干部人事档案信息化管理趋势研究

张水兰

摘 要：干部人事档案的管理是兼具着专业性、政策性、内部性的工作，也是党的人事方面工作不可缺少的部分。可是目前，干部人事档案管理的工作仍然存在着很多问题。基于此，本文对于干部人事档案的信息化管理做简单的介绍，并且提出了几点问题和解决的办法。

关键词：干部人事档案；信息化管理；趋势；方法

干部人事档案作为一种重要的文字材料，其有根据地记录了干部们的个人经历、思想表现、工作绩效、个人能力、生活作风等方面，在进行干部提拔等方面工作的时候，是非常重要的基本参考资料。而对于干部人事档案的记录管理，也是企事业中人事部门的非常重要的工作内容。

一、干部人事档案的重要性

只有做到科学的全面的干部人事档案管理，才能保障干部工作的准确性、完整性，也才能让领导对于各部分的干部们有全方位的了解，准确地将干部们安放在合适的岗位上[1]。

对干部本人来说，干部人事档案包括提供其自身的婚姻状况证明、办理护照等方面的政审手续，甚至还包括其工龄、退休、住房补贴等贴合其切身利益的方面。对干部人事档案的管理规范的提高，能够更有效地将干部人事档案的价值落在实处，才能让干部管理的工作更加方便。干部人事档案的管理直接影响干部工作的品质和效果，也在一方面表现了这个地区、部门，单位干部工作的品质和效果。在科技高速发展的目前，信息高速传播，干部人事档案的管理工作也因此需要更高的完成水准。

二、干部人事档案管理中存在的主要问题

1.管理方式和手段落后

人事档案管理作为一种专业度要求比较高的工作，其工作性质有着极大的政治性和内部性。在科技不发达的曾经，人事档案管理的方法比较落后，因为缺少计算机或专业的档案管理系统，档案管理人员需要做出很多的工作来对档案进行妥善的记录、保存，来面对每年都会产生的大量的新的档案文件材料，比如说干部年度考核材料、工资相关文件、奖励文件、惩罚材料、干部深造名单及其材料、培训文件、职称材料等。这些材料文件都需要大量的手写记录，之后通过剪裁、裱糊，再装订起来妥善安置。这些工作更需要档案管理工作人员有耐心和责任感，但是因为方法落后，也浪费了大量的人力物力和工作时间，效率十分低下，用纸张装订记录的材料文件也很容易损坏[2]。

2.干部人事档案管理的制度不完善

进行材料管理工作的时候，其规则制度还有待补充，在工作的时候，没有更有力的制度来对工作人员过工作过程进行规范。在档案中收录的资料也并不规范完整，使得档案案卷的可用性不高，很多档案中的文件出现信息前后不同的情况，也有很多干部的材料没办法更及时地收入档案，对档案进行更新。而在进一步对干部人事制度进行改进变革的时候，肯定会随之出现更多更新的干部文件材料，这些材料中有价值的信息必须在第一时间就被工作人员归入档案中，使得档案能够全面客观准确地将一位干部的各方面情况表现出来[3]。

3.干部人事档案的利用水平低

目前，在进行干部人事档案管理的时候有一个十分重要的问题需要解决，那就是干部人事档案无法有效的被利用起来。在日常工作的时候，大部分部门需要干部人事档案里的一些信息，对大量的案卷需要进行检查、翻阅，而目前是一个追求效率和快速的时代，进行人工查询案卷内容很大程度上跟不上工作要求的效率，这就使得干部人事档案在提供服务的时候出现封闭和被动的情况。

三、干部人事档案信息化管理趋势

1.干部人事档案管理的基本解决方法概述

目前，我国政府发布了一系列文件指出，在发展经济的时候，需要坚定地根据科学发展观的思想，将经济发展和可持续发展结合起来，坚持以人为本，转变观念，坚持创新，提高发展质量。经过科学发展观的指引和创先争优活动的全面推进，干部人事档案管理的工作也有了很大改进。怎么样才能够将干部人事档案管理的工作进一步提高，是目前需要讨论的课题，对这个问题的解决方法有以下几个方法，提高企事业对于干部人事档案管理的重视，对干部人事档案管理的规则进行补充完善，将干部人事档案管理的工作人员的专业素质提升，更重要的是，需要把过去落后的管理方法进步改善，要做到以电子文档为主的干部人事档案信息化管理模式。

2.干部人事檔案管理信息化的概述

目前，我国已经随着世界科技化的发展，进入了高度信息化的时代，而在人事制度发生变革的情况下，人事档案管理作为其基本的重要部分需要由实体化逐渐向信息化的干部人事档案管理迈进。只有将科学技术的成果和发展有效的和干部人事档案管理的工作内容相结合，才能够更合理更全面地保存干部人事的档案，延长干部人事档案的使用期限，提高对其使用的速度和效果。干部人事档案的信息化管理，能够将干部人事档案管理的工作进一步提高，使其更加标准，更加规范，更加科学，使得干部人事档案中的数据记录更加具有时效性、准确度，合理、完整。只有有效地使用信息化管理技术对档案中记录的数据文件进行合理分类、提取，计算和记录下来，才能让干部人事档案更有效率地为人事部门的各方面工作提供准确的文件数据，使得领导在用人方面做出更科学的判断。其具体有以下几个方面：

（1）减少重复劳动，提高工作效率

干部人事档案通过进行信息化的管理步骤，可以有效地做出各种不同类别的花名册，将不同的部门、民族、党派、职务、工作时间出生年月、学历学位、档案号等通过各种标准进行分类，根据这些数据文件做出各种不同的文档。在把信息、数据、文档等方面文件变成数据资料输入系统之后，就能够在人员库里直接生成各种不同的表单，比如说干部任免审批表、三龄一历表、干部职务变动表等。这样的系统可以避免人工对于大量案卷进行逐个查阅，也可以有效防止在查阅保存的过程中对案卷的磨损伤害。文档一旦生成，就可以被不同的使用方法进行查阅使用，有效减少了人力物力的投入。各类表单的生成避免了手写的错误，节约了大量工作时间，避免了手工操作容易发生错误，减轻了很多繁琐无效工作。

（2）减少翻阅、复印对案卷的损害

纸质的干部人事档案因为其使用频率很高，工作人员需要对其大量的查阅和取用，使得干部人事档案的纸张会因为各种原因发黄，还会变得十分脆弱，字迹会褪色，在使用的过程中也会出现遗失损坏的现象，十分不利于档案的长期保存使用。而干部人事档案进行信息化管理之后，就可以避免反复翻阅案卷，只要根据工作需要，在已经形成的各类表单中查阅所需信息即可。

结束语：

干部人事档案信息化管理是适应时代发展的需要，也是人事档案自身发展的要求。随着各方面的创新进步，信息化是干部人事档案管理发展的必然趋势。只有将干部人事档案的管理做到科学全面，才能保障干部工作的准确完整，也才能让领导对干部有全方位的了解，将干部们准确地放在合适的岗位上。

参考文献：

[1]赵峥，大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考[J].文化创新比较研究，2019，3（01）：62+65.

[2]方英，王瑜，新时代的人事档案管理信息化建设[J].兰台世界，2018（11）：91-94.

[3]孙玉娟，新疆公共部门人事档案管理问题研究[D].东北财经大学，2018.