高校学院办公室职能特点及行政管理工作研究

张晶

【摘要】学院办公室作为学院的综合办事机构，承担着全院重要的工作，尤其是在高校不断扩招的背景下，学院办公室的作用更加重要。学院办公室行政管理工作的水平，直接关系到整个学院决策、服务以及学生管理等各项事务的展开效率。文章首先对高校学院办公室职能特点进行简要分析，然后对学院办公室如何提升行政管理工作效率进行探讨，为确保学院教学、科研、学生管理工作的顺利开展提供强有力的保障。

【关键词】高校;学院办公室;职能;行政管理

学院办公室是学院的核心部门，教学、科研、学生管理等各项工作的顺利开展，都以学院办公室为核心。学院办公室为学院领导的工作提供具有建设性的意见，为学院作出的各项决策提供有利的参考依据，为教学科研工作提供重要保障，为学生管理工作提供良好服务。因为学院办公室的工作覆盖范围广，涉及事项繁杂，所以增加了学院办公室的工作难度，对工作人员提出了一定的挑战。学院办公室作为重要的职能部门，一定要明确自身的工作职能，树立创新服务的工作理念，健全各项规章管理制度，加强工作人员综合素质的提升，高效开展办公室行政管理工作，促进高校的健康稳定发展。

一、高校学院办公室的职能特点

（一）服务性。服务是学院办公室工作的重点，也是重要的职能特点。学院办公室要承担对内对外全方面的服务，对内要服务于学院领导、教师和学生、校内各个部门，对外要做好各项联络工作。学院领导处于整个学院的核心地位，主导学院的各项工作，拥有决策权。但是由于学院工作事务繁杂，所以学院领导主要对学院进行宏观把控，具体决策的执行还需要学院办公室来完成。所以学院办公室要深刻领会学院领导的意图，顺利完成领导交代的各项决策。为教师和学生服务是学院办公室的重要职责，学院是教书育人的场所，所以办公室要为教师和学生提供一切服务保障，有效解决教师和学生中的各类问题，确保教师能够专注于科研与教学，确保学生能够专心学习。学院内部部门较多，为了确保学院各项工作的顺利开展，办公室要将各个部门有机联系起来，为各个部门的工作交流提供保障。办公室还是学院对外联系的窗口，学院与外部其他部门的交流，学院的活动以及接待任务，都需要办公室来完成。所以服务型是学院办公室重要的职能特点，也是办公室工作的重要职责。

（二）琐碎性。琐碎性是学院办公室的重要职能特点，因为学院办公室承担学院的教学、科研、学生管理、人事、总务、财务、党务、对外联络等各项工作，而每项工作中又包含诸多的工作内容，任何一个环节出现错误，都会对学院工作造成一定的影响。院领导的公务安排、学院决策的制定和执行、各部门的协调、公文的起草、各项活动的组织、人才引进以及职称评审、外宾的接待等各项工作，都需要办公室亲力亲为，事无巨细，每一项工作的开展都关系到学院的正常运行，所以面对琐碎的工作内容，需要办公室工作人员具有较强的责任心和细心，认真对待每项工作，确保学院各项工作高效开展。

（三）协调性。协调性是办公室的重要职能特点之一，不仅要协调学院领导与基层之间的关系，还要协调学院内部各个部门之间的关系。因为学院领导是在宏观层面对学院的发展进行掌控，所以学院领导制定的各项决策都需要办公室来执行，然后将执行的结果反馈给学院领导。办公室还可以将学院基层存在的问题反映给学院领导，以便学院领导作出正确的决策判断。因为学院的运转是多个部门的高效配合，所以办公室要做好各个部门之间的协调工作，确保各项报告和文件的高效传达，协调好部门之间存在的矛盾，做好沟通工作，促进各个部门之间的高效配合。做好学院与外部各部门的协调工作，宣传学院的正面形象，做好学院与对外各部门的交流沟通。学院办公室做好协调工作，是高效开展行政管理工作的重要基础，也是促进高校发展的重要保障。

二、提高办公室行政管理工作效率的措施

（一）明确学院办公室工作职能。学院办公室作为高校的基层教学行政管理组织，工作任务繁重，职责重大。为了确保学院中各项工作的高效开展，学院办公室要明确自身的工作职能，各个岗位的工作人员都要明确自身的工作职责，只有这样才能够确保各个环节的有效衔接，最大限度发挥办公室行政管理的工作潜能，使组织效能最大化。在明确工作职能后，有利于办公室制定出完善的工作规划，工作人员在确定自身的工作职责后，才能够有针对性地提升自身的业务能力，各项工作的衔接也会更加顺畅，每个人都能够各负其责，有效促进学院办公室工作效能的提升。

（二）树立正确的管理理念。学院办公室在明确工作职能后，就应该树立正确的管理理念，确保行政管理工作的高效开展。学院办公室充当着后勤保障的角色，事无巨细，所以在工作态度上一定要认真负责，以服务的心态待人、办事。部分学院办公室在工作中存在被动的思想，往往在事情发生后进行总结和反思，这不利于学院各项工作的发展进程。所以学院办公室应该改变这种工作理念，应该在工作中充分发挥主动性、前瞻性、预见性，在工作的过程中不断总结经验，探索工作中存在的规律，然后制定出具有前瞻性的规划，合理安排各项工作，避免因为突发事件的发生而影响到学院教学管理工作的进行。主动性是一种工作理念，不能被动接受，要主动关注，只有真正将办公室的行政管理工作重视起来，才能够主动为其服务，不仅要总结学院内部的工作经验，还要不断学习其他院校的先進管理理念，结合自身院校的实际情况，做好预案和各种准备工作，从而提高学院办公室的管理效率。

（三）加强学习，不断提高自身素质。办公室作为学院的中枢部门，对工作人员的要求较高，必须具备较强的理论水平、政策水平、业务水平和综合素质，才能够成为学院领导的优秀助手。尤其是在面对新时代、新形势、新要求的背景下，学院办公室所涉及的业务知识越来越多，工作范围越来越宽，要想切实做好办公室行政管理工作，工作人员就要在知识、能力和经验等方面不断提升自己，以适应现代学院办公室行政管理工作的需求。首先，办公室工作人员要提升自己的政治素养。为学院党政部门服务是办公室工作重点之一，所以办公室工作人员要加强思想政治教育理论学习，认真领会党的路线方针政策和法律法规，努力提升自身的理论水平和政策水平。其次，加强文化素养的提升。在各种新思想的影响下，学院中各种新的科研成果、教学模式、学生管理模式的更新，对办公室工作人员提出了更高的要求。只有不断学习文化知识，才能够对各项文件有深入的领悟，形成终身学习和善于思考的工作态度，以适应学院各项新工作的发展需求。最后，要不断提升自身的业务素质。办公室工作涉及范围广，内容繁杂，所以对办公室工作人员的业务能力要求较高。办公室工作人员除了要掌握本职务的知识外，还要努力学习现代化管理方法和手段，提升自身综合分析问题的能力，以促进办公室行政管理工作效率的提升。

（四）加速学院办公室的信息化管理。在信息技术高速发展的形势下，学院办公室的行政管理工作也应该适时进行信息化建设，采用信息化管理。办公信息化是时代发展的必然趋势，也是提升行政管理工作效率的重要途径。首先，充分利用校园网络，建立自动化办公系统，使学院的会务安排、请示报告、人事管理、教务管理等各项工作都能够在信息平台中办公。在自动化办公系统中，要规范统一的数据标准，能够实现数据信息的共享。自动化办公系统能够高效处理各项事务，促进各个部门之间的信息沟通。其次，运用网络技术创建微信群、QQ群，不同的办公系统可建立不同的群，在群中可以传达工作文件，布置教育任务，开展教学讨论等工作，能够高效实现信息传递效率，加强各个部门和同事之间的交流沟通，促进工作效率的提升。再次，在学院中建立意见交流平台，学院中的广大师生都可以参与进来，将学院日常工作中存在的问题以及自己的建议在平台中展示出来，促进办公的公开化和民主化，为办公室工作改革提供更加全面的依据。办公室行政管理实现信息化管理，可以加速信息的傳递和共享，对提升办公室行政管理工作效率具有重要的意义。

（五）完善学院办公室行政管理规章制度。任何工作的运行都需要完善的规章管理制度，只有严格按照规章制度办事，才能够在实际工作中做到有据可依，有章可循，确保工作的高效运行。对于学院办公室的行政管理工作而言更是如此，由于办公室的工作事项比较繁杂，有时还会面临各种突发事件和临时事务，如果缺乏完善的规章管理制度，就容易导致工作的混乱和失误，从而影响到学院正常工作的开展。所以学院办公室应该根据学院的实际情况，制定完善的办公室行政管理规章制度，一定要符合学院的实情，并且能够高效执行。只有完善的规章管理制度，才能够让办公室工作更加规范化和标准化，在繁忙的工作中能够做到有条不紊。规章管理制度制定后，还需要强有力的执行，所以要做好日常的监督管理，确保各个工作岗位都能够严格按照规章管理制度操作，有效提升办公室工作效率。

三、结语

办公室作为学院基层行政管理组织，其工作质量和效率关系到整个学院各项工作的开展状况。因为学院办公室承担的职责较重，所以要深刻认识到自身职能的重要性，以科学的视角做好工作规划，能够根据时代的发展需求不断创新工作理念和方法，加强办公室工作人员综合素质的提升，完善各项规章管理制度建设，促进办公信息化建设，展开科学的考评机制。学院办公室行政管理水平和效率的提升，为高校决策、科研、教学、管理各项工作的开展创造了有利的条件。

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