档案数字化的质量管理和安全保密工作的措施

罗天香

摘 要：随着我国科学信息技术的发展进步，我国的档案管理工作也逐渐地朝着数字化的方向发展。同时，由于档案数字化管理在质量和安全保密方面都有着较高的要求，因此，我国政府和相关部门也应该加强对档案数字化的分析和研究，制定相关的档案数字化的质量管理和安全保密工作的措施，为档案管理工作的质量和安全性保驾护航[1]。

关键词：档案数字化;质量管理;安全保密工作;措施

1 引言

新时期下，随着计算机信息技术的普及，我国的档案管理工作也迎来了新的春天。档案管理人员在日常的档案管理工作中逐渐地开始应用数字化技术，大大提高了档案管理工作的便捷程度。但是，就目前我国档案数字化的实际现状来看，其在具体的工作中还面临着很多问题。为此，我国政府和相关部门应该明确档案数字化质量管理和安全保密工作的内容，从而以现阶段我国档案数字化的问题为基点，研究相关的优化措施，提高我国档案管理工作的效益。

2 档案数字化质量管理与安全保密工作的内容

1）档案数字化质量管理的内容。档案数字化质量管理的目标是保证档案使用的效率，优化档案数字化管理的环境。在实际的档案数字化质量管理工作中，工作人员需要明确数字化建设工作的方案和原则，从而不断完善档案数字化质量管理工作的流程。另外，工作人员还需要结合实际情况选择合适的数字化档案管理软件，充分发挥档案数字化质量管理工作的效益。

2）档案安全保密工作的内容。档案安全保密工作指的是管理人员要建立并完善档案安全保密工作制度，并结合档案安全保密工作的目标，细化档案管理人员的责任和义务。另外，管理人员还需要制定档案安全保密管理的计划，通过加强对工作人员的培训，提高相关工作人员的安全管理意识。除此之外，管理人员还需要在档案安全保密机制中设置身份识别系统，最大限度地保证档案的安全性。

3 我国在档案数字化方面面临的问题

1）软硬件系统的难以满足档案数字化的要求。现阶段，我国在档案数字化管理方面存在的最主要的问题就是软硬件系统难以满足档案数字化的要求。具体表现为：第一，档案的数字化管理相对于传统的管理方法而言对硬件和软件设施的要求更高，但是，就目前的实际情况来看，我国的档案管理工作在硬件设施上，计算机系统还存在卡顿问题，硬盘容量也有待增加;第二，我国档案管理工作的通信系统等设备也不够先进，无法完成档案数字化的相关操作;第三，我国部分企业的档案管理工作的软件没有注意与时俱进，使得软件的版本较低，影响档案数字化的发展。

2）数字档案的保密程度还有待加强。档案数字化虽然为档案管理工作提供了很大的便利，但是，与此同时，也增加了档案泄露的几率，影响档案的安全性和保密性。首先，在档案数字化的环境下，不法分子很容易在档案数字化系统中植入病毒，导致档案资料出现或者是毁损的现象;其次，部分档案管理工作人员自身的安全意识不高，在日常的管理工作中没有重视管理系统的安全排查，在一定程度上也给了不法分子可乘之机;最后，我国部分企业的档案数字化系统还有待完善，在实际的管理工作中缺乏对系统的维护，使得档案数字化管理存在安全隐患。

3）档案管理人员的专业水平还有待提高。档案数字化管理对管理人员也提出了新的要求，但是就目前我国档案管理工作的实际现状来看，部分管理人员的计算机知识还有待加强，使得在日常的档案数字化管理工作中，操作时间较长且容易出现失误，最终影响档案管理工作的质量和效率。另外，一些年纪较大的档案管理人员，受到传统思维的影响，很难在短时间内接受新的事物，導致档案管理工作的数字化程度不高[2]。

4 提高档案数字化的质量的措施

1）建立并完善档案管理制度。档案管理制度是档案数字化建设的基础，因此，企业要想充分发挥档案数字化管理的作用，首先应该是建立并完善档案管理制度，为档案数字化管理工作提供科学的制度支持。第一，企业要严格按照《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》，完善档案数字化管理的操作流程;第二，企业要加强对档案数字化管理工作的监督，保证档案管理制度的落实;第三，企业要加强制度宣传，让相关的档案管理人员加深对档案管理制度的了解，从而明确自身的责任和义务，提高档案管理工作的质量。

2）加强对档案质量管理人员的培训。档案数字化管理模式在实际的应用过程中也和传统的管理模式有着很大的不同。因此，企业应该加强对档案质量管理人员的培训，不断提高管理人员的数字化档案管理技术水平，保证档案管理工作的质量。首先，企业要加强对档案管理人员的选拔，合理安排档案管理职位，提高人才的利用率;其次，企业要加强对档案质量管理人员的责任心培训，使其在管理工作中保持负责的态度，提高工作质量;最后，企业要加强对档案质量管理人员的职业道德和专业技能的培训，提高档案质量管理人员的综合素养，最终提高企业档案数字化管理工作的质量。

3）不断完善档案管理数字软件系统。企业要加强对档案数字化管理的软件系统的引进，利用新时期下的软件系统完成档案信息的收集、储存和检索，进而保证档案数字化管理工作的有效性;第二，企业的档案管理人员在应用软件系统时需要注意档案数据信息中的数据格式等相关细节，及时发现档案数字化管理中的错误，从而完善档案管理工作的流程;第三，企业的档案管理人员要加强对软件系统的维护，并注意数字化软件系统的更新，保证软件应用的先进性，避免出现软件兼容问题，影响档案数字化管理工作的质量。

5 提高档案安全保密工作效益的措施

1）加强对档案管理人员的安全教育。上文也提到了档案管理的数字化发展虽然给档案管理工作带来了新的契机。但是，与此同时，也增加了档案管理工作的安全隐患。因此，企业要想提高档案数字化管理工作的安全性和保密性，首先应该做到加强对档案管理人员的安全教育，避免档案管理人员在日常的档案数字化管理工作中存在不安全的行为。企业可以通过开展安全教育讲座、发放档案安全管理的教育刊物等方式提高档案管理人员的安全意识，提高档案数字化管理的安全性和保密性。

2）强化人员管理工作的效益。人员管理工作是档案数字化管理的前提保障，其工作效益直接代表着档案数字化管理工作的效益。因此，企业应该不断强化人员管理工作的效益。首先，企业要加强对人员的审核，保证企业员工的综合素质;其次，企业要细化员工的工作职责，避免出现相互推卸责任的现象;最后，企业要加强对员工的思想动态的监控，加强和员工的思想交流。

3）加强档案安全系统的建设。企业要完善档案数字化的安全保密制度，并加强监督，保证制度的顺利落实。为此，企业要加强对档案安全管理重要性的认识，对于一些由于管理人员失误而造成的档案安全问题要严格按照规章制度进行处罚[3]。

6 结束语

综上所述，随着我国档案工作的数字化发展，档案数字化的质量管理和安全保密工作也逐渐成为了企业档案管理工作的重点。为此，企业应该加大对档案数字化管理工作的投入，完善相关设施，加强对人员的培训，不断提高档案数字化管理工作的质量和安全程度，促进企业的档案数字化建设。

参考文献

[1]刘景洋.基于档案管理的数字化建设与安全保密实施策略[J].办公室业务，2018（12）：106.

[2]吴艺辉.档案数字化的质量和安全保密研究[J].现代国企研究，2018（12）：113+115.

[3]王崇.谈档案数字化的质量和安全保密控制[J].才智，2017（30）：226.