浅谈如何做好档案保密工作

王海燕

档案保密是档案工作一项重要的基础性工作，也是所有档案工作者的一项神圣职责。档案如果在尚未解密之前就发生失密泄密现象，必将给我们的工作和事业带来无法挽回的巨大损失。因此日常工作和档案管理过程中时刻提高保密意识和增强保密观念就显得尤为重要。笔者结合工作实践，就如何做好档案保密工作从三方面谈几点粗浅认识。

1 档案保管过程中强化保密工作管理

1.1 库房管理中的保密工作

档案的安全保管是做好档案保密工作的一个重要环节。按照档案保管要求，應设置单独的档案库房，并配备相关设备设施，达到防火、防盗等“九防”要求。但目前，随着机关办公的集中化和“八项规定”的要求，各部门办公用房都比较紧张，很多机关单独设立档案室都比较困难，这就要求各单位积极争取领导支持，积极创造条件，优先解决档案库房。另外，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层和最顶层，库房门窗要加装防盗设施，有条件的单位还应尽量做到库房、办公室、阅档室“三室分开”。档案库房必须由档案人员负责管理，制定严格的档案库房管理和出入库工作制度，并做好登记记录工作。

1.2 准确区分档案的保管期限与保密期限

各单位应认真按照《档案法》和国家档案局8号令的规定，结合本单位实际，制定好各部门的《档案归档范围和保管期限表》，并贯彻执行。而保密期限则是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项，受国家有关法律法规的保护，产生法律效力的时限。《中华人民共和国保密法》中关于国家秘密保密期限规定：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年，档案在尚未解密之前，不得随意对外提供。

1.3 档案工作人员必须尽职尽责

档案工作人员的职责之一，就是维护档案的完整与安全。具体在保管过程中就是要做到不丢、不散、不乱。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。不散，就是要求档案实行集中统一管理或综合管理，不致于因档案的分散保管而使档案管理出现安全隐患，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案排列有序，科学规范。档案保管是一项繁杂而又要求责任心很强的工作，档案人员一定要坚持原则，严格程序，照章办事，防止档案丢失损毁，确保档案安全。

2 完善档案开发利用过程中的保密措施

2.1 正确处理档案保密与利用的关系

档案保管的目的是为了利用，只有充分开发和挖掘档案的潜在价值，才能有效地为机关各项工作的健康开展发挥重要的参考借鉴和服务作用。这就要求日常工作中，档案管理人员要十分重视档案保密，时刻把保密这根弦放在心上。但近几年，随着时常发生失泄密事件而带来的追责力度的加大，档案工作普遍存在着重保密轻利用，利用不足现象，档案人员普遍存在宁可少用不用也不能发生泄密问题，由此产生很多弊端，大量有利用价值的档案得不到充分利用，利用者也无法及时全面地查阅利用自己所需的档案信息，造成资源浪费。对此，档案部门必须提高认识，解放思想，主动作为，克服怕出事保平安思想，在严格按照《保密法》要求做好保密工作的前提下，担当履职，主动服务，向社会和广大利用者提供全方位的档案信息查阅利用服务。对秘密级以上档案的利用，必须严格依法依规，不到解密期的坚决不能利用。

2.2 从严抓好档案利用过程中的监督工作

档案监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体从三方面来保证：一要建立健全档案保密制度、查借阅制度、利用保管制度等，严格执行，认真落实。二要提高档案人员的事业心和责任感，既要热情服务，又要尽职尽责。三要利用技术手段加大监督力度。在人力监管的同时，通过视频监控严防利用者在查档过程中存在涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案等违法行为的发生。

3 切实做好档案开放中的保密工作

3.1 做好档案的审查工作

审查是档案开放前必须开展地一项工作，也是开放档案工作的第一个重要环节，其主要任务是依据《档案法》和国家档案局关于开放档案的相关规定，科学而准确地划分、判定档案的开放与控制使用范围，经批准及时社会开放保管期满的档案。对那些社会急需的经济、科技、文化等方面的档案，要按有关规定提前向社会开放。对这项工作可以分三步进行：第一步，初审。有档案馆具体工作人员根据标准，对到期档案逐一进行审查，按照ABCD四级初步判定开放与控制使用范围，特别对可以公开开放的D级要从严控制。第二步，中审。由具有较高政策水平和业务能力的同志、分管领导重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以进一步准确划定开放范围。第三步，终审。由主要领导根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否，必要时可以请业务上级主管部门的专家协助审核把关。

3.2 做好档案的解密工作

保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。对到解密期的档案，档案部门应按照有关规定，联系协调原定密部门，本着“谁定密、谁解密”的原则，有他们负责做好解密工作，解密后，再由档案管理部门依规向社会和广大查档者提供利用服务。

3.3 做好档案开放前的基础工作

档案开放前必须做好档案开放的各项基础工作。内容：按照档案业务建设规范要求，提高开放档案案卷的内在质量，利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求;建立健全档号，要适应开放后检索与管理的要求;编制检索工具，比如《开放档案目录》《开放档案卡片目录》《开放档案全宗介绍》和《全宗卷》等;准备好副本，对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、拍照等形式进行复制，搞好档案副本，最大限度保护好档案原件。另外，要加快档案信息化步伐，实现馆藏档案数字化，利用现代化手段开展档案查阅利用工作，从而提高工作效率和档案查准率。