对提高技术档案整理工作质量的探讨

摘 要：上个世纪60年代档案管理工作受到国家的高度重视，随着科技的进步与改革的进一步深化，技术型企事业单位档案管理工作中的一些问题也逐渐呈现出来。为了能够有效规范技术型单位档案管理工作，本文在简要分析现阶段我国技术档案管理工作现状与问题的基础上，就提高技术档案管理效率提出几点建议，希望相关单位能够采取科学合理，且符合企业自身特点的档案管理手段与模式，不断把我国档案管理事业推向新高峰。

关键词：技术档案;整理;工作质量;档案管理

档案管理工作服务于社会历史各个阶段的经济、政治、文化，在当前经济全球化与信息一体化的社会大环境下，档案管理工作显得更为重要。随着时代的发展与进步，人类生活生产的各个领域都已经充分认识到档案管理的重要性，档案管理为企业开展生产活动、进行技术交流和科技研发工作提供了技术支撑和保障。因此，在新的历史时期必须充分认识到技术档案管理工作的重要性，针对企业特色采取科学合理的档案管理模式，提高技术档案管理水平。

1 档案管理的概念与分类

档案管理又被称为档案工作，是档案管理者直接对有保存价值的实体档案和信息进行系统管理，并在必要的时候提供给相关单位使用的各项业务工作的综合，也是我国档案事业的基础要素之一。

随着生产活动中对档案管理的重视度越来越高，档案的分类方法变得较为复杂，这也成为档案学研究主要内容之一。按照档案的形成者可以把档案分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、名人档案等;按照档案内容性质可以分为立法档案、行政档案、军事档案、经济档案、艺术档案等;按照档案信息记录方式又可以分为文字档案、图形档案、声像档案。总之，档案的划分是多角度、多层次的，这也体现了社会活动中对档案管理工作的重视。

2 现阶段我国档案管理工作现状与问题

档案资源在生产活动过程中充当着重要角色，档案管理工作质量的高低决定了企业日后的发展速度和方向。目前，我国档案管理工作在取得不凡成就的同时，依然存在许多亟待解决的问题。首先，不少企事业单位和档案管理工作人员不能充分认识到档案管理工作的重要性和意义，造成档案资料的散乱、无序，甚至会存在档案遗失与损坏现象;其次，多数企事业单位不能把现代化技术运用到档案管理工作中，以至于档案管理内容和过程不专业，档案管理者本身也缺少专业性，这进一步加剧了档案管理质量低下;最后，档案管理制度不健全，缺乏对档案管理工作的严格要求、监督和评价，企业只注重生产经营活动，而忽视了对档案管理工作的整体设计与规划，这反过来也影响到企业日后生产经营活动的可持续发展。

3 技术档案的概念、分类与作用

3.1 技术档案的概念

技术档案是指以技术为核心的企业在生产运营过程中形成的具有保存价值的以图纸、照片、报表、文字等形式呈现出来的与技术有关的文件材料。技术档案作为企业开展生产、经营、科研与技术交流的工具，能够服务于当下的技术工作，也可以为后期的技术工作提供支撑和依据。

3.2 技术档案的分类

根据技术档案服务对象的不同，可以划分为生产技术档、产品设计技术档案、仪器设备档案、工程设计技术档案、科学研究技术档案、基本建设技术档案六大类。

3.3 技术档案的作用

首先，技术档案能够帮助企业积累科技经验和指导生产管理活动，这也是科学技术不断进步的前提条件。不管是在某一个领域摸爬滚打多年的老企业，或者是初入行业的新企业，他们生产活动的有效开展都要参照以往的技术经验，技术档案为他们提供了重要依据和有力的技术支撑，也能够有效帮助企业进行发展和创新。

其次，技术档案能够有效指导企业开展科研活动。技术的进步促成更多新产品的诞生，其中技术档案功不可没。科研工作与产品设计需要大量真实可靠的技术资料来保障，技术档案为此提供优质、集中、系统而又广泛的参考依据。

最后，技术档案能够便于行业进行科技交流与服务。世界经济一体化的发展趋势要求各行各业必须进行技术的交流与沟通。技术档案既是科技信息，也是科技成果，具有一定的商品属性，作为科技交流工具的同时，也是有偿技术服务与技术成果转化的有机组成部分。

4 高效管理技术档案的工作策略

4.1 树立技术档案管理意识

主观能动性是做好任何一件事情的基本要素。技术档案管理部门可以通过单位内部交流培训、外部交流培训、正面与负面实例分析等多种形式促进员工树立正确的档案管理意识，摆脱落后陈旧的档案管理思想与手段。

4.2 采取专业化的技术档案管理方法

企业技术项目结束后，相关部门与人员要主动把文件、原始记录、会议记录等信息整合后分类保管，以备技术人员的审查、核实;在保障材料信息准确无误的前提下及时移交归档，在技术资料的交接过程中严格按照公司规章制度办理交接手续，避免出现不达标的技术资料;另外，外部来源的各种技术资料需要管理人员参加清点和归档工作;最后，技术资料的借阅使用需要经过相关部门的审核批准，档案管理人员要严格遵守这一原则。

4.3 科学规划与健全技术档案管理制度

健全的档案管理制度能够为档案管理工作指明工作内容和方向，有助于管理人员优质高效的完成工作，同时为企业的生产、经营、科研与技术交流奠定基础。健全的档案制度包括立卷归档制度、档案保管与保密制度、档案借阅使用制度、档案复制更与改制度、档案管理评价制度以及档案管理人员岗位责任制度。只有切实规划好技术档案各个层次的制度要求，并通过档案管理人员的贯彻实施与执行，才能促使档案管理制度的健全与发挥指导、监督和评价作用。

4.4 把信息化技术与档案管理有机结合

无纸化、自动化办公方式的出现促使档案生成方式发生了巨大变化。这也对我国传统的档案管理制度提出了新要求。首先，档案管理人员要具有较高的知识水平和先进的技术水平，而不是仅仅能够进行普通的计算机操作。这需要不断引进和培养复合型的高技术人才，在此基础上要把技术档案管理工作与信息化技术的特点和发展趋势结合起来，让信息技术真正成为档案管理工作中的有力工具。

5 结束语

综上所述，技术档案管理的工作任务是保障档案数量上的完整和质量上的有机历史联系性，同时要延长档案寿命，避免档案被破坏或泄露，保障技术档案有用性、集中性、专业性和广泛性，真正让技术档案成为企业的核心竞争力和可持续发展的后盾力量。

参考文献

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[2]李小煜.關于加强企业技术档案管理的思考[J].中国高新技术企业，2015（14）.

[3]申思佳.新形势下国有企业技术资料档案管理工作分析[J].城建档案，2019（04）.

作者简介

吴瑶宇（1987-），女，汉族，浙江杭州人，大学本科助理工程师，研究方向：项目规划、技术档案管理。