从信息共享角度分析智慧商旅企业应用

任腾云 张敏

摘 要：商旅管理对于大型企业集团是一项非常琐碎同时又耗费人工的事情，从差旅申请、差旅出行预订、差旅报账、财务核算、差旅费用支付全链条来看，传统方式下各个阶段的信息各自独立，差旅相关信息横向没有贯通，纵向没有融合，造成信息孤立，不能有效地将信息进行整合，人工重复处理差旅信息。尤其对于集中管控的企业来说，更是增加了人工成本、时间成本。如何结合互联网下新型技术，将企业差旅与第三方供应商提供的服务进行有机整合，是当前每一个大中型集团企业都应思考的问题。

关键词：智慧商旅 商旅云 报销系统

中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2019）01（b）-039-03

大中型集团企业目前大都有员工报销（报账）系统，基本解决了员工的出差申请、财务报账、资金支付、财会核算等。但是在差旅出行预订以及集团企业内部方面如何与自身系统有机融合还存在很多的信息共享以及集成方面的不足。

本文系统分析了大中型集团企业商旅管理的现状，从信息共享角度，应用互联网创新思维，研究智慧商旅所应承担的职能，寻找一条适合大中型集团企业差旅管控的方式，提出一套可以实现商旅管理全链条信息共享的模式，为全面提升集团企业商旅管理水平，提升精益化管理提供解决方案。

1 建设商旅管理系统意义

商旅管理信息化建设，在响应政府八项规定、提升企业精益化管理水平、方便员工出行上都有积极的意义，本文主要从信息化共享角度来分析建设商旅管理的积极意义。

1.1 通过信息化共享，固化管理制度

近年来，各项巡视审计对出差超标准乘坐交通工具、超标准入住酒店等违反“八项规定”的问题关注度较高。智慧商旅的应用可将差旅规则共享到智慧商旅平台，实现差旅标准管控前置，能有效防范违规风险，通过技术手段严格落实“八项规定”的要求。

1.2 共享第三方供应商信息资源，实现精益化管理

（1）智慧商旅通过整合集团企业内外部资源，将员工差旅相关的出差申请、费用标准、业务审批等信息共享到外部资源的机车票、酒店的预订中，同时将差旅出行的实际信息又回传到企业内部的费用报销、财务结算等系统功能中，实现商旅管理的全流程管理，有效提升管理效率。

（2）智慧商旅能充分发挥集团规模化优势，与航司、酒店、铁路、用车等商务出行服务商进行价格谈判、签署合作协议，争取更大议价空间，降低企业整体差旅费成本。同时将相关的协议信息、差旅成本信息共享到差旅标准、费用报销、财务结算中，实现企业的费控管理。

（3）从集团管理层面，通过智慧商旅汇聚了全集团的差旅出行信息，智慧商旅可以实现业务数据线上储存与实时管控，能提供大数据整合和分析，更加准确、全面反映集团差旅费情况，为企业降本增效提供有力数据支撑，从而为分析集团的差旅成本、差旅绩效提供大数据分析的基础。

1.3 提升员工差旅体验

智慧商旅可为员工提供集“申请、预订、报销”于一体的商旅“一站式”服务平台，实现员工出差的“免垫付、免发票、免报销”的三免模式；同時利用“互联网+”技术实现PC、手机和平板多界面移动预订、审批与查看，在做到强管控、降成本的同时有效提高员工的使用便利性和差旅体验。

2 商旅管理的探索与实践

2.1 现状分析

当前大中型集团企业的差旅模式基本还是差旅出行预订与集团内部的相关审批、报销、核算、支付等系统相隔离，各自形成信息孤岛，从费用控制上由于信息不共享，无法做到事前控制，事中的差旅出行预订也不能得到及时预警，尤其有的员工对相关的制度不甚了解，造成超标出行，给后期的差旅报账、财务核算以及支付带来不必要的麻烦，如图1所示。

2.1.1 出行信息单点登陆，无集成共享

员工出行飞机票预订主要通过与集团企业签约的第三供应商或者个人用携程、去哪儿、航空公司网站的APP预订机票，需单独登录供应商的网站；火车票预订主要通过12306等购票APP软件；通过酒店的网站或者APP预订酒店；通过滴滴等出行软件预订个人用车。所有的出行都是单点登陆，在预订中不能与差旅申请、差旅标准等信息集成、共享，形成横向信息孤岛，费用标准也无法管控。

2.1.2 无客户端报销功能

个人报销没有移动端应用，没有手机报销及相关便捷功能（发票验真，扫一扫等）。通过签约供应商预订的差旅费用，可通过供应商发月结账单，由各个部门确认后统一提交报销并支付，形成了出行信息与报账信息的纵向孤岛。

2.1.3 未形成信息闭环

前端出差申请、预订、报销没有形成闭环，个人缺少行程管理（机票、酒店、报销等）。差旅审批需要业务部门经理、主管领导、主管会计、财务部门经理等一系列环节，审批流程过长、员工报销周期长，占用大量的人工，致使大型集团企业人工成本上涨。

2.1.4 无大数据基础，决策分析缺失

不能实时、准确地获取相关费用数据，后台智能分析和相关报表无数据支撑，无法支持管理层的相关决策（费用进度、成本控制等）。在做年度预算时只能采取预估手段评估差旅费用水平，差旅标准不能进行大数据分析，预算缺乏科学依据，不能弹性制定相关标准，如飞机票不同飞行地段的淡、旺、平季的合理价格、不同地区的酒店淡、旺、平季的价格水平等。

2.2 系统总体建设思路

2.2.1 差旅流程信息全程共享

将差旅业务从线下转为线上实施全过程自动管控，实现出差申请、业务审批、差规控制、票务预订、费用报销、批量对账、财务结算全流程自动贯通，从而完成差旅信息链全程融合。

2.2.2 制度信息源头固化

将差旅出行的标准，如飞机乘坐要求、火车座位等级差旅标准、酒店住宿标准、差旅补贴等固化到智慧商旅中，通过差旅申请绑定整个行程，以便行程预订中进行相关的控制以及预警。

2.2.3 差旅出行实时监控

在员工出行预订中，对于不满足差旅标准的预订直接拒收预订或者警告，实现差旅标准的事中控制，减少后期的差旅审批、财务人员核对的工作强度，降低人工成本。

2.2.4 系统实现分布实施

由于智慧商旅涉及的内容、以及集成点比较多，具体实现时需要分布实施。第一步先解决基础建设问题，第二步利用共享后的大数据，进行相关的数据分析，为大中型集团企业制定差旅政策、降低差旅成本，为准确预算集团企业差旅成本提供决策分析数据，提升差旅管理精细化水平。

2.3 系统解决方案

分布实现智慧商旅的目标，主要分两步走，第一步实现基本建设，完成应用如图2所示。

2.3.1 差旅申请管理

差旅出行前需要进行相关的申请，以差旅申请单为整个智慧商旅的信息龙头，后续的出行预订、报账、核算、支付等均以此为基础。在差旅申请中涵盖了差旅出行人信息，同时携带了差旅人应该享受的差旅级别、差旅标准，将实现领导层面关心的费用控制与管理的功能。

2.3.2 差旅出行管理

通過与第三方服务商的集成，在第三方服务商上的APP或者网站中，将差旅人的差旅审批单自动带入，当差旅出行人在预订机票、酒店、用车等环节时，能自动匹配其应享受的差旅等级标准，避免超标准预订，从而真正实现差旅标准的事中控制。

2.3.3 发票中心管理

建立票据中心模块，集中管理用户的各类发票票据信息，用户通过选取对应的票据信息快速提单报销，并在报销单审批通过后，通过移动端进行单据打印。发票信息主要有火车票、餐饮/住宿票/专车票、出租车票等。不同的发票通过不同的技术手段进行获取。如通过拍照以及OCR识别技术获取餐饮、住宿等的发票信息，通过微信导入、支付宝导入获取微信以及支付宝的消费发票信息，通过邮件以及手工导入方式获取在滴滴出行、电商网站等获取的电子发票信息，通过发票中心的管理功能集中报销发票信息，为后续的报账、财务核算以及支付提供大数据共享服务。

2.3.4 智慧报销管理

在发票中心管理的基础上，将发票进行列表管理，同时对不同类别的发票信息进行结构化处理。火车票含有信息主要包括：出行日期、起点、终点、乘车人姓名、身份证号、车次、座位等级、金额、车票图像等；餐票信息主要包括就餐日期、发票抬头、消费金额、就餐地点、就餐人数、开票公司、发票图像等；住宿费发票包含信息有：入住时间、离店时间、房型、房价、消费明细、金额、发票图像等；专车以及出租车包含乘车日期以及时间、金额、发票图像等。依据结构化的信息，为后续的报账、资金支付提供结构化的数据参考，实现差旅信息的纵向贯通，完成财务的自动核算。

2.3.5 费用控制管理

费用控制管理是将费用控制标准通过信息共享融入到智慧商旅的事前、事中、事后的管理中。事前控制（预防性控制）主要包括：在年初提前下达年度预算下达，同时分解到季度、月度期间费用，在月度费用中再分解到具体项目维度，实际费用发生时按照项目维度进行控制；事中控制主要指预订过程中的申请审批、报销过程中的凭证证明；事后控制（检测性控制）主要是后期的财务核算和分析，循环和定时、不定时的检查和审计。

第二步全面提升决策水平，实现的应用如图3所示。

（1）独立的费用控制功能模块。在一期建设的基础上，将费控模块单独出来，确保费用控制能更好地落实到位，整合机票、酒店、约车、行程、报销等全链条控制，能智慧地配置各项费控标准，同时共享到差旅的全过程环节，并且根据国家监管规定、集团企业实际情况等，全流程、全范围（组织范围、业务范围）动态地监控差旅出行以及相关费控指标的落地。

（2）更丰富的数据分析及展现。提供多口径、多维度、全视角的报表和智能分析报告，提升差旅数据中心分析能力，实时监控全集团的差旅费用发生、预算执行以及对比情况，将供应商提供的服务、价格进行横向比对，以获取更高性价比的服务。

（3）更高的产品附加价值。在数据分析的基础上，全面总结智慧商旅的运作，为企业制定年度预算提供及时、准确的差旅预算基础数据。在做好集团智慧商旅管理的同时，借助智慧商旅强大的出行量以及获取的价格优势，让集团成员成为个人旅游出行的首选，使得集团员工也充分享受到智慧商旅获取的宏利。在大中型集团企业内部取得经济、管理效益的同时，将智慧商旅平台推向社会，获取更大的社会以及经济效益。

3 商旅管理未来需要解决的问题

目前大中型集团企业大部分已经部署了员工报销系统，能处理差旅、市内交通费用、招待费用等的报销。智慧商旅是将差旅这块费用的报销与第三方服务商整合，从而形成了差旅出行的信息完整链条，但不能处理市内交通费、招待费等费用的报账，未来需要将员工报账系统、智慧商旅整合成一个整体，形成大中型集团企业的费用大数据，提升数据的价值。另外，随着智慧商旅的建设，将增加与第三方服务供应商的账务核对工作，为了提升核对工作的效率，降低成本，可考虑引入机器人来完成事务性的工作。

4 结语

随着智慧商旅在集团应用的持续推进，集团企业将进一步推进与第三服务商的集成，借助集团企业庞大的差旅开支，逐渐提升在议价能力上的话语权。不仅在成本上获得优势地位，在获取第三方服务质量方面也能取得先机，在信息共享的平台上，进一步挖掘智慧商旅的价值。