大数据共享时代档案利用和管理研究

罗宇

【摘要】档案信息记录着社会生产和人们生活，随着信息化技术的快速发展，实现档案数据化和信息化处理与应用，是社会经济发展的一大进步。但是如何在大数据共享时代实现档案的有效利用和管理，仍然是档案事业工作一直努力的方向。本文就从扩展档案宣传层面，培养档案共享意识;运用数据挖掘技术，提高档案共享效率;完善档案信息资料，实现档案信息化管理;通力合作创新开发，建立档案共享数据库;提升档案人员技能，促档案信息共享发展五个方向，提出了实现档案信息高效共享的建议。

【关键词】大数据;档案;共享;利用;管理

一、扩展档案宣传层面，培养档案共享意识

实现档案资料的有效共享，不仅要有先进的信息技术，还要有充足的建设资金，专业的档案管理人才，而深究其最为关键的一点是，人们必须提高档案利用和管理的重视程度。李克强总理在2015年工作政府报告中明确指出：必须重视档案事业发展，充分发挥档案服务社会建设的优势，让更多的人享受档案信息共享带来的方便。针对档案利用和管理常常被人忽视的问题，为进一步推动大数据时代档案信息的资源共享，必须想方设法通过多种传播途径，提高档案利用和管理的宣传力度，让人们意识到实现档案共享将带给我们的生活带来哪些便捷，从而愿意投入到信息化档案建设中来，推动档案信息的利用和管理发展。

二、运用数据挖掘技术，提高档案共享效率

系统、科学、高效地处理和分析数据是大数据时代的优势体现，仅仅能收集数据，但是没有数据分析，或者只是能进行简单的数据搜索、分类，就不能真正展现大数据的价值，没有完全实现大数据时代档案利用和管理的高效应用。挖掘数据背后的真实内容，做好数据的处理和分析，是大数据时代实现档案利用和管理的关键环节。通过把原始数据编码编辑、整理入库、分类管理，随时随地快速搜索到想要的档案，运用数据挖掘技术，不仅能提高快速查找档案的效率，还能探寻相类似编码之间各档案的联系，充分展现数据唯一性的档案数据意义，加速档案数据化利用和管理的发展。与此同时，通过数据挖掘技术，能把用户的使用需求共性展现出来，针对这部分群体特征推断出产品的市场需求方向，使得产品具有针对性，另外也能为提高客户满意度制定循序渐进的服务计划，从而建立个性化的客户档案。

三、完善档案信息资料，实现档案信息化管理

大数据共享时代档案的利用和管理的基础目标是实现档案归档处理、数量和质量相关联。当前，除了纸质版的手签字资料外，不少企业和部门都已实行电子档资料存档，形式也在不断创新和充实，如：图片、视频、电子书、电子文档等，让档案的表现形式更加丰富灵动。大数据共享时代，一方面，需要对传统纸质版的档案资料整理入库，对重点和发展的数据进行系统分析。另一方面，也应对形式多样的档案数据进行分类、整合和分析，充分探究海量数据之间的共通点，把看似无厘头的大量档案资料转变成“有价值的资源”，从而实现档案信息的有效分析，推进档案资源的利用共享。当然，要把杂乱无章的海量信息整合成形式多样、活灵活现的档案数据库，首先得要引进科学的档案管理技术，例如：数据库技术、声像技术、档案扫描入库技术、信息搜索查找技术等，通过快速且准确的档案信息管理，能形成一个分层次、系统化的档案数据库，不同类型的档案信息匹配出最佳的储存形式，从而实现纸质版档案向信息化管理方向发展，提高档案资料的共享程度。

四、通力合作创新开发，建立档案共享数据库

档案信息涉及的范围和层面很广阔，当今的科学技术能处理海量的复杂信息，但是需要实现档案信息的有效共享，就必须实现不同领域、不同行业、不同专业的技术、资金、人员等资源的通力合作，才能真正达成档案利用和管理的科学共享。例如，档案管理部门与数据开发公司签署合作协议，以档案管理部门的工作需求出发，量身定制出符合工作实际的数据开发工具，帮助档案管理部门快速高效地开展档案的利用和管理工作。又如，档案管理部门的人员有着丰富的档案管理经验，他们可以给檔案数据开发分析公司提出宝贵的建议，合作研发出大数据处理和分析的实用工具，实现跨领域跨专业多方资源的共享。当然，不同行业的跨部门合作，推动大数据共享时代档案的利用和管理，有以下四个注意事项：第一，需要对过往档案资料进行数字化编码，才能建设档案数据化。第二，合作开发档案共享技术，必须明确档案信息的查看权限，必要时签订保密协议。第三，对档案资料进行分类入库，从而提高档案查找的工作效率。第四，制定合理的开发计划和进度表，确保档案信息共享技术开发的资金充足。

五、提升档案人员技能，促档案信息共享发展

档案信息实现信息化和数据化的利用和管理，需要更新信息应用技术，而技术的应用需要有高素质的档案管理人员作为主导者。选拔和培训档案管理人员，提高他们信息技术应用技能，培养他们前瞻性的创新思维，尤其是对数据有强烈的敏锐度，实现档案信息的综合利用。在新档案信息管理系统上线前，必须实行档案管理人员的全员培训，掌握专业的计算机应用技术，确保他们懂得如何操作，怎样处理突发情况，深度挖掘档案信息的内在联系和价值，实现档案信息的开发利用，实现档案资料的有章可循，提升档案信息在大数据时代资源的共享率。

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