浅谈如何做好现代企业会议管理工作

金佳

摘要：会议的目的是通过与会者之间的交流和探讨，就某个问题或某件事情集思广益、达成共识，最终确定行动目标和行动计划的过程。企业通过加强会议管理，提高会议质量，有助于提高企业的整体工作效率，并且使企业目标快速高效的完成。然而，在现实中的许多会议中往往由于管理组织不善，造成会前准备不充分、会议管理缺乏规范性和科学性，最终影响整个企业会议的质量，不但问题没有得到很好的解决，还降低了企业的管理和工作效率，影响了各项工作和业务的正常开展。根据这些现象，本文探究了如何有效进行会议管理，提高会议质量和效率，使会议管理为企业的发展提供支持。

关键词：现代企业；会议管理

企业会议是通过一定时间内多名员工的面对面商议讨论的方式，针对企业的生产经营活动战略，进行企业战略探讨与决策、企业内外部交流沟通的活动。企业会议关系企业针对企业现状与未来发展的决策核战略研究，对企业会议的管理工作也提出了一定的要求。因此，要改善会议准备不充分、企业会议不科学不规范、会议内容目标不明确等问题，加强企业会议管理，建立企业会议管理平台，提高企业会议的管理效率和质量，从而提高企业相关部门决策的有效性，促进企业整体的生产发展。

1加强现代企业会议管理的作用

（1）通过加强企业会议管理，可以组织会议相关者就某一问题集思广益，通过有效的沟通交流达成思想、目标和行为上的统一，有助于企业各项工作任务的有序开展，明确各部门、岗位人员的职责，更加清晰地进行工作分配，实现企业各部门之间的密切配合与合作交流，通过企业的凝聚力，从而保证企业各项生产经营业务的高效开展。（2）企业的会议大多都是为了解决某些问题或为了做出某些决定而开展的交流沟通活动，它是企业生产经营管理相关的组织活动的重要反映。企业每一项活动的开展都要通过会议进行统筹安排，参会者通过有效的沟通制定出科学的活动实施计划和具体措施。（3）加强会议管理，通过企业的会议质量，可以帮助企业工作人员明确工作目标。在会议召开过程中，往往会对具体的工作进行科学的分配，明确各部门的任务和职责，制定本部门具体的工作目标和工作计划，让参会人员对后期工作有明确的了解，从而为了会议目标的达成而努力。

2做好现代企业会议管理工作的措施

2.1建立信息化的企业会议管理系统

针对企业现状与企业会议管理建立相应的网络平台，简化会议安排的操作流程，提高效率。会议前根据会议的不同类型进行相关通知的分类发布，使电子文档取代纸质文档，快速及时地传递到与会人员手中，同时将会议座位排定、会议室的预定等进行线上操作，简化办事流程，提高效率。

2.2提高会议的组织能力和会议服务水平

提高会议的组织能力和服务水平的关键在于组织者及其相关的人员。会议前对会议的内容要清晰，准备要充足，要能把握住进度和节奏，把握住会议进行的方式。比如，会议以一种什么样的方式进行：展示PPT，抛出问题群策群力找到解决方案。会议需要的文件要及时准备。会议进行时，及时与会议人员做好沟通，记录相关事宜。会议后，对会议产生的文件等进行整理，以备不时之需。

2.3提高整体会议的质量和品质

企业之所以存在会议这项工作，就是希望通过会议来提升整个企业的进步，那么，现在的企业想要制作出更加有价值的会议，就需要从会议整体的质量和品质进行改善。除了要在前期不断的完善和充足会议的准备工作外，还需要配备相关的会议记录人员，因为如果单纯只依靠会议内容的文件是无法将所有因素都涵盖进去的。在整个会议中，经常会有领导或者员工提出建设性的建议，那么这个时候，就需要记录人员将这些都记录整理出来。参会的人員无法及时的将整个会议的内容都记录在案，因此，每个企业都需要安排专门记录的人员来完整这项工作。会议的过程非常重要，但是会议的后期工作也是很重要的，企业可以在会议结束之后，针对会议过程中的讨论内容，再制作出一份详细的会议内容，分发给每个参加会议的人，让员工们进行消化和巩固。另外，在每次会议结束之后，相关的管理人员应该给每个参会人员发一份调查表，让参会人员在调查表上写出参会的感受，以及会议中的不足和问题，以及希望下次会议可以做到哪些改进。这样一来，会议的质量和品质就可以保证一次比一次进步，一次比一次有效果。另外，整个会议的质量还表现在会议的环境中，安排会议的人员要提前做好会议室的清洁，检查相关的设备都可以使用，在任何情况下，都要给员工提供一个可以方便舒适的参会环境。

2.4加强信息沟通

信息沟通是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，高效的信息传递有助于企业各部门工作的全方位协调。而会议则是企业各部门之间进行信息沟通的重要渠道，因此，会议管理者应该采取多种手段来加强会议中的信息沟通，提高会议效率，从而保证企业政令畅通，各项工作协调开展。为了加强信息沟通，在会议当中可以适当采取多媒体等辅助工具，将会议内容制作成PPT、视频、动画等形式，使所要讨论的会议议题和内容变得更为直观形象，还能够有效活跃会议氛围，使会议讨论的目标和方向更为明确，也能增加与会者参与会议谈论的积极性，进而提高会议的整体效果。此外，还可以将会议的内容、决策及相关材料放到公司内部网站上供大家参考和学习，使信息的沟通更加流畅，从而促进会议决策的高效落实。

3结束语

现代企业会议管理工作仍然存在着一些问题，这就需要我们提前采取一些措施来应对，比如明确会议的主题，安排合理的进程，条理清晰，促进工作完成情况需要监督推进统筹规划各部门，保证会议的质量，总结会议的要点，会后还要进行整理文件。管理者对过去的经验进行改革，通过创新来开拓新的思路，使得在各个方面都取得了有效的进步并且积累了经验。总之，会议需要有效的进行来保证企业的发展，只有这样企业的管理者才能很好地对企业进行掌握，把握企业的方向。

参考文献：

[1]张智.探讨如何做好现代企业会议管理工作[J].智库时代.2018（09）.

[2]吴昊.浅谈如何做好企业会议管理工作[J].办公室业务.2018（06）.

[3]陈功.现代企业会议管理工作的有效方法[J].中外企业家.2017（03）.

（作者单位：国网辽宁省电力有限公司）