关于优化档案利用服务工作策略的思考

李明惠

摘 要：档案工作是一项在历史发展进程中持续至今的工作，新时期建立企业档案库可以根据档案对信息进行查询和利用。互联网时代的到来，使新时期的企业档案利用服务工作逐渐走向数字化，网络化的工作方式可以优化整合企业档案的信息内容，合理利用企业档案。所以新时期做好企业档案利用服务工作，能够对企业内容更好地记录，数字化的档案实施，促使企业教学朝着更好的方向发展。本文基于关于优化档案利用服务工作策略的思考展开论述。

关键词：关于;优化档案利用;服务工作策略的思考

在档案利用服务工作开展过程中，要积极建立健全统筹性较好的监督管理流程，结合档案需求者的实际情况制定更加科学的档案服务规划，保证档案使用者都能获得较好的体验，确保工作实效性。

1 档案信息资源利用的现状

档案信息资源利用是各级国家综合档案馆为社会各方面更好地提供服务的一个重要途径和形式，是公民相关权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。当前，我国各级国家综合档案馆的档案信息资源利用还存在着许多不适应时代发展步伐的现象，诸如档案开放的进度、深度和广度与社会期望还存在较大差距，造成档案馆应开放的档案信息资源未能及时为社会公众提供利用，档案信息资源的利用手续还不统一、不规范，档案信息资源的利用途径还相对比较单一，这些问题所产生的负面辐射效应也正严重地阻碍着档案事业紧跟时代发展的步伐。众所周知，档案开放是档案信息资源提供利用的总阀门，同时规范、统一的利用制度也是社会各界更好地利用档案信息资源的根本保障，拓展的利用途径也深深影响着社会公众对档案信息资源的获取，因此如何更好地做好档案信息资源利用工作是各级国家综合档案馆需要深刻思考的问题。

2 树立企业档案利用的观念

首先，创新对企业档案利用的推广方式，使企业档案使用观念深入人心，重视企业档案利用工作的重要地位。其次，定期合理组织对企业档案利用工作的培训课程，促使每位使用者都能够发挥企业档案利用的作用，及时掌握企业档案利用的相关理论知识，增强使用者的整体素质。比如，可以印刷企业档案利用方面的宣传手册与海报，增加企业档案利用的推广方式，将工作的内容落实到具体的行动上。最后，企业档案工作的开展，能够提高使用者和服务人员的正确利用意识，掌握工作人员的工作内容，促进工作的合理开展。

3 结合需求程度制定服务规划

在档案管理工作中，要想保证档案管理的综合水平，就要积极践行有效的现实管理机制，确保能针对具体问题提出具体解决方案，结合档案利用者的实际需求制定针对性的管控规划，从而提高管理效率。第一，档案管理工作一般按照先来后到的顺序进行处理，秉持公平性原则，并且优化管控流程的监督效果。然而，若是出现紧急情况，则要践行妥善协调后的系统化管理。对同一份档案要进行一般性研究和冲突性案件凭证研究，结合实际情况和具体问题建立对应的工作管理机制，保证工作方法和工作管理控制结构的系统化程度。第二，工作人员要耐心解释并讲解工作方法，创设良好的环境，减少矛盾问题对档案利用服务工作的优化造成影响，在相互理解的背景下才能避免矛盾问题。

4 构建智能化服务平台

首先，加快各类专门业务系统与档案系统的对接，畅通电子文件归档，实现增量档案电子化;其次，加快推进存量档案数字化扫描进度，完成存量数据上传、挂接与存储备份工作，以数字化档案代替原件提供利用;第三，借助互联网，完善档案信息传输网络，构建档案信息管理、传递、发布的数字化、一体化、智能化平台，实现全文网上检索利用;第四，完善信息技术的收集、加工技术，缩短检索时间，提高检索质量和效率，积极推进档案信息资源共享;第五，创新服务内容和载体，加快数字档案综合平台建设，推进各地区档案区域平台与民生档案“一站式”查档服务的对接利用，推动档案查阅利用“最多跑一次”工程，简化办事流程和手续，切实做到便民利民惠民;第六，建立档案信息供需双方沟通交流、反馈的有效平台，收集用户使用过程中的反馈意见和使用效果，保持与用户经常沟通的渠道。

5 建立丰富的档案信息资源体系

建立和完善企业档案信息资源体系，是把档案承载的丰富信息资源提供给社会和服务于社会。1）加强数字化建设。在“全面数字化”战略指引下，企业档案的数字化是档案工作大势所趋，要有计划地逐步将库藏纸质档案向数字化发展，这是档案工作的重要任务。在增量档案电子化方面，要注重电子文件的收集和积累，及时把电子文件纳入归档范围和各类专门业务系统的对接工作，实现文档一体化管理。2）加强档案法规、制度建设。制定和完善相关标准，充分发挥标准的引领和支撑作用，不断规范和优化工作流程，理顺电子文件管理工作体制和工作机制，确保档案信息资源的真实性、可用性和规范性，为电子文件的收集和积累提供制度保障。

6 严格执行档案保密制度，全力保障档案的安全利用

档案保密和安全是档案工作的重中之重。对档案利用服务工作者来说，严格遵守档案的各种保密规定，维护档案的实体安全与信息安全是义不容辞的责任。一是要提高档案工作者的职业素养。在日常要做好档案的安全保密教育工作，强化规章制度和监督机制，从思想上、工作态度和作风上，做到遵章守纪、严谨、认真，以较强的责任心来履行自己的职责和义务。二是要加强档案的安全保管，建立详细的档案管理和使用的制度，按照国家的有关规定来设立档案库房，加装防盗门窗，安排专人管理库房，严禁无关人士擅自进入库房，防止档案的失、泄密，全面保障档案的安全。三是档案利用服务工作者应该具备过硬的政治素养和娴熟的专业技术，在服务过程中，要有敏锐的观察力、优秀的沟通协调能力，一切按照规章制度提供服务，保证借出归库档案的齐全完整，对突发可能不利于档案安全保密的情况有预判，具有随机应变的能力。四、要处理好保密与档案利用的关系。在如今，国际环境风云变幻，档案安全保密工作是档案事业的生命线，如何安全地利用档案是值得我们每个档案工作者去好好研究和分析的。要处理好保密与利用的关系，像涉及国家、社会、人民利益不利于开放的涉密档案，一定做好保护工作。在档案密级鉴定的时候，档案工作者应该严格按照相关规定进行归类，确保档案中的涉密文件不被泄露，国家、人民的利益不受任何损失。

7 结束语

所谓档案利用工作，就是指各个部门档案管理工作人员建立的管理性和服务性工作流程，在管理工作开展过程中，不仅要满足科学发展观的基本要求，也要秉持以人为本的理念，将落实信息管理工作和为人们提供档案信息作为根本目标。因此，在档案利用工作中，要在檔案工作人员、档案信息和档案信息需求者三者之间搭建有效的交互桥梁，从而提升工作的实际效果和综合质量。

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