办公室文秘工作水平的提升策略初探

蔡铭

【摘要】通常而言，办公室的工作质量直接关系到组织机构的整体工作效率，更是决定组织机构良好发展的关键因素。而文秘工作则是影响办公室工作质量的重要因素，文秘工作水平的提升有利于保障办公室整体工作质量，进而使其整个组织可以实现良性运作。基于此，提升办公室文秘工作水平，当好领导的秘书非常重要。本文对国有企业办公室文秘工作水平提升策略进行了探讨。

【关键词】办公室;文秘工作;水平

国有企业办公室是整个企业行政管理工作开展的主要阵地，涉及的工作量很大，需要文秘及时向上级汇报现有工作实际情况。办公室工作职责意味着文秘工作水平与组织内部管理有效性存在着较大的关系。低效的办公室文秘工作，必然会降低组织机构的办事效率。因此，必须充分重视办公室文秘工作，并通过有效的措施，提升文秘工作的综合水平。

一、不断强化办公室文秘人员的服务意识

办公室文秘人员处于组织机构与管理机构的重要位置，因此要求文秘人员能够将服务意识内化并有效践行，从而真正发挥文秘工作固有的促进作用。在办公室文秘工作实际开展过程中，身为文秘人员应当从有利于组织长远发展的角度去看待工作，进而最大限度保障组织内部能够保持良性的沟通，并对组织内部不同的部门进行系统性协调，秉持高效率服务理念，更加科学地开展工作。身为国有企业办公室文秘人员，在工作开展过程中，会与民众、政府以及社会进行频繁的接触，可以说办公室文秘就是国有企业的形象代表。所以，面对外部的沟通工作，要树立“服务社会、服务大众”的正确理念，进而在社会层面树立一个良好的国有企业形象。一方面，能够让社会大众进一步了解国有企业的生产理念与服务宗旨;另一方面，则可以建立一个良性的认知体系，有利于扩大国有企业的感染力、影响力。

二、不断改进办公室文秘工作的方法

国有企业办公室文秘工作必然会涉及国有企业相关政策的制定以及执行，同时，关于政策执行的情况以及所带来的效果都需要办公室文秘进行跟踪负责，可见，文秘工作与国有企业健康发展有着非常密切的关系。基于此，要求国有企业办公室文秘对其工作进行不断改进，主要是根据部门的实际情况，对现有工作的不足进行总结，从而实现优化与创新。在提升工作能力的基础上，建立一个与国有企业特点相符合的工作体系，使企业、办公室以及文秘人员能够实现良性运作。具体来讲，一方面，文秘工作者要结合实际情况，对自己在办公室的位置进行审视，从而掌握工作的特点以及规律，并坚持在工作中不断摸索与总结，这样就可以在众多工作中迅速分析主次，明确轻重缓急，在高强度、高时效要求的工作环境之中也可以做到稳步推进，保障文秘工作能够适应国有企业的需求;另一方面，办公室文秘人员要坚持自我提升与调整，善于抓住各种机遇，养成自我总结的良好习惯，有计划、有步骤地完善自己。此外，因为日常工作的缘故，文秘工作人员还应该对身体、情绪、心理等内在因素进行不断协调，确保保持良好的工作状态，灵活应对组织下达的各种任务。

三、加强关注办公室文秘工作的细节处理

“细节决定成败”是对办公室文秘工作最直接的描述，因为文秘工作通常都比较繁琐与复杂，而身为文秘工作者，无论面对多么复杂、多么急切的问题一定要保持良好的心态，这样才能以最佳的状态应对各种问题，并将各个细节做好。首先，要树立正确的工作态度，在谦虚谨慎的作风下扎扎实实做好本职工作，面对多样化的文秘工作也要正确对待，在此基础上还要加强对细节的关注，这样才能发挥文秘工作的先决性保障作用。其次，坚持“身体力行”的理念，对文秘工作的细节、过程进行剖析，一方面是能够快速地抓住关键问题;另一方面则产生示范效益，带动其他同事参与进来，养成从细节入手做好工作的良好习惯，在办公室内部建立务实、严谨的工作作风，为国有企业健康发展提供基础性支持并进行细节方面的完善。最后，倘若要当好领导的秘书，那么面对领导下达的每一个任务都必须认真对待：一是拿到任务，要认真分析，从细节之处找到工作能够有效开展的切入点。二是坚持在细节上细心琢磨，加强对过程的控制，力求工作尽善尽美，从而高效率完成领导下达的任务。

四、善于抓住办公室文秘工作的核心

“主动为组织服务”的理念是办公室文秘人员必须具备的素质，在实际工作中，要对工作进行及时分析，并有效进行整理，然后通过系统加工，最后对其进行快速、准确的传递，保障文秘工作的科学性、严谨性以及准确性，从而为国有企业管理、决策提供基础性的保障与支持。第一，确定信息准确的核心要素，以确保其他环节，例如，收集、整理以及分析等等能够系统地开展，要站在组织长远发展的角度对各类信息、数据、资料进行分析，并将内在的逻辑关系梳理清楚，从而将其中潜在的问题准确找出来，为领导了解真实情况以及提出解决办法奠定坚实的基础。第二，办公室文秘人员要特别注重上级领导可能会忽视的问题，从而及时为领导做好补充，让领导能够做出正确的决策。第三，办公室文秘工作要有自己的特色，从其工作的特点与规律入手，培养自身的良好素养，从而真正发挥文秘人员在企业领导工作开展过程中的科学性、系统性作用。

综上所述，办公室文秘人员要从思想、工作、细节上入手，不断提升办公室文秘的水平和能力，系统地进行办公室文秘专业的再认知、再学习、再创新，真正让办公室文秘工作達到高效率、高质量的目标，从而保障组织健康发展。

【参考文献】

[1]孙蕾.试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务，2018（08）：93.

[2]王军锋.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].科技经济导刊，2018，26（12）：205+207.