试析怎样做好机关档案宣传工作

钟雅婵

摘 要：机关档案宣传工作非常重要，不仅能极大促进机关档案工作顺利开展，而且对整个档案宣传工作大局也有着积极的意义，它应该引起广大档案同仁的重视和加强。本文从《机关档案管理规定》相关条例出发，结合工作实践，对机关档案宣传工作的含义、作用、对象、内容、方法以及档案宣传工作对档案员提出的要求等进行了创建性的阐述。

关键词：机关档案宣传工作;含义;作用;对象;内容;方法;要求

引言

关于机关档案宣传工作，根据笔者了解，在此前的相关档案法规中未见有明确规定，在知网等论文库中也几乎搜索不到以“机关档案宣传工作”为主题的论文（搜索时间截止到2019.6.10）。因此应该可以认为这是首次在档案法规上对机关档案宣传工作作出的明确规定，并且此前业界和学界对此关注得比较少。从机关档案工作实践中可以得知，机关档案宣传工作非常重要，不仅能极大促进机关档案工作顺利开展，而且对整个档案宣传工作大局也有着积极的意义，它应该引起广大档案同仁的重视和加强。《规定》中的内容是对以往机关档案工作经验的总结和固化，提出“机关档案宣传”的任务要求，说明了机关档案宣传的作用和重要性已经逐渐被人们所认识。为使机关档案宣传工作引起更多的关注和重视，笔者结合工作实践对此进行一番思考，以期抛砖引玉，期待更多档案同仁对此项工作内容进行丰富和完善。

一、机关档案宣传的作用

1.帮助员工学会利用档案，充分发挥档案作用

档案是单位信息资源库，可能藏着职工需要的信息，这些信息也许能够帮助职工减少重复劳动，提高工作效率，甚至解决一些问题。然而许多单位里的职工并没有意识到这一点。他们寻找某个信息，往往“众里寻他千百度”，“不知转入此中来”。大部分人没有查档的意识和习惯，不知道可以试着到档案里寻找资料，不知道有些工作可以借鉴原有成果，在前人工作的基础上进行，从而产生“多快好省”的效果。这就要通过宣传，帮助职工学会利用档案来解决问题，充分发挥档案作用，回归到机关档案工作的本意。

2.填补了档案宣传工作的空白区

档案宣传工作是我国档案事业的一个重要内容。国家和各省不定期举办专门的档案宣传工作会议和发布档案宣传工作要点，表明了国家对档案宣传工作的重视。然而总体而言，宣传效果还是不尽如人意，人们的档案意识仍旧处在一个比较低的水平。一般所说的档案宣传工作主要指针对社会大众的普通性宣传，内容相对比较宽泛。它是一种面向社会的、宏观的宣传，无法深入面向社会机构、机关单位内部的人员。实际上每个机构和单位都需要做好档案工作，而做好档案工作的前提是大家都有一定的档案意识。目前情况下，宣传还是培养这个档案意识一种重要的手段。在档案宣传工作无法深入到达的机关内部，机关档案宣传正好适逢其当，填补了这个空白。

3.深入细化档案宣传工作

机关档案宣传工作还有着档案宣传工作（指前文所述的面向社会大众的普通宣传工作，下文同）没有的优点。由于档案宣传工作是面朝大众，并不触及个人，就某个受众而言，宣传过后能否留给他深刻印象，从而提高他的档案意识，很难说。而机关单位内部恰如一个熟人小社会，宣传者和宣传对象距离比较近，宣传时再特别注意贴近工作生活实际，贴近职工利益，那么这样的宣传因为“和我有关”、“就在身边”，往往更能深入人心。另外，档案宣传工作基本是一种单向宣传，无法及时收到反馈信息，但机关内部，由于与受众距离小，受众的反应可以被及时捕捉到，从而对宣传内容和宣传策略做相应调整，以达到更佳的效果，那么档案宣传工作也得到了深入和细化。

二、机关档案宣传的对象

机关档案宣传工作应面向全体人员，包括单位领导，部门负责人和普通职工。机关档案工作涉及到各个部门各个岗位，每个人的支持配合程度都对档案工作成效产生影响，且不同角色对档案工作产生的影响也有所不同。

1.单位负责人

单位负责人是影响机关档案工作成效最重要的角色之一。档案界有一个老生常谈的话题就是“领导重视”。事实证明，一个单位只有领导重视档案工作，档案工作才能开展顺利。认知是行动的基础，领导重视档案工作的前提是他對档案和档案工作要有一定的了解。只有领导对档案工作的内容、成果、作用有了一定的了解，他才会认识到档案原来这么有用，档案人员并非清闲无事，档案工作应该做好、应该支持，这样他才会真正重视起来。领导一旦重视起来，工作就好开展很多了。而让领导了解档案工作，宣传是一种很重要的方法。

2.部门负责人

档案协调工作中，单位负责人的意见是一个方向性、指导性的意见，协调工作的实质进展，则需要部门负责人承上启下、贯通左右去部署和落实。可见，部门负责人在协调机制中的作用是很关键的。部门负责人进行协调工作，固然是服从工作安排，履行工作职责，但他对档案工作的理解程度会影响他主观能动性和积极性的发挥，而人的主观能动性和积极性对工作成效的影响是毋庸置疑的。为了调动部门负责人协调档案工作的主观能动性和积极性，就应该向他们宣传有关档案工作的知识，提高对档案工作价值意义的认识，从而调动他们的主观能动和积极性，将协调工作做的更好。因此，必须向部门负责人进行档案宣传工作。

3. 普通职工

普通职工是和具体的档案业务工作发生关系最多的成员。大多数的档案来自于他们的工作，档案最大的利用群体也是他们。每个职工都是潜在的归档材料提供者，也是潜在的档案利用者。在归档移交、编制档案期限表、档案鉴定等合作性较强的业务环节，还需要相关业务人员配合、参与。他们的档案意识如何、配合程度如何，直接关系到档案工作的质量。因此需要向他们宣传档案工作，提升他们对档案作用的认识、增强对档案工作的了解以及提高他们对自身在单位档案工作中的职责的认识，从而更自觉地支持配合档案员开展档案业务工作。

总之，机关档案宣传必须是从单位负责人到部门负责人再到普通职工的全覆盖式的宣传。

三、机关档案宣传工作的方法

工作方法决定工作成效，采用适当的宣传方法，才能达到理想的宣传效果。事实上，机关档案宣传可以采取的方法是多种多样的，可以根据不同的情况灵活采用。

1.工作汇报文件或工作交流文件

这种方法相对正式。使用文本呈送或交流的特点是可以使受众对宣传内容了解得更加清晰具体，且显得正式、郑重。适用于信息量大、比较正式的内容。比如介绍本单位档案及档案工作情况，请求领导同事在工作中予以支持等。以工作汇报的形式呈送给各级领导，或工作交流文件的形式递交给单位同事。业务内容表述要严谨，引用数据要正确，文字要兼顾专业和通俗性，态度要真诚，语气要诚恳。

2.群

现在几乎所有的单位都有工作群：qq群或微信群。由于群消息发布即时、受众面广，传递消息的效率极高，群交流已经成为单位内部工作交流的一个重要方式，特别是发布有关通知，进行有关宣传，十分便捷高效。那么机关档案部门也可以借助这个平台，在群里分享有关档案法律法规或重要档案新闻。当然在群里发布关于档案的信息要选择时机，注意频率，毕竟是公众网络空间，不能刷屏，引起反感，而要根据具体情况适当发布。

3.朋友圈

朋友圈是目前人们生活中最重要的社交平台之一。几乎人人都有朋友圈，许多人每天都要看朋友圈。朋友圈可发布的内容题材是相当广泛的，从个人生活到国情社情、养生保健、专业科普等等，只要不违反有关法律法规即可。那么机关档案工作人员也可以利用朋友圈的发布功能，来推送相关档案法律法规，进行档案法宣传，也可以晒晒自己的日常档案工作，增加同事们对档案工作的了解。

4.融入日常工作

除了专门的宣传，在日常工作中也可以把档案宣传自然而然地融入其中。比如，在收集档案过程中，在交接工作中，在查档利用时，总之在进行档案工作的业务往来时，就可顺便说明一些相關档案工作的道理。点点滴滴，日积月累，润物无声地宣传档案工作。

四、结语

总之，机关档案宣传工作既能促进机关档案工作顺利开展，同时还是国家档案宣传工作的深入和细化，做好这项工作也需要注意一定的工作方式方法。希望更多档案同仁的重视并做好机关档案宣传工作，推动整个机关档案工作更好的开展。

参考文献：

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[3]季梦佳.从《晓说》畅谈档案宣传新思维[J].兰台世界，2014

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