做好事业单位档案管理工作的思考核心思路

王庆

摘 要：鉴于事业單位在我国社会发展中的重要地位，事业单位的整体发展状况一直以来都受到了相应的重视，而事业单位的整体发展状况会对社会发展产生重要的影响。在事业单位内部的各项工作中，档案管理工作有其重要意义所在，但是由于种种原因，档案管理工作没能得到事业单位领导的充分重视。在事业单位中，档案是记录单位工作人员详细资料的重要载体，同时也是单位在进行用人分配、制定决策时所需要的重要参考依据，因此，对于档案管理工作在事业单位中所发挥的作用应当给予充分的重视。事业单位的档案管理工作看似简单实则复杂，并且有其自身的工作特点。本文针对事业单位档案管理工作开展的相关问题进行探讨分析。

关键词：事业单位;档案管理;问题对策

根据目前的现状来看，我国事业单位中档案管理工作所存在的问题是多方面的，无论是在档案管理制度上、管理工作的技术上还是档案管理工作的安全开展上都有所体现。针对这些问题，需要积极面对并对其进行分析与研究，使档案管理工作能够得以有效改善，从而提高其工作水平。现代信息技术的发展给事业单位的档案管理工作的革新带来了机遇，对于相关的领导来说，要对此给予充分的重视，让档案管理工作能够更好地发挥推动事业单位整体发展的有效作用。

1 如何理解事业单位中的档案管理工作

首先，事业单位是指由国家政府通过对国有资产的运用而设立的、工作范围涵盖科教文卫各大方面的一种具有公益性质的组织或者机构。事业单位虽然在形式上是由国家相关的行政机关进行领导，但其本质上并不属于国家政府机构，它的发展目的不是为了盈利，而是承担着重要的社会责任。在事业单位中，各项工作都为单位的发展发挥着相应的作用，档案管理工作也是如此。从广义方面来看，档案所起的作用是对社会精神文明基础内容进行有效反映，可以说是社会文化的重要一部分，广义上的档案不仅是指常见的人事类档案，同时还包括其他众多的社会事项的记载资料等。具体地来讲，档案就是各方面材料的汇总，而在事业单位中，档案通常是指相关工作人员的人事资料的整体汇总，将其可以通俗地概括成“三龄两例”，其主要的基本信息包括出生年月日、学习状况、参加工作的实践与奖励以及入党时间等，此外还会记录关于档案主人的奖惩情况、考查成绩等，这些根据具体单位的特点也会存在着一些差异，但总体来说是基本相同的。在此基础上，就不难理解档案管理的含义了，所谓的档案管理就是指对相关的档案工作进行整体性的梳理，具体包括档案的分类、保存以及使用等，从流程上来看则包括档案的收集、整体、保管、坚定以及统计与利用。

2 当前事业单位档案管理工作中存在的问题

1）管理制度有欠缺。就目前的状况来看，鉴于大部分的事业单位领导都将工作的主要目标放在了事业单位所承担的社会责任方面，因此对于单位的生产经营投入了相当多的精力，这就导致事业单位的档案管理工作没有受到足够的重视，这一点能够很明显地体现在档案管理制度的欠缺方面。在部分事业单位中，对于建立健全档案管理制度并没有给予足够的重视，或者是尽管建立了相应的档案管理制度，但是并没有真正地将其落到实处，这就使得档案管理制度的作用并不能真正地发挥出来，对档案管理工作的效率也造成了消极的影响。

2）档案管理的技术水平有待提高。传统的事业单位档案管理工作主要是以纸质的档案材料作为对象来进行管理的，有着一些较为明显的弊端。对纸质档案进行管理并不容易，首先档案的归类以及查找都比较麻烦，很费时间;其次，由于纸质材料比较特殊，纸质档案很容易出现破损的情况，甚至还可能出现由于管理不当致使档案被虫蛀的情况;此外，纸质档案的占地也是一个问题，由于数量较多，往往需要占用大量的空间。信息技术的持续发展给社会各个领域的行业都产生了深刻的影响，很多行业都已经将信息技术运用到了具体的工作中，但是由于各种主客观原因的影响，事业单位的档案管理工作的信息化技术水平还并不达标，使工作效率没能得到有效的提升。

3）档案管理工作人员的工作能力有所欠缺。由于传统的事业单位档案管理工作的流程比较固定，内容相对来说也比较简单，因此总体上来说对于档案管理工作人员的技术要求也较低，所以在事业单位中，从事档案管理工作的工作人员往往都年龄比较大，或者是由其他部门的工作人员兼职。但是随着社会的不断发展进步，事业单位中这种传统的档案管理工作方式已经过时了，这意味着从事档案管理工作的相关人员的技术水平也应当有所提高，但是目前这一点还没有完全得以实现。各种技术的发展给事业单位的档案管理工作产生了重要的影响，倘若相关的工作人员不能抓住机会提升自己的能力，就会导致档案管理工作的效率变得低下，使其不能发挥出应有的作用，反而会给事业单位的发展拖后腿。

3 如何做好事业单位的档案管理工作

1）加强档案管理制度的建设。制度的建设与完善是工作得以顺利开展的基本保障，制度能够为工作的执行提供科学而合理的标准与要求，对于事业单位的档案管理工作来说也是如此。加强事业单位的档案管理制度的建设，应当遵循不相容职务分离以及授权审批等一系列重要的原则，对档案管理工作的各项具体内容进行细化规范，找出档案管理工作中存在的漏洞，同时也要使档案管理制度要与事业单位其他工作制度相适应。事业单位中档案管理工作制度的建设并不是一蹴而就的，它是一个长期性、过程性的工作。就目前来看，双轨制管理是比较普及的一种档案管理制度，这一制度有其优点，但也存在弊端，因为它在一定程度上浪费了事业单位的人力资源与其他相关资源。因此，为了符合社会发展的需求，事业单位的档案管理工作进行管理制度的建设时，可以考虑将双轨制转化为单轨制，即不再使用纸质档案，而是将档案资料完全电子化、信息化，这种制度能够使档案管理工作变得更加便捷有效。

2）提高档案管理工作的信息化程度。在现阶段，信息技术的发展速度是非常快的，并且信息技术对社会各方面的渗透也比较深入，因此提升事业单位档案管理工作的信息化程度就显得很重要了，大数据、互联网云计算等技术在档案管理工作方面的应用前景是非常广阔的，针对档案管理工作中现存的问题能够进行有效弥补。大数据技术是针对巨量级数据进行高效率收集、分析与处理的一种技术，而互联网云计算技术则使大数据的处理能够变得更加高效，通过对这些信息化技术的应用，事业单位的档案管理工作能够实现智慧化管理，从而使档案管理工作的效率得以提高。与此同时，还能够对档案数据进行高效率分析，从而为事业单位的相关决策提供科学的参考依据。

3）提高档案管理人员的专业素质。作为事业单位档案管理工作的直接开展者，相关的工作人员的专业素质是影响档案管理工作效率的重要因素。作为事业单位的领导，要重视档案管理工作岗位的人员调配，转变传统的用人观念，让更多有活力、有上进心的年轻工作人员从事档案管理工作，并且在工作的过程中注重对其加以引导，使其正确地认识档案管理工作;与此同时，还要健全员工培训机制，针对档案管理工作岗位的技能要求，对相关的员工进行定期或者不定期的技能培训，以这种方式也提高档案管理工作人员的技能水平，从而提高档案管理工作的效率，使档案管理工作能够更加充分地发挥出推动事业单位整体发展的有效作用。

4 结语

综上所述，作为事业单位中一项重要的工作内容，档案管理工作应当体现出与时俱进的特点，领导要提高对档案管理工作的重视程度，针对现有的问题，找出问题存在的原因，采取有效的措施加以改进，从而更好地提高档案管理工作的质量水平。

参考文献

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