期没有实现创新，最终成为影响档案管理能力的重要因素[1]。

1.2 档案管理体系存在缺陷

目前事业单位尚未构建完整的档案管理体系，很多的档案管理工作都是依靠工作人员自觉或者所学知识完成的，最终造成档案管理体系落后，整个工作中缺乏科学指导，最终影响了档案管理工作能力。就目前而言，各地区事业单位在档案管理中依然按照原始的管理模式开展工作，档案管理无法适应未来工作需求，导致整个档案管理工作的时间长、误差率高，最终无法适应事业单位的工作需求。除此之外，部分单位没有认识到档案管理体系优化的重要性，不仅忽视了档案管理体系建设工作，且对相关档案资料的收集率低，最终形成恶性循环，档案管理对事业单位相关工作的推动作用没有得到显现。

1.3 档案信息资源缺乏安全保护措施

在信息技术快速发展的背景下，事业单位档案资料的信息化管理已经基本实现。但是在信息时代下，档案资源的安全性、完整性问题逐渐凸显，在缺乏相应保护措施的情况下，事业单位档案信息中一直存在安全隐患，可能引发严重后果。这是因为目前事业单位在档案管理中依然采用传统的工作模式，虽然已经基本完成了档案从纸质向电子档案的转换，导致对纸质档案的管理能力下降，且电子信息缺乏相应的保密措施，一旦出现电子信息安全风险，可能造成系统崩溃、资料被盗等问题。

2 事业单位档案管理创新方法

2.1 发挥信息技术优势，创新档案管理方案

目前大数据技术已经被应用在档案管理中，所以档案管理创新工作需要充分发挥大数据技术的优势，并根据档案管理工作对管理工作路径与方法进行创新，这样才能适应未来工作需求。所以在档案管理期间，工作人员应该立足于大数据技术的优势制定工作管理模式，并根据技术的优势与特征对档案管理路径进行创新。例如档案管理期间可以利用网盘技术，将与档案管理有关的内容上传到云端网盘上，网盘技术支持视频、图片、文本储存，适应档案管理需求，在事业单位工作人员对相关档案资料产生需求时，工作人员可以直接通过网盘文件分享的方法将文档分享给工作人员，与传统工作模式相比，工作效率更高。

同时在档案管理期间，管理技术手段应该考虑事业单位各项档案的特殊性，在加快纸质档案向电子档案转换的基础上，分别从电子档案管理与纸质档案管理量方面入手对其管理方法进行改进，尽可能利用信息化管理系统增强档案的资源共享能力，实现档案管理工作的突破[2]。

2.2 优化档案管理体系

根据前文的研究内容可知，目前事业单位在档案管理中还存在一定的不足，并且单位不重视档案管理工作的情况时有发生，这是影响档案管理工作能力的关键。所以针对这种情况，需要进一步创新传统的工作模式，不仅要发挥信息技术的优势促进档案管理效率的提高，也应该严格遵照国家的相关规定以及事业单位内部的管理体系，避免违禁操作等行为，确保档案管理工作顺利开展。

为了实现这一目标，在档案管理体系建设中应该对工作人员的工作责任进行明确，在将管理责任落实到个人的基础上，通过制度建设的方法细化档案管理路径。例如，工作人员可以结合自身工作经验对档案管理中的各种风险问题进行识别，在总结档案管理风险问题基础上，将各种问题分门别类，并以制度的形式细化各种风险，避免各种风险发生。同时在档案管理体系下，还应该考虑通过激励制度的方法对整个档案管理工作质量进行约束，例如对于工作中无档案管理质量问题发生的工作人员，可以考虑从物质激励、精神激励等方法，促使工作人员可以在档案管理中投入更多的精力，全面提高工作质量。

2.3 关注档案信息的安全保护工作

在信息化背景下，事业单位档案管理中的信息安全工作已经得到人们广泛关注，在缺乏必要信息安全保护的基础上，事业单位在档案管理中所面临的风险较高，所以在未来工作中应该关注档案信息保护工作。一方面，事业单位应该针对当前档案资料的工作需求持续优化工作方法，对于档案管理工作人员而言不仅要严格遵照管理规范开展工作，避免各种潜在安全风险的产生。另一方面，档案管理人员也应该注意提高自身的专业技能水平，通过提升系统安全等级、强化自我学习等手段，为档案管理人员提供再学习机会，通过岗前培训、岗中培训等方法，有效解决事业单位档案管理中存在的问题，最终提高档案管理效果，增强自己面对档案信息安全的能力，实现档案管理工作模式的变革。

同时在条件允许的情况下还应该通过对信息技术，实现计算机管理系统安全保护，在提升信息安全等级的基础上，实现硬件保护与软件预防相结合，在档案管理期间不仅要合理应用防火墙技术，通过防火墙避免黑客与病毒入侵，还应该利用数字证书、指纹识别等实现对各类安全保密技术的合理使用。

2.4 重视档案信息资源的开发与利用

在档案管理期间，电子信息技术可以为档案管理工作提供便利，也保证了相关档案资源的利用深度与广度，并保证了工作人员对事业档案管理的利用效率。因此在当前工作模式下，工作人员可以立足于当前档案管理目录形成相应的管理体系，在整合其中档案资源的基础上，进一步完善档案管理路径，最终对档案信息资源进行分级管理，保障档案管理资源充分利用，这样才能满足档案资源的共享利用。

从未来发展角度来看，档案管理已经成为事业单位内部工作的重点组成部分，不仅要认识到事业单位档案管理需求，在保障档案资源利用效率的基础上，加快档案资料的利用率。在必要的情况下，档案管理工作中可以通过构建事业单位内部局域网络的基础上为档案管理工作提供服务，依托数字化图书馆等技术，结合事业单位的工作需求，或者通过信息技术在线服务体系，实现在线服务业务，为用户提供更多的便利。

3 结束语

档案管理作为事业单位工作中的重要组成部分，影响事业单位相关工作的开展，针对这种情况，需要工作人员对事业单位的档案管理路径进行创新，在发挥信息技术优势的基础上，持续完善档案管理工作的实施路径，这样才能更好的适应未来工作需求。

参考文献

[1]于春琳.事业单位档案管理中融入信息技术的现实意义阐述[J].才智，2018（25）：199.

[2]徐丽丽.事业单位档案管理工作中存在的问题及对策研究[J].世纪桥，2018（08）：67-68.