基于ARIS 业务流程模型的岗位说明优化

张琳

（金航数码科技有限责任公司，北京100028）

1 背景介绍

岗位管理是人力资源日常管理很重要的一项工作，以岗定责，岗责适配，是实施岗位设置管理的重要环节，岗位管理涉及企业全体员工的切身利益，是影响企业人才战略实施和落实的核心要素，必须明确规定各类人员的岗位职责。

但在实际工作中由于学科及专业领域不同，工作性质、成果等存在差异，人力资源对业务了解不够，又缺少好的方法和工具，在岗位设置管理中要求制定的岗位说明书，很难形成统一的评价标准，岗位职责往往与实际工作脱节；岗位职责描述不够清晰、明确，不同的岗位工作内容、职责却没有严格区分[1]；岗位职责交叉、重叠、盲区的现象导致工作协作不畅，沟通协调占用大量时间，效率低下；岗位授权不明确，权责不对等，经常出现推诿扯皮现象，不利于培养员工积极性和员工发展。

流程管理利用一定的IT 技术，用科学的方法分析，为更好地开展人力资源岗位管理提供了方法和依据，使岗位管理更加科学规范。建立以业务流程为核心的岗位职责关系模型，将业务运行的需求、规则、权利分配有效传递给岗位，形成与业务流程对应的职责，是提高部门与岗位职责设计质量与针对性，提高管理效果的重要手段[2]。这与流程管理的要求不谋而合：流程中执行组织、决策、协助、执行、检查、考核等功能的“角色”都是企业具体“岗位”来承担的，这就架起了流程管理与岗位管理的桥梁。

2 岗位职责分析方法设计

近年来，随着对流程管理理论认识的不断深入，以及IT 技术的进步和驱动下，流程管理实践和应用得到了新的发展和变化，特别是专业的业务流程管理软件的推广和普及，借助模型设计和数据分析，为流程管理增加了新的管理内容，本文重点介绍利用ARIS 流程管理软件开展岗位设计和优化的方法。

2.1 ARIS 逻辑框架介绍

ARIS 软件是企业构建业务流程管理体系中最常用的软件平台，是国际领先的业务流程管理软件，其逻辑架构如图1所示。它包括五个关联的视图。

图1 ARIS 软件逻辑框架

组织视角：流程中包括谁，在组织视角模型中定义了组织单元、岗位、职责、工作权限、协作关系、任职资格、工作环境、角色对象；

功能视角：哪些功能支持流程执行，主要定义了应用系统、IT 模块及IT 功能对象；

数据视角：流程需要或产生哪些数据，主要定义了文本文档对象；

可交付成果视角：流程可交付成果；

控制视角：如何组合以上视角，主要定义了流程步骤。

2.2 选择建模业务对象

每个视图会定义相关的对象和模型来表达相应的视图信息。表1 列出本文根据设计所需选取的主要的模型对象。通过将企业的管理要素及业务流程模型化表单，可以清晰地展示企业的业务全貌，为达成管理的共识创造条件。

表1 ARIS 视角、模型、对象选择

2.3 设计业务对象逻辑关系元模型

设计关于岗位分析的逻辑元模型，建立ARIS 分析的逻辑关系路径，如图2 所示。每两个不同对象之间的连线关系可以根据需要自定义或沿用ARIS 默认定义的关系。连线关系的定义是为相关要素对象间建立系统联系，相同对象间可以定义多种关联关系，在分析过程中依据不同的定义还可以细分要素之间的关系。

图2 岗位、流程步骤与管理要素的关联元模

在ARIS 数据库中把相关要素定义并建模以后，根据建模后的EPC 流程模型就可以分析匹配相应的岗位信息。理论上如果流程充分细分，最底层级的流程步骤直接与角色对应，角色是由具体的岗位来承担，相应地，角色所承担的能力要求、职责、权限等要素就可以匹配到岗位，后续就可以根据具体管理主题需求输出相应的分析结果。本文选取岗位说明书中常用的主题，如岗位职责、工作权限、协作关系、任职资格等[3]。

3 岗位分析与应用

在完成组织模型、角色模型、信息载体图、应用系统图和流程模型建模后，基于业务流程模型中的步骤进行相关主题的分析。

业务流程模型是集成IT 功能、输入输出文档、业务规则、角色等管理要素的“全息”模型，是分析岗位要素的起点，下面介绍不同主题的分析路径。ARIS 系统有查询分析功能，但不支持自定义主题的分析，此部分功能需要进行二次开发满足相应的分析需求，这里不详细介绍。

3.1 岗位职责的匹配分析

流程中的步骤即代表了一定的业务能力或业务功能，利用角色这个“桥梁”，通过流程步骤-角色-岗位-职责逻辑关系路径，可以分析出该岗位实际业务职责与现有岗位标准中的差异，并指导岗位职责更加精细化，职责不重叠不交叉，依据流程中的要求进行调整和完善，使岗位职责与实际工作都能够匹配，也更好地支撑对员工业绩的考核评价。

3.2 岗位工作权限的匹配分析

工作权限主要从人、财、事三个维度和建议、审核、批准三个层次进行矩阵划分。同样我们需要通过角色来关联岗位和业务权限，具体路径是业务规则-业务功能-角色-岗位-工作权限。通过分析可以更精确地定位每个岗位的权限是否与实际相符，是否存在授权风险以及权限是否与业务相适配，是否存在阻碍业务顺畅执行的不当授权等，一方面为岗位权限提供优化的依据，同时为业务流程的优化提供支持。

3.3 岗位协作关系的匹配分析

流程步骤与角色的连线关系定义了四种：执行（Responsible）、负 责（Accountable）、咨 询（Consulted）、通 知（Informed），简称RACI 模型，通过业务功能-角色-岗位-协作关系逻辑传递，分析在业务运行中岗位所承担的角色与其他角色的协作关系以及在上下游业务流程中的协作关系。一般在分析协作关系时重点分析跨部门之间的协作。公开透明的协作关系有助于减少沟通协调的资源浪费，提升工作效率和团队协作能力。

3.4 岗位与IT 权限的匹配分析

IT 技术的普及虽然带来很大的效率和效益，但IT 运维过程中经常出现功能权限和IT 策略的不适配问题，通过应用系统-IT 模块-IT 功能-流程步骤-角色-岗位的逻辑路径分析，可以比较清晰地确定岗位在哪些系统需要使用哪些功能、开通哪些权限，并将这些功能权限固化在岗位说明书中，为IT运维人员减轻系统运维的工作负担。

3.5 任职资格及工作环境和条件的分析

任职资格、工作环境和条件的分析需要通过全要素的分析，包括流程步骤、IT 功能、文本文档，综合岗位职责、工作权限和协作关系的结果整体判断，这里需要注意的是，任职资格是适配本岗位工作的最低资格要求，而非最高的工作要求，即满足任职资格是最基本的要求。所有在分析任职资格的条件时还需要参考岗位绩效，确定合理的任职资格条件，既能保证业务运行，又不会占用过高的人力成本。

传统的岗位分析方法，如访谈法、调研问卷法、观察法等，主要从外部感性地去认识岗位的能力状况、岗位工作职责等，受人为因素影响较大，而通过流程的精确匹配分析，可以从定性和定量分析岗位能力、工作职责、工作环境、协作机制等因素，全面整体，并且提供信息支持，更加科学，也更具有说服力。

4 结语

本文基于业务流程管理体系建设中的ARIS 软件，设计岗位分析模型和路径，选取岗位管理中比较基础的要素进行分析，充分发掘ARIS 系统数据统一、集成的功能，设计了相应的应用实例，拓展了ARIS 应用范围，为更好地发掘和利用流程模型资产库的价值起到积极示范效果。同时应认识到ARIS 分析有赖于基础信息的准确和建模的规范标准，否则分析结果不准确，也难以指导人力资源实践工作。此外，ARIS 软件只具备业务流程体系建设的设计能力，侧重于静态的展示，而岗位管理不仅包括静态信息，更多的是日常工作中的具体表现，即业务流程执行过程中的绩效监测和分析，这些动态的执行和监控数据为定员和薪酬、绩效奖金的分析和优化提供最直接可靠的依据，这也是本文设计欠缺内容。