基于PDCA循环的仪器设备动态管理方法探究

陈 瑞

山西农业大学 山西太谷 030800

高校是培养人才和进行科学研究的地方，仪器设备是高校办学的物质基础，其中大型及贵重仪器设备更是评价一所高校办学实力的标志。著名学者施一公教授谈到“中国要创建世界一流大学，不仅要引进一流的教授队伍，还要为他们创造培养人才、进行尖端科学研究的‘软环境’”[1]。这里的“软环境”就包括了重视仪器设备的建设。在一定程度上，仪器设备的管理和使用及运行效益直接决定了教学和科研水平。

仪器设备的项目化管理是指管理部门以仪器设备为管理对象，根据高校设备管理工作的战略目标，运用项目化管理的思路及项目管理的知识、技能、工具等，对仪器设备的全生命周期进行有效的计划、组织、协调和控制的系统管理活动[2]，目的是实现仪器设备的精细化管理，合理分配资源，提高其使用效益。运用项目化的思维方式，采用PDCA循环动态过程管理方法，结合高校仪器设备管理的实际特点，才能对高校仪器设备管理存在的问题有针对性地改进和提高，切实保障全生命周期管理体系的阶段性成果的实现，并使仪器设备管理水平不断提升。

1 PDCA过程动态管理方法

管理学中过程动态管理方法称为PDCA循环方法[2]，是为提高系统质量和管理效益所进行的计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理和改进(Act)等工作的循环过程，它是一个分析问题和解决问题的原则方法，由于其具有广泛的通用性，现已被多个管理领域所采纳[3]。

高校在仪器设备管理过程中，可通过学习PDCA过程动态管理方法来优化各部门各环节的流程步骤，实现对仪器设备的项目化管理。

2 PDCA在学校综合改革任务制订和实现中的运用

从生命周期的角度来看，一个项目可以划分为一系列不同的项目阶段，这些项目阶段构成了项目的全过程，这些阶段连接起来的项目全过程就构成了项目的生命周期[4]。高校仪器设备的管理引入全生命周期管理的理念，旨在将仪器设备的购置论证、招标采购、验收入库、日常使用、维修保养、回收调拨和处置等多个分散的管理阶段重新梳理，统一规划、设计和优化[5,6]。仪器设备管理的全生命周期结构图如图1所示。

图1 全生命周期结构图

2.1 综合改革任务计划阶段(Plan)

我校综合改革任务的制订是完成2016年资产清查后续工作，进一步明晰资产使用的责任主体，清理核实和归类统计固定资产，提高仪器设备利用率。2018—2019学年秋季开学，学校教学科研仪器设备总数26 847台(套)，仪器设备总值38 085.59万元，生均16 763元。其中，20万元以上教学科研仪器设备334台(套)，总值13 833.95万元；主要用于本科教学的20万元以上仪器设备244台(套)，总价值10 559.66万元。

学校共有本科教学实验室70个，实验室房屋使用面积39 875.25平方米，其中专业实验室62个，其他类别实验室8个。

教代会执委会通过的《山西农业大学综合改革方案(草案)》中提到综合改革任务“优化资产管理体制机制”，具体内容为“自主处置已达使用年限、应淘汰报废的资产”。

2.1.1 分析结果 找到困难

此次综合改革任务的制订，是以财政部固定资产清查为契机，针对资产清查的结果，对拟报废仪器设备进行处置。通过资产清查，发现仪器设备管理仍然存在以下困难。

(1)管理制度约束力较弱。仪器设备的管理涉及多个环节，我校现行仪器设备管理办法是多年前制订的，相关办法随学校建设和发展已经不能适用于解决现在的新问题，导致管理办法无法细化到仪器设备全生命周期的各阶段，使得管理办法形同虚设，仪器设备无法物尽其用。如对大型仪器设备的利用率较低、办理调拨借用手续不全、赔偿制度中金额的设置没有落到实处等。

(2)信息技术的运用有待提升。资产清查涉及实验室众多，仪器设备数量庞大，早前仪器设备管理采用系统录入信息和手填固定资产卡片的方式相结合，没有完全实现信息化方式。仪器设备在使用过程中经过实验室调整、存放地点变化、领用人员调动等，各实验室资产管理员大多为兼职，有的只进行了资产卡片的更改，而没有及时录入管理系统，出现账、卡、物不符现象。

(3)不同部门管理系统对接不完善。仪器设备管理从计划购置到报废结束的整个生命周期如图1所示，涉及招标采购管理办公室、实验设备处、计财处、国有资产管理处、人事处、科技处等职能部门。不同部门之间数据的共享及业务的流转是仪器设备全生命周期管理的关键因素。如资产管理系统和财务管理系统未实行实时对接，实物建账和财务报账仍然存在建账时间差的问题[7]；人事系统和资产管理系统未实行数据关联，人事调整变动不能及时传递资产管理员的变化，造成权责不明、推诿扯皮现象时有发生。

2.1.2 针对困难 制订目标计划

(1)细化仪器设备管理办法。为加强学校仪器设备的管理，优化资源配置，提高其使用效益，根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》(教高〔2000〕9号)，结合本校实际情况，实验设备处草拟《山西农业大学仪器设备管理办法》，经学校审核通过发文颁布后，将开始试行。

(2)集中处置待报废的仪器设备，建立定期核查制度。对于资产清查中出现的账物不符、有账无物、有物无账等现象，不管是历史原因造成还是使用不当损坏，归根结底是没有进行有规律的定期核实检查。重采购轻管理的错误观念致使大量的仪器设备闲置。要变被动为主动，积极建立仪器设备的定期核查制度，将资产清查融入仪器设备日常管理工作中，可按月、季度、半年、一年来定期核查，并将核查结果在校园网上公示，提高账物相符率。

(3)健全仪器设备的损坏、丢失赔偿制度。2019年全国高校执行新的《政府会计制度》(教财〔2018〕6号)，要求对资产进行每月折旧。这启示我校可根据仪器设备的损失价值、损失原因和责任大小，对责任人拟处以仪器设备折算损失价值一定百分比率的赔款。损失价值计算方法：损失价值=资产原值×[(额定使用年限—已使用年限)/额定使用年限]，这个公式考虑了不同类别资产的折旧年限，较合理地对仪器设备进行价值评估。

2.2 综合改革任务实施阶段(Do)

2.2.1 建立仪器设备的定期清查机制

在草拟《山西农业大学仪器设备管理办法》中，将对仪器设备的清查工作划分为三个层次：第一层是领用人进行日常清查。登录资产管理系统，对所管辖仪器设备进行查询盘点，如新增或是报损，做到随时清查。第二层是使用单位进行季度清查。对领用人提交的盘点结果进行抽查，抽查结果进行汇总，按季度上报实验设备处。第三层是实验设备处进行年度清查。导出全校盘点Excel格式表格，汇总单位抽查结果，制订核查方案并对核查结果进行公示。

我校教学科研仪器设备报废工作是严格按照《山西省财政厅关于对山西省教育厅及所属单位资产清查结果的批复》(晋财资〔2017〕105号)文件的规定开展的。截至目前，设备处已经收回应淘汰报废仪器设备12 583台(件)，价值4 879万元。资产清查报废仪器设备情况见表1。

表1 资产清查报废仪器设备情况表

具体实施步骤如下。

第一步，根据资产清查的结果，对拟报废仪器设备在完成鉴定、审批程序后，实验设备处统计整理出仪器设备明细清单，并向仪器设备的使用单位发出通知，回收清单中列明的设备实物。

第二步，对各使用单位交回的待报废仪器设备，根据对应的固定资产卡片核实设备编号、名称、价值等信息。逐项清点无误后，由使用单位管理人签字确认，暂放在实验设备处院内，直至收回所有待报废的仪器设备实物。

第三步，向主管单位教育厅提出申请，对拟报废仪器设备进行产权转让，得到批复后，授权山西省产权交易中心股份有限公司协助我校进行资产转让。现已在省产权官网和 E交易电子平台网络媒体发布转让公告。

2.2.2 实现部门间和部门内的信息融通

全生命周期的仪器设备管理理念，将周期中的各种类业务按照用户服务和管理的需求统一管理。这一过程涉及众多利益相关方，每一部门关注的焦点和角度都不同，必然有冲突和隔阂，要消除高校多部门间的门户隔阂和人为分割不同业务所导致的差异[8]。部门间要实现信息融通，招采办、计财处要打通预算经费、资金流向、招标环节的信息共享；部门内的信息融通，在验收建账时打通采购验收流程，做到信息互通。

如农学院采购的实验台，招标采购管理办公室依据《山西省2018-2019年度集中采购目录及采购限额标准》把该物资归类为设备，采购方式为询价；采购结束，设备处在登记建账中依据《高等学校固定资产分类及编码》把实验台归类为家具。但家具的类别，在政府采购中不论金额大小、组织形式均为政府集中，采购方式为定点。针对类似情况，采购部门和建账部门要加强协调沟通，资产分类口径要一致，对特殊物资进行统一界定，减少教师办理业务的时间，更专注科学研究。

2.3 综合改革任务检查阶段(Check)

通过检查发现实施状态的有关信息，将信息与原计划作比较，采取措施进行纠偏，从而保证计划的正常实施。截至2018年12月31日，核减清查报废处置资产后的固定资产汇总情况如图2、图3所示。图2按仪器设备使用方向，行政、教学、科研分别检查汇总了报废、待报废、待修、丢失、其他的数量和金额；图3按资产类型车辆、动物、房屋、家具、设备、文物和陈列品进行核查统计。通过对资产数据分析，汇总各实验室资产现状情况，合理整合，为学校决策提供数据支撑。

图2 按使用方向核减清查报废处置资产后的固定资产情况表

图3 按资产类型核减清查报废处置资产后的固定资产情况表

针对影响综合改革任务实施的关键因素和节点，设置主要控制点管理是行之有效的办法。纵观仪器设备的全生命周期，不同时间点、不同阶段都可进行分析检测。在对资产清查拟报废进行统计的过程中，财务账和实物账数量和总金额合计相符，但按照资产类型分类，对通用设备和专用设备的归类，财务账和实物账不符。如对计算机的检查，通用设备和专用设备均包含，财务账按用途把行政单位购置的归类为通用，把教学单位购置的归类为专用；实物账把计算机统归类为通用设备。为实现资产财务账和实物账分类相符，必须实现资产管理系统与财务系统对接。

2.4 综合改革任务处理与改进阶段(Act)

我校现在的统计数据存在多平台、多入口的特点，有资产管理系统、财务管理系统，各平台数据相互独立，如设备建账，设备处的审核日期和计财处的报账日期不能实现数据共享，导致财务的报账凭证和设备审核日期年度不一致，给统计数据带来很大工作量。资产管理系统与财务系统对接是计提折旧费用的前提。折旧工作的起点是资产账与财务账在总量和类别明细上要统一，固定资产在资产管理部门和财务部门的分类要一致。目前资产管理部门存在两种分类并行，即原有的十六大类和财务的六大类。资产系统每月底给财务系统推送折旧大表，折旧费用的凭证自动生成，因此迫切需要系统对接。

未来，依托学校规划，运用大数据思维，将建立以数据为基础的校园一体化集成式网络平台。届时将实现采购设备信息自动导入验收环节模块；发票扫描上传；报销单留存、交接；教师不用再前来领取发票、现场入账及报账，全部由相关部门工作人员网上办理；发票和报账资料由设备处、计财处传递流转，完成报账。通过一体化平台，避免用户在设备处财务间处往返跑腿，减少中间环节，解决了报账“最后一公里”的难题，加快设备采购执行效率，充分保障了经费执行进度。既解决教师报账难的问题，又缓解了财务报账累的问题。

3 结语

以仪器设备的生命周期管理为主线，运用PDCA循环的过程动态管理方法贯彻整个管理阶段，仪器设备的管理实现计划明确、过程清晰、问题反馈、提高改进的往复循环，每一过程的实施都涉及制度的改进、部门的协调、资料数据的分析等工作，在不断发现和解决问题的循环过程中，实现工作流程公开、透明、有序进行，提高仪器设备管理的水平，更好地为教学科研服务。