新时期机关事业单位档案收集工作中存在的问题及对策研究

张水兰

摘 要：随着社会的不断发展，新时期的机关事业单位也在进行有效的改革和创新，各部门工作也在全面改进和提高。机关事业单位档案收集工作很重要，并且做档案收集工作这方面要有一定的法制意识，以及对相关的政策了解。工作人员要处理好与单位工作人员的关系，时刻谨记宣传工作开展，并在这个过程中总结经验、改进不足，要注重工作的内容与形式。本文针对新时期机关事业单位档案收集工作中存在的问题和对策，进行详细的探讨和分析。

关键词：档案收集工作，问题，对策研究

一、新时期机关事业单位档案收集工作中存在的问题

1.档案收集工作制度不完善

新时期，我国处于不断发展阶段，机关事业单位的管理及政策理念也发生了相应的改变，这也是迎合国家新时期的发展需要。档案收集工作在事业单位中尤其重要，不管是领导还是工作人员都应该引起足够的重视，才能保证档案管理，统计，编目，鉴定以及应用等工作有效进行。但是很多单位在档案收集这方面并没有严格管理，只是口头上表示会重视，实际工作中并没有投入太多精力。很多单位在档案管理方面确实进行了改进和提高，但在档案收集方面还是没有充分的认识，也没有建立合适的档案收集制度。档案管理人员也没有指派专门的工作人员对档案进行收集，可以说职责不明确，有问题就会相互推卸责任。这些问题直接导致在后期工作中任务落实不到位，在收集过程中存在的问题不能得到有效的解决，也造成了档案收集和管理出现混乱 [1]。

2.档案收集工作不规范

新时期有些机关单位对资料的整理，收集，提交和保管等流程存在很多不规范的现象。例如，在收集档案过程中资料不完整，内容不真实，编号混乱，文号的时间不对，有些文件中没有公章等。这种不规范的档案收集方式。会直接给以后工作造成很大的影响。

3.档案室设施不完善

有的机关事业单位档案室设施并不完善，对档案收集过程造成了困扰。一般档案室，查阅室，部门办公室都应该是独立的，而基本的防火，防潮，以及防高温等措施不能少。但是有些单位对档案收集不重视，也没有专门的档案室，很多资料，档案管理设施陈旧，为后期档案收集埋下了隐患。

4.工作人员素质低

实际上，有的机关事业单位工作人员整体素质有待提高，档案工作人员认知有偏差，素质水平低下，难免会给收集工作造成影响。有的档案工作人员认为工作内容简单，不加以重视，档案资料整理和收集很草率，也没有足够的工作积极性，导致档案资料出现疏漏或是其他问题发生。很多档案工作人员懒散惯了，经常对领导布置的学习任务置之不理，降低了整体工作人员工作的质量和效率 [2]。

二、新时期机关事业单位档案收集工作中存在問题的解决对策

1.建立档案收集工作的考核和奖罚机制

不管任何机关事业单位建立合理完善的制度，可以逐步加强或是提高工作人员的责任意识。工作人员在档案收集过程中也有了明确的责任和目标，在工作时也会更加认真，细心。制度中可以将档案收集工作与最后业绩直接挂钩，不但调动起了工作人员的热情，还能将档案收集工作积极主动做好。制度完善的同时要注意奖罚分明，并具体落实到位，内容方面要涵盖以下几点：

1.1考核依据的实施

虽然建立制度是为了提高工作效率，但是制度内容要符合《档案法》，考核制度也要有理有据，不能随意设立，以免影响单位整体工作的有序进行。

1.2落实考核具体内容

考核制度的设立要注意针对不同工作人员的工作范围，归档时间，档案立卷的质量进行严格的考核。同时考核过程中要以归档材料的准确性，具体范围等为重点。档案收集工作人员，一定要及时了解单位工作人员具体职能的变化特征，并快速掌握材料的改变内容。奖罚制度形式方面要具体，同时也要保证制度建立的灵活性，全面性，为进一步提高工作效率奠定基础条件 [3]。

1.3考核标准和结果

档案收集考核标准以工作人员完成的具体内容为依据，并且进行等级量化考核，经过层层检查最后得出相应的结果。最终的考核结果与工作人员的工资挂钩，工作表现好的给与奖励，工作表现差的给与惩罚。特别注意的是，档案收集过程中一定要遵循《档案法》的相关条例。如果工作人员违反了这一原则，单位领导要依据《档案法》具体条例给予处罚。

1.4考核具体流程

机关事业单位各个部门负责档案收集的工作人员，需要统计由单位档案室进行全面的考核，而档案室和档案管理工作人员应该由相关领导进行逐一考核，然后根据最后的考核结果进行合理的奖罚。

2.采取合理的控制方式

2.1对档案收集要有预见性

新时期机关事业单位档案收集工作也进行全面有效的改进，在对档案收集工作再布置的过程中，要结合之前的相关工作经验和实际工作情况，分析可能需要的材料档案。根据合理的分析结果，对档案部门给与任务布置，并逐一列举出所需档案材料的名称，内容要求以及需要归档的时间。

2.2做好现场收集工作

档案部门的工作人员要积极参与单位的相关会议，对会议的内容要进行验收和鉴定，对需要归档的文件进行验收处理。如果有会议进行，档案工作人员要参与到项目设计，科研课题的探讨，以及最后的评审和鉴定等相关工作。这样做的主要目的就是能够及时对需要归档的文件或是资料做好验收，确保了资料的准确性和完整性，使得档案收集工作能够有效进行。在现场收集资料的过程中要注意，出现不合格的档案材料要及时通知相关单位在规定的时间内，正确修改，保证资料无错误。档案工作人员在参与会议时，不能只走流程，要严格执行。

3.完善档案设施，提高工作人员素质

机关事业单位领导应该重视档案设施完善，档案室的设立位置要合理，也有专门的管理工作人员，注意室内的环境、卫生。同时，还应该要注意档案保存的完整性，如果出现破损要及时采取补救措施；机关事业单位应提高工作人员的整体素质，专业技能水平。领导可以根据单位工作人员的整体情况，制定合理的培训制方式，并要求对档案收集的相关理论知识进行学习，并加强实践能力。

结束语

总而言之，新时期机关事业单位档案收集过程中要是存在诸多问题，给后期档案管理也造成了一定的影响。因此，事业单位档案工作人员的专业技能水平和整体素质有待提高。档案收集过程中需要建立合理完善的制度，并在制度中设立相应的奖罚制度内容，将这些奖罚与工作人员的工资挂钩，一定程度上也提高了工作人员的工作积极性和主动性，同时也提高了档案资料收集工作的效率。

参考文献：

[1]赵文梅. 浅谈新时期如何加强机关事业单位人事档案信息化管理[J]. 办公室业务， 2017（9）：63-63.

[2]李万刚. 新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J]. 办公室业务，2017（7）：101-101.

[3]陈留芳. 新时期针对事业单位档案管理工作的几点思考[J]. 卷宗，2017（31）.