事业单位数字化档案管理现状与对策

华毛

【摘要】：档案管理作为事业单位非常重要的一项基础工作，事业单位合理有效地利用档案资源能助推事业单位的可持续发展。最近几年，随着社会的不断发展，当前我们已经进入了信息化时代，信息技术的广泛使用为事业单位档案管理工作帶来诸多的便捷性，促使档案的管理的一体化，从整体上提高了事业单位档案管理质量和效率。本文分析事业单位数字化档案管理工作的现状，提出了优化事业单位数字化管理策略，以期最大化的确保档案管理的质量，助推事业单位的稳健擦长远发展。

【关键词】：事业单位 档案管理 数字化

档案数字化主要是指用数字化信息保存模式有效取代以传统以实体保存的管理模式，达到长期保存档案信息的目的，真正意义上的实现档案资源共享，让档案信息使用者更好地寻找查阅，从整体上提高档案的管理能力。现阶段事业单位基本上都实现了数字化管理，受多种因素的影响，事业单位数字化档案管理的现状不容乐观，还存在一定的问题，因此，事业单位需加强档案管理工作，加强数字化度，解决数字化管理中存在的问题，为事业单位内部提供具有价值意义的资源，合理利用资源，助推事业单位的稳健长远发展。

一、当前事业单位数字化档案管理的现状分析

（一）现代化办公设备匮乏

现阶段，很大一部分事业单位都没有达到档案管理硬件设备要求，无法实现规范化，科学化，还有一些事业单位将各种杂堆放在档案室当中，设备简单陈旧，同时档案室也没有安装防盗、防火以及防潮措施。有些事业单位达到硬件设备要求，却没有充分运用现代化手段，影响了档案的完整和安全性。此外，没有最大限度的发挥档案的作用，不重视性信息资源的开发，对档案的管理局限于表面上，在很大程度上忽视了对档案资源的合理利用【1】。

（二）档案检索效率较低

目前还有一部分事业单位对档案的检索还处在传统手工检索阶段，没有全面实现计算机检索，严重影响档案信息检索速度和准确率，大大的增加了档案工作人员的档案查阅工作量，同时也不利于档案借用人员快速的查阅档案信息。加之事手工检索具有一定的局限性，导致大大的降低了档案管理工作效率。例如，事业单位的人事信息，由于每个单位的性质不一样，村信息保存方式也不一样的，进而给事业单位档案管理人员带来了诸多不必要的麻烦。

（三）档案管理人员综合素养有待提升

数字化档案管理的实施，必须要事业单位档案管理者具备一定的信息化方面的技能和知识，进而在实际的数字化档案管理工作中，能有效应用数字化档案管理设备。现阶段事业单位的档案管理人员年龄都比较大，他们对网络化信息接触比较少，在学习信息化知识方面存在一定的困难【2】。尽管当前事业单位引入了信息化，数字化档案管理设备，档案管理工作人员由于技能问题，也无法顺利有效地进行数字化档案管理。基于此，这就需要事业单位档案管理人员，加强学习，构建一套属于自己的数字化管理信息知识体系，促使档案管理工作效率的提升，更好地达到数字化档案管理的要求。

二、事业单位数字化档案管理的有效策略

（一）构建数字化档案管理系统

随着社会的不断发展，档案管理信息化、数字化是社会的发展的必然趋势，基于此，事业单位要构建科学且系统的数字化档案管理体系，进而有效实现信息资源共享，从整体上提高事业单位的办事效率和档案使用效率，进而更好为社会大众服务，为社会服务。事业单位在构建体系的过程中，硬件的采购和软件安装必须要达成一致的意见，在采服适合事业单位档案管理性质的工作模式的过程中，还应该尽可能向规范化，标准化靠拢，唯有如此才能构建更加全面且系统的档案管理体系。储存和整理大量资料时，尤其是加密文件资料的时还应该尽可能使用双服务器备份方案。事业单位针对不同性质的档案资料，还必须要做好不同机密等级和档案资料加密保护工作。另外针对不同工作系统的操作权限，事业单位需根据实际情况，制定明确且清晰的规章制度，最大化的保障档案管理工作的严谨性。还需做好储存档案电子载体的质量把关工作，做好日常防潮、防火、防虫等工作，有效消除各种安全隐患，为事业单位数字化档案管理工作的顺利开展创造良好环境。

（二）切实提高数字化管理效率

第一，提升档案管理能力。在新时期下，我们要充分发挥数字化档案管理系统的优势，从整体上提高数字化档案管理的效率和质量。对此，事业单位可借助磁盘和光纤的连接阵列，提提升数字化档案管理系统性能，进一步增加数字化管理系统内部储存量。第二，切实加强档案管理的可靠性，事业单位要严格相关标准来选择磁盘阵列产品的硬件组成和结构，为今后事业单位数字化档案管理系统功能的更新打下良好基础，另一方面磁盘阵列必须要多元化的保护级别，保障系统功能，让系统信息数据有安全基础。第三，提升档案管理使用性能。众所周知，光纤磁盘的阵列产品是实施数字化档案管理的关键性，这种产品对为维护系统性能就具有非常显著的优势，同时还可以实现在线升级功能。由于数字化档案系统网络具有开放性，有效低确保档案信息使用者对档案资源的查阅和调取，同时还有助于最大化发挥数字化档案管理系统的功能。

（三）提高工作人员综合素质

众所周知， 档案管理人员作为数字化档案管理的操作者和执行者，因此，管理人员工作能力高低直接影响着事业单位数字化档案管理工作的质量。对此，需采取多元化方式，从整体上提高档案管理人员素质。例如，定期开展培训会，让档案管理人员学习现代化设备，提高档案管理人员工作技能。另外，还要定期考核档案管理人员，对信息设备的操作水平和设备知识能力，进而更好地保障档案管理人员能够达到数学化档案管理的发展需求，促使事业单位数字化档案管理从管理型朝着服务型方向发展。

结语：

总而言之，随着社会的发展，事业单位档案管理必须要与时俱进，走上数字化的档案管理道路，从整体上提高档案管理的质量和效率，以便更好地适应社会发展趋势，促使事业单位，档案集采，服务以及管理等功能的有效转变，促使事业单位的稳健长远发展。

【参考文献】：

【1】万琼. 数字化档案管理现状及对策[J]. 经营管理者， 2015（26）.03-15.

【2】韩晓敏. 关于事业单位档案管理创新途径的分析[J]. 档案天地， 2016（4）：53-55.