新时期加强船舶档案管理的策略探讨

张红

摘要：目前我国船舶档案的管理普遍存在着一些问题，本文将分析船舶档案管理的现状和意义，指出目前船舶信息档案管理中存在的一系列问题，最后，针对这些存在的问题给出解决建议和意见。

关键词：船舶档案;管理

一、我国船舶档案管理及意义

（一）船舶档案管理

我国的船舶管理可以追溯到上个世纪五十年代，随着新时期船舶技术的不断提升，经济形势、国内外竞争的不断扩大化，很多单位对船舶行业越来越重视，而船舶的档案管理也就应运而生。船舶档案管理主要是指船舶行业运营，设计，制造，验收等多个方面的资料，通过各种形式和途径进行收集和存储，真实记录和反映船舶管理单位的各项经济收支和日常活动，以用于日后的借鉴等。

（二）船舶档案管理的重要性

新时代背景下，船舶行业面临巨大挑战，船舶档案对于船舶行业来讲就有极大的借鉴意义。船舶管理单位想要提升自身核心竞争力，完善并且加强船舶管理工作，离不开具有记录和参考意义的船舶档案管理。而不断更新船舶档案管理模式，提升管理效益，不断吸取经验教训，才能使企业增加船舶产品的核心价值，使行业经济利益最大化。

二、船舶档案管理的问题

1.船舶档案管理得不到充分重视

很多船舶管理单位存在着对船舶档案管理工作认识不够充分的现象，管理层和员工不能正确认识到船舶档案管理工作的重要性。一些管理者并不清楚地了解如何进行船舶档案管理工作，甚至没有参与其中，导致很多工作缺乏领导，没有办法很好地贯彻落实。另一方面，很多工作人员从事船舶档案管理工作应付了事，在很多工作环节上存在着疏忽遗漏的情况，缺少连续性。

2.船舶档案管理制度不够完善

很多船舶管理档案存在着不完善的问题。首先，很多船舶档案归档工作并不完全符合要求，相关文件不够齐全，有些文件不具备参考意义。其次，从收集环节来讲，很多船舶档案的收集不够完整，整理和归纳工作都有欠缺。最后，因为船舶产品的完成过程耗时较久，内容较复杂，经常需要更换方案，而很多船舶档案并没有及时更正。

3.管理人员素质不够

当今船舶行业的飞速发展以及对船舶档案管理的重视，提高了对管理人员素质的要求。船舶行业人员流动性较强，加上之前对档案管理工作的不重视，导致档案管理人员薪资待遇不高，这也加大了档案人员的招聘难度和流动性。同时，档案人员也存在着经验不足，文化素质不太高，年龄相对较大的问题，这让本就有所欠缺的船舶档案管理工作雪上加霜。很多工作往往无法完整衔接，很容易出现错误，漏洞等问题;而招聘的低门槛更使得很多员工并非专业人士，甚至无法担任这一工作。

4.信息化管理

随着科学技术水平的不断发展，信息化管理的应用不断普及。而为了使船舶管理单位档案的存储，利用更加高效便捷，信息化管理必不可缺。利用信息化手段，可将纸质的档案保存在电脑或其他电子设备中，从而避免纸质材料保存困难、容易丢失、查阅困难等缺点。同时，通过现代科技手段将船舶信息档案中的图画，音频等材料转化成电子档案，标注在设计方案等其他方面进行借鉴，以提高船舶档案管理的有效性，更科学高效地为未来面临的问题提供参考借鉴价值。

三、加强船舶档案管理的策略

1.宣傳提高对船舶档案管理的重视

船舶管理单位想要完善船舶档案管理工作，需要管理层以及全体人员的共同参与，这要求档案各个流程的全体人员都做好自己的本职工作。从收集环节来讲，需要员工全面的搜集记录，并且同设计，生产员工沟通好方案的变化，及时记录。从形式上来讲，船舶管理单位可以发放手册，召开会议大力宣传船舶档案管理工作的重要性，并且积极灌输相关政策和法律法规，让全体人员提高对船舶档案管理工作的重要性意识。从内容上来讲，船舶管理单位可将生产中的实际问题做成案例，通过生动的案例，具体进行分析，从而更新员工的认识，增加全体员工的参与程度。同时，也要宣传船舶档案的重要性，定期对船舶档案进行检查和分类，避免档案出现丢失，损毁，部分缺失等情况。

2.完善船舶档案管理制度

目前的船舶档案管理工作还存在着缺陷和不足，而船舶档案管理工作从声音，文字等多个层次涉及到船舶管理单位各个方面，同时涉及到包括档案收集，分析，整理，保存等多个环节，而这些环节的实现有赖于完善的管理制度。管理层应该根据自身具体情况，结合竞争对手的情况和以前案例的经验教训，制定科学合理，可靠的船舶档案管理制度，让档案管理工作更加的公开透明，合理合法，也让档案人员执行制度时能够有章可循。同时，应该对档案工作的参与人员实施奖罚制度，增加全体人员的参与程度。

3.提升船舶档案人员素质

船舶管理单位若想更好地实现各项工作离不开档案管理人员的积极配合，而档案人员的配合又有赖于档案人员自身素质。为了提升档案人员的素质，船舶管理单位应加强对档案人员的培训，提升其专业素质和综合能力。同时，还应鼓励船舶档案管理人员积极运用各种现代化手段，结合传统理论，创新以及完善档案人员的工作意识，创新精神。只有档案人员不断提升自身能力，才能更好地处理工作过程中面临的一系列问题。同时，船舶管理单位应当重视船舶档案管理工作，对档案部门积极拨款，提高档案人员的各项福利，并对档案人员的招聘条件相对调高，以保证船舶档案管理人员的个人素质。在必要的条件下，也应该对工作人员进行英语培训，正因为船舶行业的外国客户和外国文献相对较多，而我国这一行业的发展还相对欠缺，所以英文的学习还是必要的。

结束语

经过对船舶档案管理工作的现状，重要性，不足等多方面问题进行一系列分析，从而提出解决的意见和建议，我们不难发现，船舶管理单位需要重视船舶档案管理工作，并且制定完善的制度，同时加强各项工作人员的专业素质和综合能力。做到上述要求，船舶档案工作在能井井有条，从而提高船舶管理单位的经济效益。