对声像资料在线预归档工作模式的创新思考

方军

对声像资料在线预归档工作模式的创新思考

方军

（中国工程物理研究院档案馆，四川 绵阳 621900）

随着现代信息技术的不断发展，照片、视频等记录手段在科研生产、文化建设、行政管理中得到广泛应用，其能直接再现活动的场面、实物和声音，直观还原活动的真实场景，能起到文字记录材料所不能达到的效果。目前，声像资料大多在业务部门、宣传部门或制作部门中产生和保管，甚至有的留存在个人手中，长此以往，没有规范、有效的管理机制，会使大量珍贵、对国家和社会有保存价值的声像资料散落或流失。声像档案是现代社会档案资源体系建设的重要组成部分，社会、单位和个人对其的需求都越来越广泛，其作用也越来越明显，探索并实施声像资料在线预归档工作模式，将会对做好声像档案收集整理和提供利用工作带来积极的促进作用。通过阐述科研院的声像资料管理工作现状，并通过声像档案管理需求分析，提出了声像资料在线预归档的模式思考。

声像资料；预归档；保存价值；利用价值

1 声像资料预归档概述

声像资料预归档是指声像资料正式移交到档案馆之前，按照一定的规范、要求，科学、系统、有序、有意识、有目地进行初步收集整理的工作。声像资料预归档主要由声像资料采集人员或专兼职档案人员完成，需要收集声像资料主体内容及相关文字说明，比如时间、地点、人物、事件、背景、拍摄者等，各要素既要保证齐全完整，还要在内容上体现出精炼和优化。声像资料预归档工作，对于提高基层人员及专兼职档案人员对声像档案收集工作原始性、必要性、及时性、完整性、有效性、系统性等方面的认识，提升声像档案的保存价值和利用价值，提高声像档案的管理水平和服务水平，有着积极的促进作用。

2 声像资料预归档的意义

声像资料预归档工作对于丰富和完善本单位的档案资源体系具有重要意义。声像资料预归档从声像档案管理的源头入手，是加强对声像资料收集、整理的业务指导。通过统一规范标准，拓展接收范围，尽可能将反映本单位概貌、行政管理、科研生产、来访接待、事件事故、项目建设、奖励荣誉等各类声像资料列入预归档范围，特别要覆盖本单位重点工作、重要活动、重大项目建设、重大科研项目等内容，使其成为本单位档案馆藏内容的有机组成部分。

声像资料预归档工作对于促进本单位声像档案的及时归档具有重要意义。预归档工作立足基层业务实际，可以帮助基层人员从各自业务工作出发，去了解归档工作重点，掌握基础的归档工作方式和方法，将本单位日常工作中形成的科技、管理等各类声像资料在源头上纳入预归档收集范围，及时、完整地保留住本单位科研、管理等活动的真实记录，为后续档案保管和利用提供重要的凭证和依据。

声像资料预归档工作对于增强本单位声像档案的科学管理具有重要意义。一个单位保管的档案能反映出本单位发展历史的基本面貌，档案收集完整、准确，能够保证本单位科研生产、管理等各项活动正常进行；档案整理规范、系统，能够保持档案内在联系，便于管理，便于利用；档案保管安全、条理，可以最大限度地延长档案的寿命。预归档工作是将声像档案归档工作提前到声像资料的形成阶段，对设计、优化、完善档案收集、整理、保管工作流程，促进档案的完整性、规范性和安全性，提升档案工作质量有积极的作用。

声像资料预归档工作对于增强单位全体职工的档案意识，尤其在帮助基层人员增强声像档案的收集意识方面具有重要意义。声像档案资源在基层，收集工作也在基层，开展预归档工作就是要与基层工作同布置、同实施，向基层人员普及声像档案工作知识，指导基层人员开展声像档案工作实践，帮助基层人员直接参与到声像档案收集工作中，为基层创建声像资料预归档工作条件，营造良好的档案工作环境。

声像档案作为一种特殊介质的档案与纸质档案、实物档案，相互依存、互为补充、相互印证，彼此间联系密切，其所承载的原始记录性和使用方式又是纸质和实物载体档案所不能替代的。正是基于声像档案的特殊性，开展声像资料预归档工作可以促进档案收集归档工作的完整、及时和有效。尤其是进入使用音、视频媒体记录和表现历史极其便利的时代后，如何更快捷有效地开展声像档案归档工作，对于更大限度地发挥声像档案的利用价值有着非常重要的意义。

3 目前声像档案归档面临的困难

3.1 声像档案受重视程度明显不足

很长一段时间以来，由于受人员、设备、储存环境等条件限制，各科研单位形成的声像档案有限，管理部门更重视与科研生产中心工作关系紧密的文件、合同、图纸等上级来文、红头文件，注重文书档案和科技档案的收集整理利用，声像档案的收集基本处于被动接收的状态。声像档案的产生和收集基本未纳入档案管理部门年度计划，导致声像档案的形成既没有程序化管理，也缺乏对科研生产提供必要的支撑，加之内容不够完整、齐全，降低了各单位对声像档案的需求引力，周而复始、恶性循环，也就越来越难以引起相关部门的重视。

3.2 档案管理部门被弱化

档案管理部门受限于管理地位上的弱势，较少参与单位顶层设计及总体规划，导致档案产生与收集工作缺乏必然联系，造成很多有价值的档案遗失。随着信息技术的发展，各单位重要会议、重要活动或重要工程等，除了产生文字记录、科技图纸等，还可能产生工作照片、录音磁带、录像磁带等，它们以不同形式存在，成为事件的原始记录，相互印证，可以构成一套的完整档案记录。但由于声像档案形成的即时性和档案部门管理地位弱化形成的矛盾，声像档案总是处于被动的接收状态。档案部门工作介入滞后于管理过程，就很难提出有效的归档计划和要求，很多重要的声像档案等到档案人员去催要或者档案馆去征集，也只能是“亡羊补牢”了。

3.3 基层人员归档意识不强

基层人员归档意识不强，对声像档案的重要性认识不够，对声像资料管理和处置较随意，容易造成声像档案的失控或流失。很多声像档案的形成部门，对什么是声像档案、哪些声像资料需要归档并没有明确的认知，归档与不归档没有明确的工作规划做指导，缺少行政约束力。很多基层人员存在认识上的盲区，有的认为声像资料采集结束后任务就完成了，没有归档保存的意识；有的误以为谁拍的声像资料就归谁，送往报刊、网站发表后，怎么处理属于个人行为；还有的仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像资料长期在个人或部门内部保存，不愿意移交。部门和个人在认识上的偏差导致很珍贵的声像资料由于没有及时归档而失去了应有的保存价值和利用价值。

3.4 声像档案归档方式仍比较传统

声像档案归档方式仍比较传统，信息化程度不高，导致基层人员对归档工作不积极，主动性不强。现在信息技术手段日新月异，基层单位记录和收集科研生产和工作中发生的有价值的图片或视频资料的方式也是多样化的，大多以数字声像档案为主。如果仍采取传统的纸质、光盘、磁盘等实物载体的移交方式，不仅及时性不够，且在数据容量上也不能完全适应现代声像的归档需求。尤其是在科研院所，刻录光盘或大数据摆渡还需要严格的保密审查审批制度，形成实物载体周期较长，移交文档时还需填写声像资料携带的元数据信息，多方面客观因素都容易造成基层人员持有畏难情绪，加之声像档案的归档计划性不强，导致了声像档案归档率大大低于传统纸质载体档案的现象。

4 开展声像资料在线预归档的工作思路

4.1 加强声像档案社会利用价值的宣传

档案部门要主动作为，编制优质的声像档案编研成果，并通过对这些成果的宣传和展示，积极争取领导的重视。比如围绕中物院建院周年庆，中国第一颗原子弹、氢弹爆炸成功等重大纪念活动，讲好档案故事；回顾中物院事业发展史上的闪光印记，编制档案日历“中物院历史上的今天”；配合科研团队优秀成果，编制有影响力的科技成果片；举办“不忘初心、牢记使命”“中物院记忆”主题档案图片展等，使各级领导充分认识到声像档案作为现代档案资源体系的重要组成部分，在记录事业发展、再现历史原貌、创新管理方式、服务文化强国等方面具有的不可替代的地位和作用。积极争取本单位在人、财、物等各方面必要的支持，为档案事业发展创造条件，才能使声像档案管理在优化档案管理方式、向社会开放档案信息、提高档案利用效率等方面发挥积极作用。

4.2 联合基层单位共同开展声像资料收集工作

应共建声像资源库，共享信息资源建设成果。声像资料预归档工作以丰富馆藏为基础、服务利用为目的，大量资料的原始积累必不可少。基层单位的科研和管理人员最了解各项科研活动和重大管理事项的有关情况，只有把声像资料预归档工作延伸到基层一线，让更多的基层人员参与到采集工作中，才能够保障更多的声像资料在源头上得到收集，所以档案部门应当主动联手基层单位开展各类声像资料的收集归档工作。档案部门还要通过建立联合机制，充分发挥基层部门及专兼职档案人员的作用，推动声像资料的收集和预归档工作在基层完成。专业档案人员后续对收集到的预归档资料再进行分类、整理，两步走才能够有效提升声像档案归档工作效率。

4.3 统一声像资料预归档工作标准

任何工作的开展都需要强化标准化建设才能更好地发挥价值，所以，在对声像资料进行预归档时，就必须以声像档案的标准进行格式及内容描述的统一，为建立一个数据互通共享的交流平台创造条件。存档照片，建议采用TIFF存储格式，可以存储彩色、灰度、二值图像。对于视频图像的数据格式，建议采用MPEG系列标准，可直接用于播放、编辑等不同的用途。对于音频文件，建议采用WAV格式存储。对于数据库，要建立著录、检索、利用的标准，比如是否包含案卷号、文件号、照片号、题名、摄影者以及拍摄时间等基本要素，确定声像资料利用的最小单位，以确保资源共享和交换格式的一致性。统一标准形成的数字档案还具有保存寿命长、易复制、传输性能好、易处理、易加密等特点，有利于与其他系统融合开发，方便嵌入其他系统调取和使用，有利于改变声像档案的管理方式和利用方式。

4.4 开发声像资料预归档管理工作平台

采取以基层科研和行政管理部门为初步归档部门的分步归档方式，将声像资料采集管理、收集管理和预归档管理整合成一个前后贯通的管理工作流程，能够满足声像采集人员、预归档部门、档案部门三级管理应用。声像资料预归档管理工作平台如图1所示。

图1 声像资料预归档管理工作平台

通过积极引入VR人脸识别技术，高效、自动识别到声像资料中人员特征，给出相关符合度信息，辅助声像资料采集著录工作；采用EDIUS Pro非线性编辑技术，提供兼容不同制式、格式、长宽比的声像资料在线编辑功能；利用流媒体（Streaming Media）点播技术来实现声像资源的实时播放和共享利用。预归档管理工作平台还要通过专业档案管理软件系统，按不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，形成一个有序、完整的信息空间，实现声像资料信息的科学管理。平台还要与单位的PDM、ERP、CAPP、CAE等系统建立接口，完成数据的实时动态管理，保证记录信息的即时性、准确性、一致性和共享性，实现无缝连接、数据共享。

4.5 为基层人员和兼职档案人员提供智能化、易于操作的在线引导式服务

声像资料的预归档工作主要需要基层人员完成资料收集、整理归档两项工作，资料收集时需要填写必要的档案主体内容文字说明，比如时间、地点、人物、事件及背景等基本信息，有些相关联的声像资料内容通过上述说明就能明白，不必一一注明，只要注明不同点即可。能够通过计算机自动捕获声像资料的元数据信息，尽量减少人工操作。整理归档，把帮助服务嵌入管理流程，方便基层人员按照引导式的工作步骤，完成声像资料内容的填写、上传、入库及流程审查工作。只有不断提高预归档工作的自动化程度，才能从根本上降低管理人员和兼职档案人员的工作量，有效地提升预归档工作的效率，促进基层声像资料的及时、完整归档。

5 结束语

当前以互联网、数字技术为基础的声像档案载体的数字特征更为明显，对实物载体的依赖性越来越低，对互联网的“云”储存网络空间依赖度增强。因此，声像档案的归档方式随着信息化技术的推广应用，也应有适应性的转变。声像资料预归档是增强声像档案管理科学化的重要内容，是提高声像档案收集整理效率的必要手段。需要充分利用当前信息技术的先进手段，树立强烈的超前意识和发展意识，开创声像档案归档管理的新方式，主动构筑声像档案管理工作的新框架，与时代同频共振。

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.19.033

2095－6835（2019）19－0082－03

〔编辑：张思楠〕