信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

帅云

摘 要：在信息时代档案管理已经成为办公室资料整理的途径与方式，档案在记录和保存办公信息的同时也可以为以后的工作方向提供参考。信息时代办公室档案管理工作的改革与创新的目的也是为了提升办公人员的工作效率和质量，但目前信息时代办公室档案管理工作仍存在缺乏先进的管理理念以及落后的管理方式等问题，所以要对信息时代办公室档案管理工作进行改革与创新的工作，进而去促进办公室档案管理工作的高效率完成以及办公室人员的高效率工作。

关键词：信息时代;办公室档案管理;改革与创新;措施

信息时代办公室档案管理工作是为了保障办公室档案管理工作的高效性及为办公室的发展提供有效的参考数据，所以在办公室中利用信息时代所带来的便利进行应用档案管理的工作是非常有必要的。而目前也正处于计算机信息时代，所以要适当的采用信息时代的科学技术对档案管理工作进行改革与创新，从而提升档案管理工作的效率以及企业的发展速度。信息时代下的档案管理工作便利了办公室人员搜寻文件，进而为办公室及企业的发展奠定坚实的基础来实现档案管理工作的发展。以下内容就从信息时代背景下来分析信息时代办公室档案管理的内容、信息时代办公室档案管理工作中存在的问题以及实现办公室档案管理工作改革与创新的具体措施。

1 信息时代办公室档案管理

信息时代的办公室档案管理是通过信息技术更好的去进行档案的采集、归纳和保存的过程，改变以往办公室档案管理工作中的不足之处来提升办公室档案管理工作的效率，以下就分析信息时代办公室档案管理的特点以及具体内容。

1.1信息时代办公室档案管理的特点

信息时代办公室档案管理摒弃了以往传统的档案管理模式，采用较为先进的计算机信息技术来进行办公室档案管理。经过信息技术的处理办公室档案的管理也变得更加便利，在提升办公室档案管理工作的效率的同时也可以随时随地的在信息系统中查找档案，进而来为办公室等单位工作的正常进行提供参考意见与保障。除此之外信息时代的办公室档案管理也要严格遵守相关的法律规定。

1.2信息时代办公室档案管理的主要内容

信息时代办公室档案管理工作的基础就是要确保信息软件技术的完善性，信息时代的发展必须要具有科学的信息软件技术与良好的信息技术的管理平台，将良好的软件技术与档案管理系统进行相结合来维护办公室档案管理的运行环境。其次在信息时代办公室档案管理的标准方面要紧跟社会的发展趋势进行规定，确保在社会的发展过程中信息时代办公室档案管理的工作可以正常进行。在管理内容时要注意合理的进行分类，确保在信息软件中的档案与实际的档案信息数据是一致的。办公室的档案是通过各个应用系统来进行使用和管理的，所以也要注重对信息应用平台的安全性。最后也要注重对办公室人员的管理，要培养办公室人员对信息化的办公室档案管理的掌握，加强对信息时代办公室档案管理工作能力的专业技能以及办公室工作人员的综合素养。

2 信息时代办公室档案管理工作存在的主要问题

2.1未能树立科学的档案管理认知

目前部分单位领导依然保持以往传统的办公室档案管理方式，缺乏对目前信息时代办公室档案管理的认知程度，所以不能清晰的意识到信息时代带给办公室档案管理工作的便利以及重要性，很大程度的影响了档案资源的有效利用。同时部分办公室的领导人员未对办公室的档案管理工作产生重视，从而会产生资金少等各方面问题影响办公室档案管理的正常运行。

2.2缺乏科学合理的管理模式

传统观念下的办公室档案管理主要是依靠人为抄写和录入来进行整理档案的。这就可能会造成档案输入时出现错误或输入不及时的问题，同时也不能及时的从档案中获取所需的资料。这些缺乏科学合理的管理模式出现的问题都是导致办公室档案管理工作效率不高的原因，也是导致办公室档案管理工作一直停留在人为抄写和录入以及粗略收集和存放数据的状态。

3 推动信息时代办公室档案管理工作变革与创新目标实现的具体措施

3.1引进先进的管理理念，构建科学合理的管理模式

办公室档案管理理念的转变是促进信息时代办公室档案管理工作的有效进行的途径。通过转变传统的管理理念来构建科学合理的管理模式并促进办公室档案管理信息化的普及。如果没有先进的档案管理理念，则会导致大量具有参考价值的档案文献只是被分类保存而没有充分的进行利用。所以通过引进先进的档案管理理念来改变传统的档案管理理念并让工作人员意识到档案管理与使用的重要性，提升办公室档案的使用率及档案管理的高效率。

3.2提供最佳的优质服务

办公室档案管理工作就是为了企业以后的办公中更方便的找到參考材料。所以以信息时代为背景可以更好的利用网络服务平台来为办公人员提供便利。在以往办公室档案管理工作时大多都是以人工抄写和录入来整理和记录档案的，这很大程度的降低了办公人员的工作效率以及档案管理的效率。所以在信息时代的背景下要充分体用信息技术来进行办公室的档案管理工作，这样办公人员就可以随时随地的通过信息技术来查询档案资料与信息，为他们提供了最佳的优质服务进而提升了办公的工作效率。与此同时也可以更好的在办公室档案管理工作中来体现信息时代所带来的优势与价值，确保企业与社会的发展在同一轨道上及办公室档案管理工作的信息化的先进性。

3.3提高档案资料的保密性

以往办公室档案的管理都是较为传统的人为保管，但通过引进信息化的办公室档案管理促进提升了档案管理的工作效率，也提高了办公室档案管理资料的保密性。信息软件技术大多为虚拟空间且没有相应的管理风险限制，所以在各个办公部门在推动信息时代办公室档案管理工作的变革的同时也要加强对档案资料的保密性，把办公室档案管理工作的风险降到最低来保护档案资料的安全。

4 结束语

根据以上的叙述分析，信息时代办公室档案管理工作的合理归纳可以有效的维持社会经济的稳定发展。针对目前部分办公室档案管理工作中仍然存在的缺乏科学合理的管理模式等问题，提出了引进先进的管理理念、提升创新理念等方式来提升办公室档案管理工作的高效率。对办公室档案管理工作进行改革与创新来使办公室档案的管理信息化，同时在档案管理时要做好防范工作，以免出现档案信息丢失、泄露及损坏等问题，保障信息时代办公室档案管理工作的安全进行。

参考文献

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