浅议在企业内部信息沟通机制的建设对PDCA循环发展模式的意义

于海洋

关键词：企业内部信息沟通机制 PDCA循环

一、引言

近年来，行业在推动高质量发展进程中，以信息化支撑和服务企业经营管理需要， 深入挖掘卷烟营销、专卖、物流、政务等各项业务与“互联网+”、大数据分析、人工智能等创新技术深度融合的精益管理体制，有效提升企业经营网络化、管理高效化、服务便捷化水平，为企业高质量发展提供更好的技术保障。但在推动信息沟通传递、落实执行、结果反馈方面闭环效果不佳，工作中存在“上热中温下凉”逐级递减现象。基于此项问题，笔者结合工作实际，以PDCA循环发展模式为依托，从管理角度对信息化体系建设进行一些思考。

二、PDCA循环发展模式的基本内涵

PDCA循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明循环。全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环。PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）。在质量管理活动中，要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。

三、企业内部信息沟通机制现状

一是结果运用与计划环节贴合度不高。现如今阶段性工作开展成果汇报，多以文件报告样式呈现。受员工素质、沟通机制、信息时效性等多方面因素影响，工作开展结果在形成反馈意见过程中，存在1.反馈方式流于形式。针对面广量大的反馈结果，现有反馈报告形式传统、套化，缺少具有代表性问题的针对性反馈与深度挖掘;2.反馈内容大而化之。由于传统观念影响，工作汇报总结往往成绩大于问题，问题短板稍稍带过，为上层设计带来难度，难以促进工作水平高效提升。3.反馈人员一知半解。由于缺少对工作阶段性的集体讨论与研究，反馈人员容易从个人角度出发，未能深层次了解工作落实真实情况，以至工作亮点找不清、问题短板找不准。以结果为导向的顶层设计效果未能实现最大化。

二是现行信息与往期信息整合度不高。由于部门独立性，且各业务部门存在自己的经营任务与目标，往往不愿意让业务骨干在资源整合上花费大量时间，在一定程度上导致信息整合不能全面反映业务需求、活动效率低、决策慢，以至工作推动力不足。加之信息人员结构不稳定与岗位调动变化等因素，各部门在信息整合工作中，缺少横纵两项间信息流通和共享，各类信息资源零散化、阶段性工作信息脱节、历史工作成果参考度不高，各类工作信息无法发挥出参考指导的最佳效果。

三是未能形成整体共享信息机制。基层信息员队伍网络不健全，信息人才相对匮乏，各部门缺少信息工作负责人。存在工作信息采集力度不大，效率不高，整合不深，参考度低的问题。以至在考察信息化所支撑的业务工作中，暴露出业务条块间存在断层、执行效率出现瓶颈、工作成果无法精准、快速响应工作需要的信息系统闭塞性缺陷。

四、解决路径探析

一是端正思想，提高认识。从“讲政治、讲大局”高度出发，提高全员对信息报送工作的认识，把做好信息工作传递与整合作为顾全大局、守纪律的重要体现，坚决摒弃各种错误与模糊认识，在工作开展过程中做到高度重视、认真负责。

二是建立合理化建议机制。从格式、方式、语言方面着手，确定一套企业内部沟通规范，避免信息差别。构建制度化、规范化的企业内部溝通渠道，使广大员工与管理者能保持实质性沟通，达到参与管理、下情上达、意见公开的目的。

三是建立部门信息沟通平台。明确各部门信息专员，成立机关、营销、专卖三部门的信息协作小组，明晰专职于信息收集、整理、汇报的工作职责，建立以会议制度与政务信息报送为平台的沟通渠道，确定以PDCA循环为指导的工作程序。促进三大机构信息小组在：P计划环节中，对企业管理沟通活动进行计划、组织、实施和控制，为各部门和企业的战略制定者提供相关的决策资料;D执行环节中，对计划方案进行双向沟通，促进工作计划目的明晰，执行落实到地;C：根据工作实际，定期或不定期对工作落实情况进行沟通，并对信息沟通的效果进行评估与总结;A：汇总工作成果，罗列成绩与不足，并提出进一步改进沟通效果的对策建议，让管理者掌握到真实的工作进展情况，促进工作更高质量的完成与完善。