提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

孔令平

摘 要：本文主要对事业单位档案管理的现存问题进行了分析，并提出了一些策略和办法。借以提高事业单位档案管理信息化建设的进度。希望这篇文章对你来说是十足的干货，能够帮助到你。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;对策

在互联网时代，信息海量成为常态。且信息资源更新换代的速度变得更快。在这样的一个时代背景下，事业单位档案管理工作也出现了变化。档案的数据和数量都在增长。事业单位中个人档案是个人信息的载体，在机构中扮演着重要角色，有着举足轻重的影响作用。目前，档案工作已经成为衡量事业单位工作效率是否高效的标准之一。实现档案信息化的管理能够提高档案资源的利用率，而且可以对有价值的档案资料进行保管。档案部门应该高度重视信息化建设档案进行管理，提高机构的工作效率。促进事业单位的档案管理的现代化信息化发展。

一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）专业信息化人才缺乏

档案管理的负责人自然是事业单位的档案管理人员。通过调查研究，我们可以发现这些人员存在以下问题：一是老龄化较为严重，事业单位从业者整体年龄较高，而在档案管理从业人员中这类现象更为严重。这些高龄者，对于数字信息的发展并不敏感，不能很好的建立起档案管理的现代化。二是缺乏专业知识。从现阶段从事档案管理人员的现状来看，整体是缺乏专业化能力，并没有从专业院校毕业的专业人才。三是缺乏专业知识的培训和管理。导致档案管理意识缺乏，知识结构不完整，不能满足社会发展的需求。比如档案搜集不科学不完整，工作积极性缺乏。这些都是从业人员中存在的一些问题，这些问题和不足严重影响了档案管理工作的质量和效率。

（二）事业单位档案管理改革机制缺乏时代性

事业单位在改革的过程中，忽视了档案管理的研究。对于档案管理的研究改革较少，而档案管理的机制对于现代社会的发展来说是不相匹配的。在新经济形态下，各项事业都会面临很多不确定性的。在面对这些不确定性时，事业单位做好档案管理工作，能够给相关部门提供相关案例。这些有价值的材料能够帮助他们分析当前形势，做出决策。比如在我国的教育领域，已经开始培养各方面的专业人才，越来越趋向于应用型人才的培养。人才市场向着多样化、专业化、复合化的方向发展。为满足社会发展的要求，档案管理机制应尽快进行革新，避免给档案管理部门带来大量的负面影响。

（三）事业单位档案管理信息化建设缺乏统一规范

现阶段，各个事业单位都在重视档案管理的信息化建设，但是在这个信息化建设的过程中，很多事业单位会出现不能和其他部门有效统一，系统兼顾性差，很难配合其他部门系统的使用，实现档案管理的意义。工作流程也变得越来越复杂，这一问题，降低了档案的利用效率，不能发挥其应有的价值。

（四）事业单位档案管理信息化程度有待进一步提高

据研究和调查显示，事业单位在开展档案管理的时候，并不能将新兴科技应用其中，众多档案信息材料不能很好的被储存在云端。更多的时候依靠纸质版来登记记录。这种工作模式，不仅仅提高了工作的成本，而且降低了档案的利用效率。在某一方面来讲，这种方式也容易造成档案的遗失和泄露。这要求事业单位在档案管理上安排一些专业人员，尽快的建立信息化系统，提高档案的利用效率，更好的发挥档案的作用。进一步便捷的对档案进行管理。

二、提升档案管理信息化建设的方法策略

（一）强化档案管理培训，实现档案信息化和传统档案管理有效结合

目前，我国事业单位档案管理工作依然采用了人工模式，档案管理水平依旧停留在多年前。从社会的发展状况来看，落后至少有三十年。这和事业单位档案管理人员有着密不可分的关系。在这个条件和环境下，就要求我们加强对从业人员的培训，逐步将档案管理工作向着信息化的方向推进。我们可以发现现阶段从事档案工作的人，往往缺乏对计算机知识的掌握，只有一小部分的人对此有所了解。为有效解决上述问题，提高工作效率，提高档案的利用价值，降低人为差错，逐步完善档案管理工作。

（二）树立现代化档案管理意识

新的时代条件下，我们逐渐步入了信息社会。各种信息层出不穷，新思想新观念，每一天都通过网络输送给我们。改变了传统的生活方式和工作模式。通过要求档案管理人员树立现代化档案管理发展意识，来促进现代化档案管理工作的进步。通过这些更好的利用现代技术做好档案管理工作。促使事业单位档案管理人员更加注重运用新技术、新手段、新方法来管理档案。

（三）提高事业单位档案管理的信息化水平

在提高事业单位档案管理信息化水平的同时，单位领导也需要转变工作意识，结合单位的实际情况，根据单位情况，注重提升档案管理的水平。事业单位需要构建档案的信息化管理平台，构建完整的信息平台。相关部门也要增加宣传力度，不断扩大影响力，强化学习，积累工作经验。提高信息在事业单位档案管理化建设作为重要工程建设来做。同时，在事业单位的信息化建设过程中，要对此进行一定程度的统一。便于档案的检索和查找，提高档案的利用效率。因此在事业单位档案管理时，要促成信息化水平的提升。信息化的管理能够更好的储存档案，避免档案的丢失和失误。降低档案的受损程度，保留最大的真实性。

（四）构建完善的档案管理制度

通过构建完善的档案管理制度对档案管理行为、管理工作流程作出约束，促进档案管理工作的规范化和科学化。为实现这一目的，需要我们建立一定的奖惩制度和管理规范制度，对档案管理部门进行严格的约束，激励档案管理人员积极应用现代信息化技术构建一套完整的档案系统。同时，建立严格的档案管理制度，对档案内容进行严格的審核，提高档案管理的质量。在档案搜集和检索上有一套完整的体系，提高档案工作的效率。同时通过奖惩制度，提高员工的工作效率和工作热情。推动档案管理部门在事业单位内部的正面影响。

三、总结

提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略在文中都有所指出，但还有不足之处，还望各位海涵。文中提到的一些不足之处，皆是经过搜集和论证的。希望能够帮到档案管理工作人员。在现代社会背景下，为更好的解决这类问题，应培养专业性人才和建立完善的管理体系。只有这样才能进一步提高工作效率，发挥档案的真正作用，为国家的发展建设提供思路。

参考文献

[1]梁景秀，张婧.行政事业单位档案信息化建设分析[J].企业改革与管理，2014（20）.

[2]庄培忠.浅谈事业单位档案管理信息化的途径[J].科技资讯，2012（15）.

[3]曾莉.事业单位档案管理信息化建设的现状[J].吉林农业，2015（03）.

（作者单位：牟平经济开发区管理委员会）