影响档案管理模式选择的因素研究

摘 要：随着经济的快速发展，档案管理作为一个单位软实力的体现逐渐受到重视;其中影响档案管理模式选择的因素受到极大的关注。本文从内部因素和外部因素两方面因素入手分析其对档案管理模式选择的影响，力求为同行提供一些有益参考。

关键词：档案管理模式选择;内部文化;信息技术

1 绪论

在单位自身经济实力不断增强、规模不断扩大的过程中，内部管理能力会成为制约单位进一步发展的瓶颈，尤其是档案管理能力;档案作为单位的一项宝贵的资产，是依附于单位的各项活动而产生，保障着单位的合法利益。档案更是一种监督单位某些市场运作的手段，是单位文化的建设一个重要内容。目前存在多种档案管理模式，但是不同的单位会选择不同的管理模式。因此，为进一步提高单位的档案管理水平，对影响档案模式选择的因素进行研究具有较大的现实意义。

2 内部因素对档案管理模式选择的影响

单位档案管理更多的是单位自主选择的一种行为;因此单位自身发展的需要就够成了单位构建档案管理系统的内生动力，因此本单位所选择的档案管理模式必然是符合现阶段单位发展需要的。

2.1 合适的档案管理模式能够更好为单位发展提供重要信息

单位档案中记载着单位从产生到发展过程中的所有重要信息，是所有单位信息的重要来源，能够为单位的管理者、新员工等提供一个较为全面的、准确的信息，从而使得这些人能够正确理解单位的相应的业务操作与计划实施。另一方面，为新进职员能够较为快速的融入单位，较快的适应单位工作提供一个信息渠道，从而能够节省一部分新员工适应成本。档案反映了单位真实的发展历程，因此能够为单位现阶段的战略决策给出相应的经验借鉴，从而促进单位的进一步发展。

单位档案是单位内部最具价值、信赖度最高以及最真实的原始数据，是单位无形资产的重要组成部分，其单位发展的立根之基。一个单位要长久发展，它的档案管理模式就必然要跟上发展节奏，满足单位发展需求，否则将会对单位的发展造成负面的影响。

2.2 合适的档案管理模式能够更好的建设单位内部文化

每个单位在发展过程中都会形成自己的风格，在内部都有自己推崇、宣传的单位内部文化;一些优秀的单位塑造一个积极向上的单位内部文化，为员工的工作注入精神动力，在内部形成强大的精神向心力，进而推动了单位发展。而单位内部文化的建设必然是立足于单位的发展特点与需求，此时，档案就成为了解单位内部文化形成与特点的最佳渠道，同时档案所提供的最真实、最全面的信息将会成为单位内部文化建设的根基;“唯有源头活水来”，即单位内部文化进一步的建设也必然是以档案为基础，否则单位内部文化的建设就是无源之水，必将脱离单位发展实际需求，由此而來的单位文化必然不能很好的服务于单位发展。

恰当的档案管理模式能够为单位提供所需要的信息，能够将信息以合理的方式储存，便于单位使用，更好的为单位发展服务。

2.3 合适的档案管理模式可以增强单位竞争力

单位的档案数量往往是十分巨大的，整理、存储这些信息资料所需花费的成本就非常高;因此如何经济、合理地管理这些档案就显得十分重要;另一方面来说，存储、管理这些档案资料是为了单位自身发展，因此如何管理这些信息，从而使这些档案信息能够以最小的成本发挥最大的效用就显得十分重要。

档案管理作为重要的内部管理活动，会影响单位的整体效益;一个单位发展到后期，一个重要且数额巨大的指出是管理费用，很多公司，尤其是大公司，他们的管理费用支出给单位发展带来了较大的财务负担，减弱了单位整体的竞争力;因此合适的档案管理模式能够减少单位内部的管理费用，增强单位竞争力，有助于单位发展。

3 外部因素对档案管理模式选择的影响

单位作为一个市场参与者，除了受自身发展的影响之外，还会受到政府、市场等外部因素的影响;因此单位档案管理模式的选择除了要满足自身发展需要之外，往往还受到外部条件的影响;其中最主要的是规章制度和信息技术的进步。

3.1 规章制度规定

很多国家在单位档案管理上都会给予相应的指导，在我国，近年来政府对单位档案的管理越来越重视，国家档案局近些年已经陆续发布了多个单位档案工作规范;这些规范涉及单位档案工作原则、组织和制度方法要求，给出了多方面的指导与建议参考，提供了比较系统的指导;有些规范还细化了对单位在经营管理过程中产生的各类文件的划分与管理方式，为单位选择合适的档案管理模式提供了专业性的指导。

档案管理是一项专业性很强的管理活动，很多时候单位在刚开始进行档案管理时会参考国家档案局的相关规定，进而选择相应的管理模式。同时，一些行业协会也会就单位的档案管理模式给出专业指导意见，而这些指导意见往往也表现为规章、协会制度的形式;同时，各级档案管理部门也会对单位的档案管理工作提出相应的要求。因此，一个市场范围内，单位的档案管理模式会受到规章制度的影响。

3.2 信息技术进步

近些，信息技术的快速发展，给档案管理模式带来较大的变革，尤其是大数据时代的到来。大数据时代意味着单位将面临的巨量的档案信息;档案信息的数量和种类将是过去无法比拟的规模，对档案管理方法提出了更高的要求，要求单位要应技术、时代要求而改变管理模式。

传统的思维方式被颠覆，大数据背景下的“全数据”概念使得档案来源渠道更加广泛，一切信息皆可归档，大大扩宽了档案资源的收集范围，有利于保存各种类型的档案资源，保证“档案全数据”的完整。同时，档案管理工作流程也要做出相应的改变，对档案管理能力的要求更高，更加注重对档案信息的挖掘，强调经济效益的创造。

在这个大背景下，对单位档案管理的要求就提出了更高的要求，因此也要求单位对原有的档案管理模式做出改变，以适应市场和时代的发展要求。

4 结论与建议

一个单位的档案管理模式的选择会受到内部和外部因素的影响;在内部，单位自身发展是单位进行档案管理模式选择的原动力;而在外部因素中，规章制度的引导与信息技术的发展都会对单位档案管理模式的选择产生较大的影响。因此，单位在进行档案管理模式的选择时，应结合单位发展需求和实际的市场要求和信息技术水平，综合考量，进而选出最适合的档案管理模式，更好的服务于单位的发展。

参考文献

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作者简介

田丽娟（1987-），女，本科，2013.1毕业于山西财经大学，助理馆员。