重点工程档案与工程建设的同步管理

王娜

摘 要：本篇文章首先对加强重点工程档案管理的意義进行阐述，从繁琐性、多样性、持续性三个方面，对重点工程档案管理基本特点进行解析，并以此为依据，提出重点工程档案与工程建设的同步管理对策。

关键词：重点工程档案;工程建设;同步管理

工程档案管理作为企业工程建设管理中不可或缺的一部分，因为企业重点工程项目比较多，自身具有参与企业数量多、建设周期比较长、组织管理机构临时、管理主体多样化、施工现场繁琐等特性，所以，加强工程档案管理将直接影响工程档案质量和效果，对保证工程档案的完整性和真实性有着重要意义。

1 加强重点工程档案管理的意义

在重点工程项目建设完成以后，将会形成两个实物，一个是建筑工程实体，另一个是工程档案。通常情况下，建筑企业、施工企业和其他参与建设的企业都会把工作重心放置在工程质量上，没有注重工程建设中形成的档案信息[1]。建筑工程档案作为建筑工程建设中主要部分之一，其记录了工程项目从立项到竣工整个环节实际情况，是工程项目建设的真实记录所在，更是对工程项目建设质量验收和后期应用评估的依据。所以，做好重点工程项目档案管理工作是非常重要的。

2 重点工程档案管理基本特点

1）繁琐性。重点建筑工程档案的特点往往受到重点工程项目自身特点影响。所以，针对一个重点工程项目来说，根据基本建设活动，可以形成一个相对配合的重点工程项目档案，一同展现该工程所有情况及面貌。针对重点工程项目来说，并非由一个企业来建设施工，需要的大各个部门的支持和配合，这就导致在进行工程项目建设过程中，将会产生大量数据，并且数据范畴广泛，分布较为分散。重点工程项目档案并非为一般纸质档案，而是利用照片、胶片等方式进行记录的实体档案，这给档案收集和管理提出严格标准。

2）多样性。一个重点工程项目从立项开始到工程建设结束，包含了工程决策、工程设计、工程施工、工程建设质量验收等诸多内容和部门，并且部分工程也涉及了一些海外企业和政府部门。例如境内的部分中外合作工程据包含了海外企业及政府部门，将会形成诸多文件信息，这给信息采集、管理工作开展增添了难度[2]。重点工程项目需要参考其他国家成功经验，部分情况下还要进行国外考察，或者引进现代化建设设备和材料，甚至要求其他国家专业人士进行技术指导，在此过程中，将会产生诸多重要信息，需要档案管理人员掌握更多的专业技能。

3）持续性。重点工程项目档案数据形成具有阶段性特性，大致划分成前期准备阶段、工程设计阶段、工程建设阶段、工程验收阶段及工程应用阶段等。结合各个阶段特点和要求，对重点工程项目档案集中整合和管理。针对重点工程项目来说，投资规模比较大，建设周期长，需要经过多年的努力才能竣工，其中文件形成将会随着工程发展而变化，并且延续到工程竣工验收等环节中。正是受到该因素影响，导致重点工程项目档案在管理上具有延续性特点。

3 重点工程档案与工程建设的同步管理对策

1）建设档案管理体系。在完成重点工程项目立身审批工作投入到建设过程中，应该结合工程项目实际要求，组建专业的指挥引导部门，便于协调各个部门之间关系，疏通管理通道，保证工程项目建设工作有序进行。并且，指挥部门需要在内部设定专业的档案管理机构，并且配备专业的档案管理工作人员。档案人员不但需要做好工程建设形成档案信息采集、整合及管理工作，同时还要加强对各个参与工程建设、设计、施工、管理等部门的监管。在工程项目建设过程中，通过收集各项档案信息，给后续业务指导提供支持[3]。与此同时，各个参与工程建设的企业，需要配备专业的档案管理人员，并定期开展组织培训工作，对工程建设过程中产生的各项数据进行整合和处理，保管好重要信息。在工程建设完成以后，需要根据合同要求及时向建设企业移交。各个部门档案人员需要和指挥部门档案室及时交流、合作，形成统一的档案管理体系，不断加强业务上的交流和配合。

2）加强档案信息管理。在进行重点工程项目施工建设时，将会严格按照施工图纸要求进行。加强施工图纸及数据管理是非常必要的，一旦施工图纸数据管理不到位，台账记录不具体，将会给工程施工建设进度带来直接影响，更阻碍档案管理工作的落实。所以，加强日常台账记录管理，可以有效保障档案数据的完整性和全面性，给后续工程建设工作顺利进行奠定基础。台账登记一般包含收发登记、数据核实登记、归档文件登记等。台账内容通常涉及收发企业名称、收发时间、收发数量、收发资料名称以及经办人等。档案人员在整合各项数据信息过程中，需要预留存档，之后下发给各个部门，做好台账记录工作。除此之外，指挥部门在工程项目建设过程中形成的各项信息，如会议记录、和设计部门交流的设计变更呢信息等，都要一一记录。针对不满足归档要求的数据，如复印件现象、签字盖章不全等数据，应该及时安排相关部门处理和完善。

3）严把工程资料质量关。工程项目建设档案管理部门需要安排专业的技术人员在工程现场指挥部指挥办公，其工作重点在于做好工程建设环节中对各个参与建设企业档案管理引导工作。一般情况下，重点工程项目建设参与企业数量诸多，并且来自于不同区域，在档案管理标准和要求上会存在一定差异，业务水平各不相同。要想保证工程建设数据的完整性，档案管理人员不但需要定期进行各部门情况核查和指导，同时还要及时找出数据档案形成过程中面临的各种问题，定期对相关部门档案、施工技术以及管理人员组织培训，对档案管理过程中可能出现的问题进行分析和解答，让其掌握规范的管理标准，了解更多工程档案在接收、整合过程中质量要求和管理方法，根据新的竣工图章式样统一格式。除此之外，在采集工程建设信息时，应该把重心放置在完善工程项目签字手续上。针对大规模重点工程项目，外地企业数量较多，在工程建设完成以后，将会立即撤离工程现场，并参与到其他工程建设中。如果档案人员没有及时对工程档案信息采集和审核，根据存在的问题提出对应改进建议，一旦企业撤离工程现场，要想让施工企业中技术人员、施工人员负责整改或者签字，难度比较大[4]。这样不但会消耗更多的资金用于手续补办，同时也会给工程资料保留带来直接影响，影响档案信息的完整性和真实性。基于此，要想保证重点工程项目信息齐全、真实，要求工程档案和工程建设工作进行同步管理，从根源入手，把档案管理工作贯彻在整个工程建设环节中，保证档案数据的全面性，提升工程档案质量。

4）做好档案信息整理工作。声像档案作为工程项目档案中重要组成部分，其包含了视觉、听觉为一体的特殊档案，真实、精准的记录着整个工程建设过程。要想让工程档案更具全面性和完整性，施工企业需要把声像档案方式运用其中，通过采集和整合声像档案信息，跟随施工进度尽心拍摄，对每个施工流程、环节采用的施工工艺、技术等进行记录，特别是重点工程，如地下工程、隐蔽工程等，应该保证拍摄的详细性，随后整合和剪辑一个完整的声像档案。

4 结束语

总而言之，因为在重点工程项目建设过程中，根据工程档案和工程建设同步管理方式进行档案管理，可以保证档案数据的完整性和真实性，给后续相同项目建设提供数据支持。通过实现工程档案和工程建设同步管理，可以给其他工程项目管理和应用提供保障，给其他重点工程项目建设档案管理积累经验。

参考文献

[1]李继红.浅谈企业重点工程建设档案管理[J].办公室业务，2017（03）：104.

[2]林梅娥.浅谈建筑工程档案管理存在问题及对策建议[J].福建建材，2017（09）：110-111+124.

[3]喻德雯.浅谈重点工程档案的收集[J].城建档案，2016（02）：24-25.

[4]牛继来.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].办公室业务，2018（03）：45.