浅谈阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程建设档案管理

张 娟

随着知识经济时代的到来，档案管理工作呈现出新的变化，对治淮工程项目档案管理工作提出了更高的要求。近年来，治淮工程建设蓬勃发展，投入的治淮建设资金大幅增加，工程质量要求越来越高，治淮工程档案的管理愈来愈重要，工程竣工验收之前必须进行档案专项验收，档案验收不合格的，工程就不能竣工验收，治淮档案的收集、整理、信息化和规范化意义更加重大，因此做好治淮工程档案的收集与整理势在必行。现以阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程为例，就治淮工程档案收集整理及管理工作中的一些问题进行探讨。

一、治淮工程档案管理的特点和难点

1.建设周期长

治淮工程前期审批需要经过项目建议书、可行性研究报告、实施方案、土地预审、环境影响评价、移民安置、初步设计报批等诸多环节，受国家宏观政策等因素影响多，前期审批工作历时时间长。阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程批复概算总投资40604.56 万元，2008年，国家发改委对该项目的项目建议书进行了批复；2010年3月，国家发改委对该项目的可研报告进行了批复；2010年6月，水利部淮河水利委员会提出项目初步设计审核意见；2010年7月，安徽省发改委对该项目初步设计进行了批复。工程于2010年10月开工建设，2017年7月完成，从开始到竣工整个建设周期历经10年时间。

2.涉及范围广

世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程涉及阜阳市八里河、焦岗湖、西淝河下游3 片洼地，基本情况如下：八里河流域面积479.7km2，总人口38.2万，耕地43.1 万亩；焦岗湖流域面积480 km2，总人口39.3 万，耕地46.7 万亩；西淝河流域面积1621 km2，总人口125.7 万，耕地171.4 万亩。

3.工程建设内容复杂

世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程主要有堤防加固工程、河道与排涝干沟疏浚工程、泵站工程、涵闸工程、桥梁工程等五个方面。

（1）堤防加固工程：加固堤防总长25.66km；（2）河道与排涝干沟疏浚工程：疏浚河道总长38.64km，疏浚排涝干沟总长79.04km；（3）涵闸工程28 座；（4）泵站工程3 座；（5）桥梁工程30 座。

4.参建单位多

参建单位有工程建设管理、勘测设计、施工、监理等，还涉及交通、通讯、消防、市政、电力、生态环境建设等领域。

5.档案要求高

治淮工程建设过程中，工程档案是质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收，以及日常管理中不可代替的重要依据，也是工程建设后，进行运行、维护管理中不可缺少的重要参考资料，对于资料的完整性、准确性、规范性、系统性都有很高的要求。

基于上述特点，治淮工程档案管理还面临着许多亟待解决的难点：档案数量愈加庞大，给日常保管带来困难；治淮工程持续周期时间跨度大，不利于档案资料的系统收集、存储；档案管理信息化应用水平低，不便于档案的提供运用等等。

二、治淮工程档案资料的收集

1.科学确定收集范围

凡是记录和反映阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程全过程，包括从项目提出、可行性研究、勘测设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的，具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的原始记录材料，都属于收集归档保存的范围。主要有前期批文、合同协议、来往文件信函、各类记录、完整图纸、声像档案等等。

2.明确收集工作相关责任

（1）建设单位：首先应制定统一的管理制度和业务规范，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。再者应按归档范围负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件，如项目前期文件、合同、招投标文件、竣工验收文件等。

（2）勘察单位：负责勘察测绘文件的收集汇总，并按合同规定的要求和时限向建设单位移交。

（3）设计单位：负责初步设计、技术设计、施工图设计文件和图纸等的收集汇总，并按合同规定向建设单位移交。

表1 阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程分类及编码表

（4）监理单位：按照规范规定和合同约定，对项目监理活动中形成的文件进行收集、整理，向建设单位移交。应该将设计、施工等单位形成文件的质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位项目文件收集、整理和移交的竣工档案质量情况进行审查，并签署审查意见。

3.设定收集时间

项目文件收集应与项目建设同步进行。为了确保阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程档案资料的齐全、完整、准确，档案收集整理工作基本做到与工程建设同步进行，并给以足够的经费支持，配备电脑、复印机、空调及各类办公设备等，保证了工程档案资料整编工作的顺利进行。

4.保证收集工作顺利开展应采取的管理措施

（1）对项目文件形成、积累进行全过程控制；（2）确定项目文件收集范围；（3）项目文件在办理完毕后应及时收集，并实行预立卷制度。

三、治淮工程档案资料的整理

1.分类依据

分类是档案整理的核心内容，也是整理的第一步，分类是否科学决定档案的整理质量、利用效率，所以分类要清晰，方便检索。阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程档案资料管理工作的主要依据有：水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480 号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）以及安徽省水利厅关于水利基本建设项目档案资料整理的有关规定。

2.分类原则

以阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程所产生的全部文件材料为对象，结合工程实际内容，在遵循文件材料自然形成规律和保持文件材料之间的历史联系原则下，编制档案实体分类方案。各级类目根据阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程的实际情况和档案管理的实际需要来确定，并按照编制要求进行排列。

3.分类方案及档号的标注方法

档案的分类编号应体现概括性、包容性(合理性)、唯一性、相对的稳定性和扩充性。在遵循文件材料自然形成规律和保持文件材料之间的有机联系的原则下，按照合理性、简单性原则，在便于保管和利用的前提下，建立阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程档案。

档号结构分为：项目（工程）号、类别号、案卷号。类别号与案卷号中间“—”连接。

分类编码：阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程档案为一个项目，代码FYSHWD 表示阜阳市世行贷款淮河流域重点平原洼地治理工程。分类方案原则上按综合管理类、施工类、监理类三类进行。详见表1。

为了便于工程档案的管理与提供利用，案卷顺序号采用以每个类别为单位，用阿拉伯数字1、2、3……编制流水号。

为醒目易读和便于区别分类号上下位类的关系及识别分类号与案卷号，在分类号间用间隔号“· ”隔开，在分类号与案卷号间用连接号“-”作为间隔符号。

四、结语

治淮工程建设周期长、投资大，在整个工程建设中，形成的档案数量大、种类多、专业性强。需要参建各方高度重视，紧密结合治淮工程建设实际，健全档案管理制度，建立档案管理网络，加强档案机构队伍建设，配备既懂工程技术又懂档案管理的复合型专职档案管理人员，实现过程控制和全程跟踪有效，切实提升工程建设档案管理工作的整体水平，以最大限度地满足治淮建设发展的要求■