探究OA协同办公系统在企业信息化建设中的应用

张磊

【摘 要】互联网技术发展飞快，致使互联网被越来越多的企业应用，OA协同办公系统与互联网息息相关，因此，OA协同办公系统被应用到许多企业信息化建设中，为企业信息化建设做出了重大贡献，探究OA协同办公系统在企业信息建设中的应用，对OA协同办公系统进行简单论述、检查、完善及使用，可以使OA协同办公系统的信息化建设达到理想化。

【关键词】OA协同办公系统;企业信息化建设;应用

现代化办公与企业信息网络组成了办公自动化系统，将企业信息分成了不同层次，对信息进行分层管理，给信息的安全提供了保障，在实际生活中实现信息共享。办公自动化系统发展飞速，如今，办公自动化系统已经被越来越多的企业应用。

一、OA协同办公系统的产生及发展史

OA协同办公是指办公自动化，如今OA协同办公系统应用于各个行业中的大小企业。它从最初字表编辑发展到今天的自动办公，一共经历了四个阶段。它的第一阶段是纸上信息到电脑文字的转变，第二阶段以C/S模式为主，企业家主要用Lotus Notes、e-mail办公，此时，已经形成了流程管理模式，第三阶段已经初步出现了以B/S结构为主的OA系统，这一阶段的办公自动化系统已经逐步成熟，第四阶段时，协同办公理念已经出现，技术与管理同时被应用。如今，OA协同办公系统的理念已经被应用于各大企业中。

二、OA协同办公系统对企业信息化建设的重要性

OA协同办公系统的使用给企业信息化建设带来了很多好处，文件管理的共享有效降低了企业的工作成本。电脑查阅比纸质查阅文件节省时间，减少纸张浪费，降低工作成本。OA协同办公系統可以在电脑上直接修改，并且毫无修改痕迹，方便了他人查阅。对文件进行有效保管，就没有和纸质文件相同的丢失情况。使用OA协同办公系统，使企业员工可以在网上进行办公，网上信息资源是共享的，可以使员工及时收到新信息，为部门与部门之间的合作提供了方便，提高了企业办公效率。

三、OA协同办公系统在企业信息化建设中的应用

（一）设计OA协同办公系统应用技术方案

OA协同办公系统被当代企业信息化建设应用，因此，设计更好的OA协同办公系统应用技术方案可以帮助企业家高效办公。现今，企业OA协同办公系统的技术主要应用于：在j2ee、net服务器和数据库的基础上，研发功能更完善的OA协同办公系统，增强软件的容纳度，保证软件的实用度，将OA协同办公系统省时省力的优势发挥出来。在微软平台的OA协同办公系统作用下，微软产品集成度高于企业的集成度，在所有系统中，只适用于windows操作系统，因此，微软平台在OA协同办公系统中有重要作用。在IBM平台OA协同办公系统的作用下，微软产品集成度和企业集成度较高，体系构成更清晰，软件兼容度大，但是，平台较为闭塞，随着操作次数的增加，会降低平台的性能。所以设计OA协同办公系统应用技术方案，对企业有重要意义^[1]。

（二）OA协同办公系统的选型

为了达到提高工作效率和规范企业运作形式的目的，应将企业的实际需求与信息结合应用。考虑企业的OA系统构成，从实际需求入手，以信息安全为基础，创设系统的展示层、技术层等。在整个的构架的帮助下，整合所有软件和资源构成企业OA系统平台，起到信息共享的作用。框架和配件组成整个构架，方便技术人员进行维护和再次开发，将系统统一。组件之间的接口应完美衔接，便于系统的移动和扩大。框架的设计应有以下特点：适合企业，方便技术人员进行拆分后重组，满足不同规模企业的管理需求，为不同级别员工设置不同的工作流程，方便对员工进行管理。WEB技术适用于当下主流游览器，为不同习惯人群在不同地域使用提供了方便^[2]。

（三）完善OA协同办公系统

许多国内的企业并没有实现信息化管理，其原因是信息发展缓慢，不能满足企业需求。如何提高信息与企业办公融合度，增强信息管理的实用性，提升企业管理能力，是目前完善OA系统需要考虑的问题。如果想要完善OA协同办公系统，则需要增强OA协同办公系统的兼容性与拓展性，兼容性的增强可以有效应用OA协同办公系统，在软件方面支持企业，为企业提供信息，使企业顺利办公。OA协同办公系统在企业信息化建设中，在组件技术与门户技术的帮助下，利用SOA结构，进行云计算，使平台变成高效率，更安全的平台，帮助系统快速开放，使软件和OA协同系统的安全性得到保障，使软件高速运行^[3]。

（四）加强信息管理

OA协同办公系统在企业信息化建设中，应加强对信息的管理，将同一类型的资源整合到一起，发挥OA协同办公系统在企业信息化建设中的优势，为企业提供最新信息，使管理成本降到最低，缩短工作时间，提高工作效率，将资源进行整合，以便达成信息共享的目的。

四、OA协同办公系统在企业信息化建设中应用的前景

虽然OA协同办公系统的信息管理有了质的飞跃，但是还不足以达到企业信息化发展要求。如何将OA协同办公系统与其他系统结合起来是办公自动化系统还没能解决的难题，信息技术在不断发展，各种软件的整合也将被逐步提上日程，如果想要解决这个问题，创建专业的平台是目前最快的办法，但是，这样做也存在着一定的风险：会减少企业OA办公系统的应用。所以，OA协同办公系统的完善势在必行。将OA协同办公系统工作流审批的优势发挥到实际应用中，在自动办公系统中进行审批流转，将软件功能发挥到极致。

结束语

企业随时代的发展有了不同的需求，办公模式和业务活动逐渐新颖化，对系统功能的需求也有所不同，所以OA协同办公系统的发展和完善势在必行。在企业建设OA协同办公系统时，应从企业发展入手、企业管理理念、平台构成等方面着手创设OA协同办公系统，以便提高企业管理能力。

参考文献：

[1]李晓艳.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[J].电子测试，No.395（14）：132-133.

[2]崔娟.浅析OA协同办公系统在企业中的应用[J].信息通信，No.183（03）：187-188.

[3]戴旭.企业OA协同办公系统建设及其后续的开发利用[J].企业改革与管理（20）：58.

（作者单位：武汉市天然气有限公司）