毕业生档案弃档风险及预警管理

姚佳均

摘 要：大学毕业生档案记载着大学生在校期间各个方面的基本情况，是用人单位全面了解大学生的重要依据。但是，现在大学生毕业生弃档的问题非常严重，这不利于我国各项相关工作的开展。本文围绕毕业生档案弃档风险和预警管理展开分析。

关键词：毕业生档案；弃档风险；预警管理

1 大学毕业生档案的作用分析

1.1 大学毕业生档案是毕业生的重要材料和凭证

从毕业生自身分析，毕业生档案是其就业之后从事众多活动不可或缺的凭证。毕业生工作之后的转正定级、职务晋升、保险缴纳以及研究生考试等等都需要档案给予相关信息，发挥其重要的凭证作用。从国家、社会方面进行分析，毕业生档案是国家和组织甄选人才的重要依据之一。面对企事业单位的招聘、公务员的录取等工作，调查档案必然是要开展的一项考查环节，假如在考查的过程中发现毕业生档案材料存在漏洞甚至是直接丢失，国家相关机关和用人单位是有权拒绝接收该毕业生的，直接会对毕业生的就业造成限制。

1.2 大学毕业生档案是用人单位深层次了解毕业生的重要性依据

首先，通过大学毕业生档案，用人单位能够及时全面地掌握毕业生的基本情况。通过大学毕业生档案，我们可以看到此毕业生的学历、学习成绩、实习经历以及工作经历等等，更为重要的是还能了解到大学毕业生的思想状况以及道德素质，情况反映的较为全面。如果一个用人单位想要对毕业生的情况尽快掌握，选择查阅毕业生的档案是最为快捷的途径。另外，通过查阅毕业生的档案还可以帮助用人单位合理配置人才资源。通常而言，大学毕业生档案所反映的员工状态和信息是更为客观、真实的。这可以为各级组织和部门制定合理的人力资源战略提供有效的依据。通过对档案的查阅，帮助用人单位及时发现人才、选拔人才、分配人才，将人的能力发挥到最大。

2 大学毕业生弃档的风险源

2.1 从国家方面入手分析，随着弃档现象的不断增加，构建和谐社会的步伐会受到影响

在新的历史时期，大学生就业工作和整个国家的稳定密切相关，怎样以合理的方式最大限度地保障毕业生的权利，促使大学生更好就业是现在政府和社会共同关注的焦点和重点问题。随着弃档问题的出现和不断蔓延，在一定程度上反映了中国现有就业保障体制中存在漏洞，从长远角度分析，这不利于学生未来生活和工作的发展。

2.2 从个人角度入手分析，弃档可以影响到自身工龄计算、转正等工作的开展

根据现有的政策，应届毕业生即使没有找到工作，但是只要将档案转入人才市场做人事代理就可以了，在人事代理的这段时间工龄计算、转正、调资等事宜都是可以正常办理的。许多毕业生因为对这个政策了解不够，所以在就业之后没有在第一时间办理人事代理等相关手续，限制了自身工龄、养老保险缴费年限等的认定，造成了很大的损失。

2.3 从社会层面进行分析，弃档者的失信导致档案管理部门承担着高额的管理成本

随着弃档、死档现象的增加，导致人社局的档案管理部门承担着大量的人力、财力和精力开展管理工作，目前已经苦不堪言，但是这种恶劣的情况却还在继续。根据有关规定，人社局档案管理部门只要接收到档案，即使本人没有办理相关的手续，该部门还是要先开展管理工作，不能将档案退回或者是销毁。因此，许多大学生在质疑档案管理部门为什么收费过高的问题时要多从自身找原因。

3 毕业生档案风险预警管理对策

3.1 人社局档案管理部门应该坚持规范管理的原则，灵活收取相关的费用

对于存在大量弃档现象的地区，此地区的人才市场档案管理部门一定要对现有的档案进行规范性管理，并且还要及时和当事人联系，与此同时，对于部门所保管的弃档、死档等都要妥善安置。另外，结合当地的实际情况看选择降低管理费用或者是不收管理费用的方式能够将弃档问题的蔓延速度降下来。比如，现在已经有一些省市开始尝试着对应届生不收档案保管费，这是值得各个地区学习和借鉴的。除此之外，为了更加有效地解决大量弃档问题引起的无法收取保管费用的问题，我们可以尝试着将收费的环节提前，换句话说，在学生毕业之前由学生代为签人事代理合同并且收取相关的费用。

3.2 对现有的档案管理模式进行改革，重新树立人事档案形象

通过分析现有的大量弃档现象，从深层次进行挖掘，我们国家相关的人事制度和档案制度肯定都存在各种各样的问题。人事档案面对新的形势下人事制度改革的特点该怎样适应，对现有的档案管理模式进行改革，是值得我们不断深究的。具体来讲，可以从以下几个方面着手改革：首先，不断强化人事档案在用人环节上的作用，现在我们实行的用人程序是先签约再调档，但是却导致出现档案可调档或者是不调档的现象，模棱两可让人无所适从。对于这种问题，各个用人单位在用人时一定要坚持调档之后再签约，调档审查优先于签约阶段，之前出现的无档调档或者是重新建档的方式都是必须要避免的；其次，个人在交纳社会保险或者落户的时候，必须由档案管理部门出具人事代理合同，这样可以帮助我们增加档案在个人活动中的约束力；第三，和全国各个高校的招生电子档案结合起来，建立起流动性且透明度高的个人电子档案账户，并且要加入诚信记录，邀请个人参与更新、监督其中的信息。

3.3 社会、高校等相关职能部门要加大对毕业生档案相关政策宣传的力度

想要从根本上解决弃档问题还是要从提升毕业生档案意识方面下功夫，以政策宣传的方式可以帮助我们达到此效果。关于档案的作用、各类人事代理的相關政策都是我们要进行政策宣传的主要内容。政策宣传的主体是高校和相关的人社局档案管理部门。宣传的对象可以锁定各大高校毕业生，将其作为宣传的主体对象，而在校生是关键被宣传对象。宣传的方式是比较多的，尤其随着互联网和计算机技术的推广与普及，有效增加了我们的宣传方式。现在比较容易被学生接受的载体包括网络、宣传单以及微博等等。

3.4 建立全国联网，省、市、县、学校多方共同参与的毕业生档案查询综合系统

通过观察我们发现，在弃档的一些毕业生中，很大一部分学生是因为毕业多年之后，不知道自己的档案现在处于什么地方进行保管，并且找不到合适的渠道进行查找。面对这个问题，我们应该进一步升级毕业生档案网上查询系统，毕业生只要输入相关的信息，就可以准确地知道自己档案现在的处理情况，一方面满足毕业生随时可以查找到自己档案取向的要求，另一方面还大大降低了档案管理人员的工作量。所以，现在我们可以尝试建立全国联网，省、市、县、学校多方共同参与的毕业生档案查询综合系统，尽可能避免毕业生弃档问题的发生。

参考文献：

[1]刘琴.浅析弃档成因[J].档案学通讯，2004（1）.

[2]李清，周宇.毕业生档案管理Web应用系统的探索[J].档案与建设，2007（9）.

[3]周海松.高校毕业生档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2012（04）.