浅谈企业档案数字化管理的应用

张琳

摘 要：随着经济信息的不断发展，数字化管理模式已经开始应用于企业的档案管理。电子信息和计算机技术的发展使越来越多的企业实现了档案的数字化管理。它对企业的生产经营起到了一定的辅助作用。该技术的发展不仅有利于数字化管理会计，还有助于优化金融环境，大规模简化数字化管理会计的速度和过程。从而加快数字化管理决策的速度，最大限度地提高企业财产的安全性，有必要加强该技术下的数字化管理制度。但是，在当前中国企业信息管理的发展环境中存在着许多数字化管理问题。并提出相应的对策，为进一步加强企业数字化管理提供了发展思路。

关键词：信息管理;数字化管理;问题;对策

一、数字化管理概述

在数字化管理时代，企业管理的数字载体已从传统纸质转变为数字化网络。数字化管理是企业有效利用人力，物力和财力等资源，实现业务目标，通过适当投资获得最佳效益，使用一些重要工具和手段的过程。信息化是手段和操作的关键，业务流程的优化或重组是核心。为了单方面追求信息系统的准确性和信息的快速获取，不可忽视企业的业务管理信息。数字化管理时代的特征是海量数据处理，它基于原始数据的积累和保存。据我所知，在数字化管理时代，我们每个人都会受到影响。再次在该平台浏览时，都会出现类似的商品，商家可以分析出该顾客需求什么样的产品，以及购买喜好，这就意味数字化管理技术已经与我们的生活越来越密切。

二、信息管理下数字化管理面临的问题

信息管理时代有助于企业在数字化管理会计和数字化管理过程中的有效和标准化工作，有助于提高工作效率。然而，信息管理时代不可避免地导致企业数字化管理出现更多问题，导致企业管理和决策过程出现错误，给企业带来更大的损失。

2.1缺少准确连续的原始数据

信息管理时代的发展使企业能够广泛利用信息和计算机系统来处理数字化管理信息。但是，大量原始数据仍然依赖于相关数字化管理人员的人工记录和输入。因此，一旦原始数据错误或丢失，将导致其他数字化管理处理工作中的计算和其他重大错误。与此同时，信息技术的发展使企业的数字化管理越来越依赖于计算机系统。此外，如果初始数据在进入时没有备份，则可能导致数据丢失，这可能导致企业的数字化管理信息不完整并影响数字化管理系统。

2.2缺乏全面有效的数字化管理和监督体系

数字化管理的一个重要部分是金融监管体系。然而，中国企业的一个主要问题是缺乏全面有效的金融监管体系，因为金融监管需要使用相关的管理权限。然后由相关管理人员和数字管理人员授权进行相应处理。但是，由于这些授权管理缺乏某些流程和痕迹，因此相关领导者无法保证这些处理方式。结果，缺乏企业的金融监管体系。

2.3专业的机构和人才严重不足

企业由于自身企业的发展时间较短，需要更加专业的机构和人才对其档案数字化管理业务加以宣传和拓展，以更好的完成相关产品的研发及相关项目的开展和进行。但是，目前中国企业能够通过企业档案数字化管理充分了解和应对严重缺乏专业机构的问题。同时由于企业不仅涉及到金融方面的知识，还涉及到营销、法律甚至外语等等多个方面的知识，因此对于相关从业人员的要求也较高，目前，中国企业也严重缺乏可以从事企业档案的数字化管理业务人员。

三、信息管理时代的数字化管理战略

通过以上分析，发现在推动中国企业数字化管理和数字化管理方面存在诸多问题。因此，相关人员必须深入探索和研究这些问题，并尽快制定符合要求的企业数字化管理。因此，加强对企业各方面的管理，为建立完善的企业数字化管理和数字化管理做出相应的贡献。

3.1建立健全企业内部的组织机构

完善健全的企业组织是实现企业数字化管理的重要基础。同时，一个组织良好的组织也可以确保企业的各级管理层充分发挥自己的作用，并为企业的等级管理做出贡献。此外，在数字化管理和数字化管理方面，需要在中国各级企业管理层之间进行更全面有效的信息交流。因此，各级管理部门的职能人员在澄清自身职能的基础上加强沟通。确保公司有效，完整的组织，从而加强企业的数字化管理。

3.2加强内部审计监督

内部审计是企业数字化管理的一个组成部分。通过一系列内部审计工作，可以确定企业数字化管理的问题，进而加强对后续工作内部审计工作的审查和跟踪。及时发现偏差，形成完整有效的内部审计制度。

3.3提高数字化管理人员的业务能力

在数字化管理环境中，计算机系统需要在分析，设计，操作和维护的各个阶段进行深入研究。这需要明确各部门数字化管理人员的职能范围，以最大限度地保证系统的正常运行。同时，数字化管理会计计算机系统应遵循人工系统，每个经济业务应由不同的数字化管理人员或数字化管理部门记录。防止员工和工作部门之间的联合欺诈，同时防止企业领导者压倒数字化管理以避免数字化管理失败。通过这些职位的明确分工，有助于确保数字化管理信息的独立性，正确性和完整性，从而有助于加强企业各方面的数字化管理。

3.4加强企业与内部和外部的沟通

在企业数字化管理的实施中，充分的信息和频繁的信息交流是必不可少的。此外，企業还应加强沟通，确保企业高层领导能够及时，完整地接收下级传递的信息。同时，要加强与对外财税，外部审计单位的沟通，加强过程控制，及时处理发现的问题，建立规范合理的过程控制。通过整合的内部和外部联系，企业确保信息和信息的畅通，使企业能够提高整个数字化管理的有效性。

3.5更加重视数字化管理信息分析

在各种信息快速发展的时代，金融信息在企业的社会经济发展和经济效益中发挥着越来越重要的作用。现代信息技术和数字化管理信息可以准确记录，保存和传播社会和经济活动的细节。因为人们不需要不断出现的信息浪费，而是系统的，有组织的，有针对性的信息。只有经过处理和分析的数字化管理信息才能满足这一需求。

四、结束语

信息管理时代的到来给企业融资带来了机遇和挑战。数字化管理是当代电子科学技术发展和数字化管理信息收集的重要必然结果。数字化管理实施后，企业的数字化管理，数字化管理和决策效率得到了很大提高。它可以打破传统的数字化管理工作体系，建立一种将数字化管理与数字化管理技术相结合的新型数字化管理工作模式。它将为公司带来更多便利，提高工作效率。

参考文献

[1]企业档案数字化管理探讨[J].屠星敏.现代国企研究.2016（24）

[2]新时期档案数字化管理策略研究[J].李碧云.城建档案.2017（04）

[3]论高职院校档案数字化管理[J].司莉萍.中国管理信息化.2017（12）

（作者单位：深圳市易图资讯股份有限公司）