浅析办公室档案管理工作效率提升途径

王喜

摘  要：办公室档案管理工作效率的提升，能够使企事业单位适应信息化时代发展要求，促进和推动单位全面建设。本文简要介绍了提高办公室档案管理工作效率的作用价值，归纳总结了当前档案管理工作中存在的问题，分析探究了制约工作效率提升的因素，结合大数据背景提出了解决问题的意见建议，目的在于提升办公室档案管理工作效率提供借鉴与参考。

关键词：办公室;档案管理;工作效率;企事业单位管理;自动化办公

档案管理工作，是指将与工作生活、生产经营相关的文字、图形等数据材料予以收集、汇总和保管的活动。它不仅能够真实地记录当下发生的相关事件、活动过程，而且能为将来提供借鉴。在现代社会，档案管理工作已经成为办公室管理工作中一个重要的组成部分，受到越来越多企事业单位的重视。而伴随着时代发展，办公室管理工作也在日益进步，其效率和质量也越来越高。

一、提高办公室档案管理工作效率的重要意义

（一）办公室档案管理工作效率的提升，能够促进和推动企事业单位全面工作。在当前的网络化条件下，办公室档案管理工作最直接的效果，即是为企业事业单位提供快速便捷的信息、数据和资料的查询使用服务，保证企业事业单位跟上社会发展的步子。所以，如果办公室档案管理工作实现高效率，就能确保档案资料充分发挥其应用的作用，从而带动和实现单位整体的高效率运营。

（二）办公室档案管理工作效率的提升，能够促进和推动企事业单位沿着良性轨道持续健康地发展。任何一个单位在成长壮大发展过程中，都必须牢记历史进程中的辉煌成果和骄人业绩。办公室档案管理工作，不仅能忠实地记录、保存这些信息、数据和资料，更能收集和保存这个单位的良好传统和精神内核，不仅能够为单位保持正确的发展方向提供详细真实的参考资料，更能为单位不断保持进取的发展势头提供精神激励。因此，如果办公室档案管理工作达到高质量、高效率，不仅能促进企事业单位全面管理工作的跃升，也有助于促进单位的科学化规范化发展。

二、目前制约办公室档案管理工作效率的原因

目前，很多企事业单位由于档案管理人员欠缺、管理制度不全、规章落实不严等因素，办公室档案管理普遍存在工作效率不高的问题，究其原因，主要有以下两点：

一是对办公室档案管理工作的重要性认识不足。在我国企事业单位发展历程中，历来存在着对该项工作不够重视的现象。很多单位的领导重业务生产、不重档案管理，认为这项工作不足轻重，导致单位档案管理情况非常不理想、历史数据信息资料不全，为单位后继发展增加了困难，造成的损失无法挽回。很多档案管理工作人员对该项工作的重要性、必要性及有效性没有做到充分认清，导致工作质量和效率不高。还有的单位指定其他人员临时负责档案工作，最终因主动性不足、专业能力差，导致该项工作不能正常开展。

二是办公室档案管理工作体制建设薄弱。应该说，档案管理工作的效率，反映和体现着办公室管理工作的效率和质量。如果档案管理工作效率低下，那么这个单位的办公室管理工作也一定存在很多问题。当前，档案管理甚至办公室管理工作的各项制度不全是最为突出和普遍的问题，同时，现有的各种制度政策也存在不细致、不明确等粗略性的普遍问题。因此，加强档案管理工作体制建设，就必须将其纳入办公室管理工作整体建设之中，而不是割裂开来、独立对待。不仅要配备专门管理档案的人员，还要制定专门用于档案管理的工作制度，开设专门用于存放档案的档案室，才能从根源上避免档案管理工作形式化问题的发生。

三、对办公室档案管理工作效率提高的思考与建议

第一，要更新办公室档案管理工作的理念。首先，企事业单位的主要负责人要树立“办公室档案管理工作的效率是生命线”的牢固意识，把档案管理工作摆在单位建设的重要位置，做到计划工作有考虑、开展工作有检查、总结工作有讲评，切实加强办公室档案工作的综合管控。其次，要重视档案管理工作体制建设，建立健全档案管理工作人员的面试选拔制度、考核考察制度及奖惩制度，要强化办公室档案管理工作责任制，定期开展有针对性的专题教育，强化对 档案管理工作的督促，确保各项规章政策能够全部落到实处。再次，要善于发现档案管理工作中存在的不足和出现的问题，针对这些问题和不足及时研究解决的办法和措施，不断提高该项工作的效率。

第二，要加强办公室档案管理工作人员的训练。目前，企事业单位中专业的档案管理工作人员缺乏，现有在岗的工作人员能力素质参差不齐，有的单位还存在档案管理工作人员没有定岗定位，轮岗换人频繁。上述问题严重限制了档案管理工作效率的提高。实践证明，如果不具备相关的专业知识和一定的工作经验，是不能很好地完成档案管理工作。所以，必须选拔引进专业的档案管理人才负责档案工作，为该项工作提供坚强的人才保证。同时，还要加强对档案管理工作人员的教育和管控，定期选送工作人员到相关机构院校进行培训，确保每一名工作人员都能做到德才兼备，素质与能力“双进步”。

第三，拓展办公室档案管理工作的技术和手段。在大数据时代的背景下，办公室档案管理工作只有适应时代潮流，才能使工作效率得到大幅提高。当前，要大力推行电脑办公和自动化办公的应用，既能极大地节约办公成本和时间，又能有效提升档案资料生成、转移、收集和保管的效率，在实现问题事件快速解决地同时，提升单位全面建设的整体效率。

总之，办公室档案管理工作的高效率对于企事业单位意义重大、不容忽视。在实践中，对档案管理出现的新现象新问题要深入研究、及时解决，才能不断提升档案管理工作的效率。

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