萧山：聚焦主责主业 强化规范管理

杭州市萧山区档案馆

开展档案馆业务建设的根本目的是通过夯实各项业务基础，提高整体业务规范化水平，从而更好地服务中心、服务社会、服务群众。为此，杭州市萧山区档案馆把规范化建设贯穿基础业务建设的全过程，努力实现业务建设的标准化、规范化。

统筹协调，强化组织机制保障

区档案馆领导班子高度重视档案馆业务建设评价，把高水平通过评价列入年度工作目标和行动计划，并专门成立工作领导小组。一是组织业务科室对评价办法所列的4大方面62个指标项逐一进行研究，摸清标准，在此基础上要求加强相关档案法规和业务规范的学习。二是制定业务建设评价工作方案，列出具体工作任务，明确整改措施、责任领导、责任科室以及完成时限，并实行挂图作战、倒排工期、对账销号。三是在工作推进过程中坚持定期召开例会，要求各科室骨干人员轮流汇报工作进展情况和取得的成效，汇报时要用数据和事例说话，深入剖析存在问题并提出针对性强、切实可行的解决措施。四是注重各科室的协同配合，特别是在库存档案全面清点、智慧库房管理系统项目推进等工作量较大的工作中，需要主要业务科室牵头、各个科室抽调人员参与，保障工作顺利推进。五是积极争取财政支持，强化档案数字化、条目校核等工作的资金保障。

坚持“收”好，做好档案收集工作

加强档案征集工作，不断丰富馆藏资源、优化馆藏结构。制定《萧山区档案馆收集档案范围细则》，定期开展机关、镇街档案接收进馆工作，并根据机构改革等情况及时调整接收单位名册。在接收过程中注重前端控制，通过进馆前上门接收指导、档案网上年检和“双随机”档案执法检查等手段，做到提早发现问题、当场联系反馈、限期落实整改，确保新接收进馆档案的规范性；此外做好“三重一特”档案征集工作。2013年，区档案馆馆藏档案只有196个全宗、39.60万卷（件），到2018年底，馆藏已有207个全宗、55.1万卷（件），门类包括文书、土地房产、婚姻、户籍迁移等，其中专业档案占馆藏档案总量61%。从2016年起，结合原档案著录规范及新的《归档文件整理规则》，每年对馆藏增量档案按比例进行抽检，发现不合格的即予退回，直到整改合格后再进行接收。同时大力推进存量数据条目质检工程，积极争取财政资金实施条目质检项目，对存量各类目录数据开展全面校对，着力消除著录不准确、不规范等情况，确保馆藏档案数据标准化与规范化。到2018年底，完成案卷级、文件级电子目录数据库建设，馆藏各类档案目录数据394.56万条，档案数字化245.88万件、计1000万页，全文数字化率达90%。

坚持“管”好，强化档案安全管理

规范档案管理流程，凡是接收进馆的档案，都要经过杀毒、消虫、除尘等步骤，再由专人入库上架，并登记入册；每年对已进馆的档案进行虫霉检查，并做好检查记录，一旦发现问题及时采取措施解决。规范档案利用流程，建立并完善了档案查阅利用登记和利用效果登记制度，严格遵照有关规定开展档案查阅利用工作并做好档案出库登记，提供档案借阅要求手续齐全。有序推进档案开放，按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》及国家档案局有关开放鉴定的要求，制定《萧山区档案馆档案开放鉴定暂行办法》，明确开放档案的期限和范围，规范开放档案的审批、利用流程等；在此基础上完成对馆藏开放档案的复审，并依法完成馆藏形成时间为1984年至1988年档案的开放鉴定工作。规范档案统计流程，2009年、2011年、2014年对馆藏档案资料进行了全面清点检查，2013年开展馆藏档案数字化以来，每年都对进出库房的各全宗档案进行逐卷逐页清点检查。提高风险管控意识、增强风险管控能力，制定《萧山区档案馆安全应急预案》，定期开展网络安全、备份恢复和消防安全等各类应急演练，提高应急处置执行能力。

坚持“用”好，提高利用服务成效

围绕“最多跑一次”改革，推进查档事项下沉，通过浙江政务服务网一窗受理平台将馆藏婚姻登记、农村建房、户籍迁移等民生档案查阅下放至镇街，实现群众查档“就近受理、就近取件”。依托浙江档案服务网、浙里办APP、杭州市档案馆馆际协作平台，积极提供网上查档、掌上查档、跨馆查档等服务。为提升服务成效，采取多项便民举措，如编印《萧山区民生档案查阅指南》、推行预约查档，此外还开设绿色通道，为困难群众提供上门送档服务，不断提升群众的满意度和获得感。近年来区档案馆年均查档总量超过2万人次，区市民中心服务窗口多次被评为红旗窗口，并被评为2018年度萧山区“百佳示范文明窗口”。2018年6月4日《中国档案报》头版刊发了《默默兰台绽芳华——杭州市萧山区市民服务中心档案窗口为民服务侧记》，透过5个普通的事例生动展现了档案查阅窗口为民服务的缩影。2014年、2016年区档案局（馆）被评为区级部门综合考评优秀（满意）单位，2017年、2018年被评为区政务服务优胜单位、萧山区“百家示范文明窗口”。立足馆藏资源开展档案编研，先后出版了《萧山抗日战争史话》《萧山名人家世考》《萧山民国档案》等多部编研成果，特别是今年杭州市档案学会公布的15部优秀编研作品中，萧山共有5部获奖，其中《萧山民国档案》荣获一等奖，其他分获二、三等奖。利用馆藏打造宣教阵地，以重要时间节点为契机，举办了《纪念抗日战争胜利70周年——战时萧山丁村周金浩家族档案文献展》《别样的精彩——迎G20峰会媒体资料图片展》等专题展览，以档案元素展现社会记忆，提升档案文化社会影响力；举办了《奔竞不息八千年——萧山历史文化档案展》，充分展示了萧山悠久的历史文化，以及改革开放以来取得的成果。2017年区档案馆先后通过区社会科学普及基地和省级国家综合档案馆爱国主义教育示范基地验收，2019年被评为区第二课堂基地。积极拓展新媒体宣传，与萧山广电合作，通过新闻视频、微信公众号推送档案记忆等形式，提高档案公共服务发布、动态信息和应用的及时性和有效性，不断提升档案公共服务的影响力。