大型国企推广移动办公的可行性分析

张南

摘   要：近年来，信息技术、移动互联网技术、人工智能技术等开始在生产生活中得到广泛推广，特别是在企业的办公系统中，信息化办公、移动办公已经成为未来企业发展的重要方向。对于大型国企而言，移动办公在提升办公效率、促进远程协作方面具有不可比拟的优势。文章首先分析了我国大型国企的办公现状与问题，随后对大型国企推广移动办公进行了必要性与可行性分析，最后，从3个方面提出了大型国企推广移动办公的具体对策，以期推动大型国企办公水平的不断提升。

关键词：大型国企;移动办公;信息化技术

1    大型國企的办公现状与问题

1.1  大型国企的办公现状

大型国企主要是指国家控股的公有制企业，主要控制着国家社会经济发展的重要行业，如交通、通信、工矿等行业。大型国企的体量巨大、内部管理机制复杂，办公系统的层级繁多、效率低下，因而对办公系统有着很高的要求，一方面要求办公的质量与效率，另一方面也对办公的协作性有更高的需求。这不仅要求办公队伍的专业性以及办公管理机制的科学性，更需要建立科学、高效的办公支持系统，伴随着信息时代的发展，大型国企也纷纷建立起完善的信息化办公系统。

在信息化改革的大旗下，国企开始了由传统的纸质办公向无纸化办公的转变，各类数据资料、审批文件开始了信息化改制，这一过程虽然遇到了一定阻碍，但是也获得了显著效果。伴随着公文处理系统、督办系统、合同系统、制度系统、财务系统等信息化办公系统的建立与应用，大型国企的办公效率得到显著提高，臃肿的国企也开始进入了快捷化发展的道路。

1.2  大型国企的办公问题

信息化办公系统的推广取得了一定效果，但是当前大型国企的办公中仍然暴露出诸多问题。首先，现有很多大型国企尚未建立适应需求的应用体系，应用的办公业务信息系统只覆盖部分功能，如公文、督办、合同等办公业务，而会议通知、盖章申请、请假申请等事项还无法实现完全的信息化，整体办公效率仍然较为低下。其次，当前大型国企信息化办公系统的孤岛现象较为严重，整体的协同水平较低，特别是对于大型国企而言，需要不同部门之间、上下级单位之间进行多方面的协同作业，这一功能显然是传统的信息办公系统实现不了的。再次，对于移动应用的重视程度不高，与PC端办公系统相比，大型国企对手机、平板电脑等移动互联网平台的开发应用较为落后。另外，当前大型国企的信息化办公还存在一定的安全风险，互联网办公在带来便利的同时，也带来了层出不穷的信息泄露问题，仅近年来就有不下十起全球知名企业爆出数据信息、用户隐私等信息泄露的事件，这也是当前办公系统中存在的一大问题。

2    大型国企推广移动办公的必要性与可行性分析

2.1  大型国企推广移动办公的必要性分析

对于大型国企当前办公系统中存在的问题，移动办公恰恰能够较好地解决。与传统办公系统相比，移动办公主要具有以下几大优势：（1）高效快捷，移动办公有助于加快公文流转，实现办公审批流程的高效运转、任务的快速安排与通知的及时传达等，从而提高办公的整体运作效率。（2）使用方便，能够解决当前国企办公中的孤岛问题，传统办公是基于PC端建立起来的，受时空影响较大，很多工作只能在限定的场景和时间下完成。移动办公恰好弥补了这一不足，其基于移动终端，使员工能在任何时间、地点进行办公，办公效率得到显著提升。另外，还能够促进工作上的远程协作、信息互通、资源合理利用，同时还能处理一些紧急事务。（3）功能强大，移动办公不仅继承了传统IT应用成熟和业务内容丰富的特点，还具备灵活的应用与开发定制的特点，数据的安全也能得到有效的保障。

2.2  大型国企推广移动办公的可行性分析

智能手机、平台电脑等移动互联网平台的快速普及推动了移动信息技术的迅猛发展，大众的衣食住行仅靠一部简单的智能手机就可以得到满足，移动互联网技术的发展也为大型国企移动办公的推广提供了可能。对于大型国企而言，普遍已经建立起较为完善的互联网信息系统，并拥有公文、合同、财务等基础的办公系统，这也为移动办公系统的建立与推广提供了硬件基础，只需要将PC端的系统应用转化为移动应用，并对相应的办公流程进行升级优化，将办公系统延伸到移动互联网平台，就可以实现移动办公系统的基本功能，这也为移动办公的推广提供了可能。

3    大型国企推广移动办公的对策

3.1  建立科学的移动办公管理制度

要想在大型国企推广移动办公，领导层首先应提高认识，将移动办公作为企业未来发展的重要基础支持，以此为基础建立科学的移动办公管理制度。根据当前我国大型国企的发展现状，可以采用两步走的发展策略，第一步整合现有信息资源，对企业的硬件设备与信息系统进行统一整合与规划。二是移动端转移，将现有办公系统向移动系统端升级转移，将市场管理、营销管理、人力资源、设备管理等内务体系都逐步纳入移动办公系统中，最终建立起深度融合、各方协同的移动办公管理制度体系。

3.2  构建完善的移动办公网络系统

移动办公系统是一个复杂的公务管理系统，既需要完善的管理制度作为保障，还需要有科学的办公网络系统作为硬件保障。针对大型国企的办公特点，应建立如图1所示的移动办公网络系统。

在该系统中，员工可以在PC端与移动互联网端同时访问办公系统，员工可以通过智能手机、平板电脑等移动设备完成大部分的公务事项，也可以借助移动端参加电视会议，从而真正实现随时随地办公。需要注意，对于大型国企而言，移动办公系统对信息安全的要求也很高，必须重视办公网络的防火墙建设，根据员工层级设置访问权限，对关键信息进行加密保护，防止内部数据的泄露。

3.3  多方面入手规避安全风险

移动办公的推广也带来了一定的信息安全风险，要想加快移动办公的推广，就必须多方面入手规避安全风险。首先，在服务部署模式方面，应建立封闭的移动办公系统，保证企业数据信息安全。其次，应加强身份认证，建立包括用户账号登录、用户组织体系、用户权限在内的三重认证系统，为移动信息安全提供多重保障。另外，还应做好数据加密防护，升级传统的端到端加密技术，有效规避信息泄露风险。最后，还应引入其他安全防护技术，如大数据安全态势感知，通过防截图、防录屏等手段来避免用户个体的数据泄露，提升移动办公的整体安全性能。

4    结语

近年来，科学技术的发展也带来了企业办公系统的发展革命，移动互联网时代推动了移动办公的出现。在信息化发展的背景下，很多企业逐步建立起包括公文处理系统、督办系统、合同系统、制度系统、财务系统在内的办公系统，但是仍然存在信息系统数量少、协同水平较低、对移动应用重视程度不高等问题。对于大型国企而言，移动办公具有使用方便、高效快捷、功能强大等优势，这些恰好可以解决大型国企办公中存在的问题。要想推动大型国企移动办公的普及应用，就必须建立科学的移动办公管理制度、构建完善的移动办公网络系统、多方面入手规避安全风险，推动大型国企办公质量与效率的不断提升。

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