浅论电子文件档案化管理的新思维

霍惠芳

摘要：随着我国信息技术的不断发展，当前已经进入了信息化时代，这样的时代背景之下，计算机成为了人类最为得力的助手之一，在电子文件档案化管理方面计算机也发挥了其不可替代的作用，office以及WPS的诞生更是让人们的办公效率有所提高，电子文件档案化管理也在不断发展中越来越完善。本文对什么是电子文件档案化管理、电子文件档案化管理的新思维以及电子文件档案化管理的应用前景等三个方面进行了阐述，为电子文件档案化管理提供参考。

关键词：电子文件;档案化管理;新思维

一、什么是电子文件档案化管理

信息化时代的到来让人们的工作和生活越来越便利，为此，文件档案化管理也不再满足于传统的工作模式，电子文件档案化管理就在各方面的促进下诞生了。由于电子文件档案化管理的方式操作简单，并且与传统的文件管理模式相比更加节约人力物力，也符合了现代信息社会的发展需求，所以电子文件档案化管理很快就被社会各界所接受并广泛应用，让我国的档案管理变得规范以及便捷了起来。

二、电子文件档案化管理的新思维

第一，电子文件档案化管理是一种与传统的档案管理模式完全不同的工作，所以相关工作人员在进行电子文件档案化管理之前一定要对此项工作有一个透彻的了解，这样才能够保障电子文件档案化管理工作可以继续进行下去。电子文件档案化管理工作这要分为三大步骤：1、工作人员需要对文件进行分类，然后上传到计算机的文件管理器当中;2、相关工作人员要将上传到计算机里面的文件及时地保存下来;3、由于文件的种类很多，相关工作人员应该在计算机当中将不同的文件通过种类来进行分化，然后将分好类的电子文件保存在各部门的档案管理部门。这就是电子文件档案化管理的一套过程，从这里我们可以看出电子文件档案化管理与传统的档案管理模式最大的区别就在于文件不再是纸质版的了，这样一来文件的保存就不存在外界因素导致的不方便了。

第二，计算机会将相关工作人员上传的文件标明日期以及大小，所以相关工作人员在分类的时候就多了一项分类的依据，相关工作人员可以把文件通过时间的先后顺序进行分类，而且还能在计算机中进行备份，这样做有利于日后对文件的浏览方便，并且备份这项措施可以防止文件的丢失。

第三，虽然电子文件档案化管理非常方便，但是信息技術本身就很容易存在漏洞，我国的网络安全也是一项影响电子文件档案化管理工作的安全性的因素，所以相关工作人员需要对电子文件档案进行加密处理，只有通过密钥才可以对文件进行浏览和修改，不给动机不良之人可乘之机，也避免文件信息泄露给单位部门造成的麻烦，尤其是比较重要的文件，此类文件不仅需要加密，而且加密的手段也要运用最高规格，保障文件的绝对安全性。

第四，将文档上传到计算机当中并且加了密之后不代表相关工作人员就可以不用关注这些文档了，相关工作人员要定期地对文件进行检查，尤其是计算机是否存在病毒方面，一旦发现计算机病毒，相关工作人员要对其立刻进行查杀，保障计算机的安全是电子文件档案化管理的最重要的基础，也是让电子文件档案化管理发展得更好的途径之一。

三、电子文件档案化管理的应用前景

第一，信息化是这个时代赋予文档管理的一个使命，所以电子文件档案化管理是顺应了时代的趋势才诞生的一项新的档案管理手段，相关工作人员通过利用计算机对文件档案进行分类保存之后，会让日后对文件档案的检索变得容易起来，与传统的纸质版文件相比，电子版文件档案更容易查找，并且纸质版文件档案在翻阅的过程中有可能会对文件造成损坏，而电子版则不会，并且档案资源数据库的探索建设， 档案网站的创新开发等都是让电子文件档案化管理更加规范化的手段。

第二，相关工作人员对电子文件档案化管理进行不断的完善与发展，这样的做法可以让文档管理体系更加的成熟，由于我国信息技术的发展，文件档案化管理也必须跟上时代的脚步，并且要具备规范化的管理。

第三，由于我国各方面的发展都十分的迅速，所以导致文件档案的数量越来越多，所以电子文件档案化管理也是为了满足这个问题而产生的，笔者认为，电子文件档案化管理最大的优点就在于其具备着资源共享功能，这种功能也正是电子文件档案化管理的意义所在。

第四，电子文件档案化管理是推动信息技术应用纵深发展的重要一环。文件档案以电子版的形式呈现在每个人面前本身就是我国信息技术以及数字化技术发展到一定阶段的表现，就比如通过对数字档案馆的建立我们就可以看出来现代科技对传统的文件档案管理所产生的有利影响，本文一直在强调的信息化时代的大势所趋其中就包括各种数字化手段的诞生，数字档案馆的建设其实就是传统文件档案管理与电子文件档案化管理的有机结合体，符合时代的要求，相信还会得到更好的发展。

四、结语

综上所述，不难看出信息时代对我国的电子文件档案化管理提供了及其便利的条件，这样做要比传统的文档管理工作操作方便也更能够保障文档的安全，满足了现代社会对电子文件档案化管理的要求，符合现代化管理的理念，电子文件档案化管理是我国档案管理工作迈向数字信息化的重要一步，相信在日后的发展过程中电子文件档案化管理工作会越来越好，从而带动我国的信息技术发展的更加蒸蒸日上。

参考文献

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