VLOOKUP函数在数据管理工作中的探究与应用

彭金勇 蔡佩绵 谭姣连

摘要：笔者根据数据管理工作的烦琐寻找解决方案，探究了VLOOKUP函数是什么，语法结构是怎样的。通过单纯VLOOKUP函数纵向查找数据、VLOOKUP+COLUMN函数实现水平查找数据并省去逐个数列名的麻烦和错误、VLOOKUP+CHOOSE函数实现逆序查找数据等三个实例应用详细地描述VLOOKUP函数在日常表格查找与关联的妙用。事实证明它能在EXCEL表格中有效地查找并返回需要的数据，提高数据整理的工作效率。

关键词：VLOOKUP;数据管理;COLUMN;数据查找;CHOOSE

中图分类号：TP393      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）27-0248-02

1 引言

在各类学校当中，学部（二级学院）的部长助理的岗位是最忙的，每天要组织活动、管理学生、整理表格。尤其到月底整理表格，他们经常会弄到焦头烂额。因为很多没有计算机背景，不会使用ACCESS或SQL来查询数据，所以更多地采用Microsoft 的Excel表格来处理数据。其实EXCEL表格中就含有VLOOKUP查找函数可以实现数据的快速精确的查找，把部长助理从不断重复的复制粘贴和找错当中解放出来。

2 VLOOKUP函数介绍

VLOOKUP函数是EXCEL表格中的垂直查找函数，目标是按列查找，返回唯一联系列所在区域满足要求的值。与HLOOKUP函数按行水平查找是相对的，同一类的还有LOOKUP函数。该函数在办公自动化中经常用到，可以用于核对数据，多表格间的数据快速引用等等。

VLOOKUP函数的语法结构是VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），中文解释是：按列查找函数（需要在数据表第一列中进行查找的数值，需要在其中查找数据的数据表，查找数据的数据列序号，查找时是精确还是近似匹配）。其中参数1是LOOKUP_VALUE，是两个表同时存在且唯一的，例如身份证号或学号等，须是唯一的;参数3是col_index_num，是参数2查找数据圈定的数据表中要引用数值所在列序号;参数4是range_lookup，判断精确匹配与否，精确匹配应写0或FLASE，近似匹配则写1或TRUE。形象地说，VLOOKUP查找函数的4个参数是“查找对象”“在哪区域找”“区域位置”“匹配度”。

3 VLOOKUP函数的应用

在单位数据管理工作中，中期/年度评优表格的处理是最常见的。这里以《艺术部文明班分》工作簿为例，其中有三张工作表，分别是《4月学生科加减分》《4月学部汇总》和《学期汇总》三份数据表。

数据处理背景：每月学生科考核加减分+每月学部各类活动等加分=每月学部文明班汇总分数。学期内各月文明班分求和并按比例折算分+附加分=学期文明班评比结果。这都可以通过简单的求和函数SUM和单元格加减乘除公式来实现，如何从另一张查找数据并自动复制过来，而且改动某一张表的数据会自动调整关联表数据，使用VLOOKUP函数可以实现以上所要的效果。

1）单纯VLOOKUP函数：根据班别名，从《4月学生科加减分》表垂直查找“好人好事”列到《4月学部汇总》表“好人好事”列

这是最常见的例子，没有嵌套其他函数。函数书写成”=VLOOKUP（C6，'4月学生科加减分'！$C$3：$W$57，4，0）”，可以实现垂直查找《4月学生科加减分》表对应一列的数据。其中C6是查找另表的关系列，公式向下复制时条件和结果都会发生相对改变，所以用了相对引用;而查找区域里的数据是固定的，用的是固定引用。被查找页面的目标列在查找区域的第4列，所以第3参数是4，详见表2。因为班级的唯一的，所以必须是精确查找，所以第4参数是0。

COLUMN函数的作用是返回选中单元格所在表中的列数，具体的写法是COLUMN（reference）。如果参数reference为空则返回函数所在列的列数字，是一个单元格则返回该单元格所在列的列数字，是一个区域则返回左上角单元格的列数字。

此例的具体函数书写为“=VLOOKUP（$C6，'4月学生科加减分'！$C$3：$W$57，COLUMN（'4月学生科加减分'！F3）-2，0）”。这里需要对查找参数1列名作固定引用和参数3嵌套COLUMN函数，参数2和参数4不变。

参数1是$C6，只固定列，不固定行。可以实现参数水平方向不变，垂直方向改变，正好符合班级改变数据改变的情况。参数3是“COLUMN（'4月学生科加减分'！F3）-2”，查找区域中F3在表中是第6列，因为所选区域在《4月学生科加减分》表中还有前2列没有在内，故要减掉这两列，所以如表2所示：COLUMN（'4月学生科加减分'！F3）-2=6-2=4。

3）VLOOKUP+CHOOSE函数：根据班别名，从《4月学部汇总》表逆序查找班主任信息到《学期汇总》表对应列：

CHOOSE函数的作用是在EXCEL中choose函数从参数列表中选择并返回一个值，语法結构为Choose（index_num， value1， [value2]， ...）。如index_num为1，函数 CHOOSE返回value1;如果为2，函数CHOOSE返回value2，以此类推。

此例的具体函数书写为“=VLOOKUP（C3，CHOOSE（{1，2}，'4月学部汇总'！C6：C21，'4月学部汇总'！D6：D21），2，0）”。参数1为班级单元格;参数2为CHOOSE函数嵌套，实现将《4月学部汇总》表中的班主任列和班级列对调;参数3选择目标列所在列数;参数4为0，精确查询。然后公式复制得到其他班主任名字。

值得一提的是，1-6月的文明班分都是通过VLOOKUP函数查找相应月份学部汇总表得到。至此，《学期汇总》表的全部数据读取完毕，配合求和、排序等常规函数计算，即可得到学期评优班级。

4 结语

事实证明，EXCEL表格的VLOOKUP函数查找数据非常高效，能减去很多重复和错误工作。同时，VLOOKUP函数的相对和绝对引用可以有效地实现数据关联、表与表的联动。当相关的表格数据发生一个数据或多个数据的改变，就不用像以前那样机械地复制粘贴和找错纠错，将学部助理从烦琐的数据管理工作解放出来。

参考文献：

[1] 王萍.Excel中VLOOKUP函数的应用[J].计算机光盘软件与应用，2013（17）.

[2] 张颖.巧用EXCEL，轻松搞定考场座位安排[J].电脑爱好者，2010（24）.

[3] 徐保华，尹利勇，郭建.VLOOKUP函数在制作电子表格中的应用[J].中国管理信息化，2015（23）.

[4] 李蓉.巧用Vlookup函数完成信息核对——在招生工作中学生信息核对的应用[J].电脑开发与应用， 2015（01）.

【通联编辑：光文玲】