新时期关于高校公共外语教学秘书职责与能力的若干思考

摘 要：高校公共外语教学秘书是一个重要且特殊的岗位，笔者结合自己工作实践，对公共外语教学秘书岗位职责与应具备的能力展开思考并进行总结。

关键词：公共外语;教学秘书;职责;能力

教学秘书是教学管理的重要组成部分，作为公共外语教学秘书，对维护学院大学外语教学至于和运行起着不可或缺的重要作用，其工作水平和工作质量，直接影响着大学外语教学质量。本文将对公共外语教学秘书的职责进行思考与总结，提出公共英语教学秘书应具备的能力。

一.新时期下高校公共外语教学秘书职责

1、公共外语日常教务管理职责

1.1负责公共外语开课、排课的组织与落实。协助系分管领导制订公共外语教学计划，落实每学期各系开课课程，并做好教师定位，保障顺利开课。负责公共外语选课数据的管理，组织外语课程的学生选课及退、改选课。协助执行院、系分层次教学管理，为进一步深化公共外语教学改革做好保障工作，并做好公共外语课程和选修课程分班，以及外语课程教学班的名单管理。

1.2公共外语教材的征订、统计与发放工作。在学期末协助教研室征订下学期教师以及学生所用教材，报批教材科;在学期开学前安排教师领取教材，保管剩余的教材，做好公共外语教材领取的登记、造册和存档工作。

1.3负责学院教务系统有关公共外语信息的整理，负责安排任课教师调、停、补课手续，以及调换教室手续等。每学期按照学院规定计算办法核算教师教学工作量，并按月上报教学中心，保障教师课时量准确无误按时发放。

2、公共外语考务工作职责

2.1常规考试的组织与管理。考试是教学中非常重要的环节，公共外语期中、期末考试以及重修课程考试都有人数多，考场多的特点，教学秘书需要协助教学中心做好考试各个环节的具体工作安排，具体包括：协助学院教学服务中心做好对大学英语试卷的印刷、保管、分发、回收，任何学生不得以任何形式接触试卷。考前协助学院教学服务中心安排好大学英语考试的考场、分发准考证、撰写考试注意事项、安排考场及监考教师等。考后协助学院教学服务中心收集好大学英语考试考务相关材料，包括试卷、考场记录、座次表等资料。负责通知大学英语任课教师各类考试的分数录入，经主管领导同意后，负责有特殊情况的任课教师的分数录入工作。负责收集和妥善保存历届大学英语考试试卷。

2.2学科竞赛以及等级考试的组织与管理。公共外语学科竞赛包括校内以及校外各种外语类比赛，以我校为例，校外竞赛包括全国大学生英语竞赛，“外研社杯”英语演讲比赛、写作比赛、阅读比赛等;校内竞赛包括“新生杯”英语演讲比赛，英语电影配音比赛，英语话剧比赛等。公共外语学科竞赛参与学生往往包含全院各系学生，人数众多，规模较大，公共外语教学秘书，要做好跟学生、竞赛负责教师以及各系负责人的沟通工作，并做好竞赛的组织报名、竞赛初赛复赛举办、以及竞赛的宣传报导工作等。公共外语等级考试最重要的就是每年全国大学生英语四六级考试工作，公共外语教学秘书要协助学院教学服务中心做好大学英语四、六级等考务工作，并做好后期的成绩分析统计。

3、公共外语文书管理职责

3.1负责公共外语各类教务文件的上传下达，协助文件的实施与落实;协助系分管领导做好本系有公共外语的教务事宜;协助系分管领导做好学院教学服务中心安排的公共外语各项教务工作;负责联络和协调本系和其他系有关公共外语的教务事宜。协助系分管领导做好公共外语教学研究、质量工程、精品课程等项目的申报工作，并协助项目的实施、落实与存档。做好公共外语教师论文发表、教材编写的统计和存档工作。

3.2负责起草与公共外语教学相关的文件、通知、报告等;负责大学英语各类教务档案的收集、整理及分类存档保管;负责公共外语任课教师个人教学信息的管理。參与学院和本系组织安排的各种与公共外语教学相关的活动。负责记录会议纪要、进行通讯报道，以及对会议纪要、报道和有关照片进行整理归档。

4.公共外语教学质量监控职责

协助系分管领导做好大学英语教学质量监控、教风督查、试卷互查、教案检查、作业批改检查和任课教师听课检查等相关工作。配合学院期中教学检查，协助系分管领导做好有关查课、座谈会、教学信息反馈等相关工作。

二.新时期下高校公共外语教学秘书应具备的能力

1.强烈的责任心。爱默生说：“责任具有至高无上的价值，它是一种伟大的品格，在所有价值中它处于最高的位置。”科尔顿说：“人生中只有一种追求，一种至高无上的追求——就是对责任的追求。”作为教学秘书，在教务管理工作中要做一个有心人，面对繁杂琐碎的日常事务，要清醒、明确的认识到自我的责任，履行好自我的责任，发挥自我的潜力，克服困难完成工作，同时要做是使自我的团队所有的成员，认识到、了解到自我的责任，清楚自我的责任，并承担起自我所在工作岗位的责任。

2.良好的服务意识。教学秘书的本质就是为教学工作服务的，我们要为学生、为教师提供优质的服务，在我们的职责范围内尽可能的为师生着想，建立起真心实意的服务意识，想老师之所想，急学生之所急，做到热情、周到、细致、严谨，保障教学秩序有序进行，避免出现教学事故。

3.优秀的沟通能力。公共外语教学秘书的教务工作特点是需要经常跟各系之间交流沟通，起着协调上下、沟通左右的作用，必须要有很强的沟通协调能力。积极沟通，换位思考，相互理解，及时反馈，提高应变能力，做到以诚待人，以理服人，建立良好的人际关系，提高工作效率。

4.熟练地办公自动化技能。教学秘书工作属于办公室工作，在大数据时代的新形势下，办公自动化、网络化、信息化以及智能化已经深入在我们的日常教务管理工作中。教学秘书的工作涉及使用排课系统，教务管理系统，各级各类考试系统等;以及各种数据统计、资料管理等。这就要求教学秘书拥有一定的计算机基础知识，熟练账务使用现代信息技术的能力与技巧，使教务管理工作更加科学和规范。

5.创新性教务管理思维。教学秘书应具备穿新衣是和较强的学习能力，这样才能提高教学管理的水平。随着时代的发展，与时俱进，在工作中要有创新管理思维，不断总结创新，学习先进管理理念，探索先进管理方法，充分利用资源，优化管理模式。

三.总结

要成为一名优秀的公共外语教学秘书，必须把握自身工作职责和工作特点，牢固敬业精神，提升自己工作责任感，增强服务意识，不断提高自己业务能力，增强创新意识，为学院发展贡献自己的力量。

参考文献

[1] 宿春礼，周韶梅，责任胜于能力，北京：石油工业出版社，2002.

[2] 辛海霞，浅谈高职院校教学秘书岗位职责和能力要求，轻工科技，2018

[3] 张国琼，新时代地方高校外语院系教学秘书工作的若干思考，专家专题论坛， 2019

[4] 张永怀，地方应用型搞笑外语院系教学秘书工作管窥，天津中德应用技术大学学报，2017

[5] 陈雪，浅析搞笑及教学秘书工作职责和应具备的素质，创新教育，2019

作者简介：王乐（1988-11-），女，陕西西安，西安交通大学城市学院，07级本科学士，研究方向：教务管理。