新时期档案管理数字化研究

王英秀

摘   要：随着科学技术的不断进步和计算机技术的快速发展，网络技术和计算机技术已经走入到了千家万户。对于档案管理工作而言，档案管理的数字化已经成为了大势所需，越来越多的计算机技术已经应用到了档案管理工作当中去，计算机技术和网络技术已经将人们带入到了前所未有的信息社会，人们已经由传统的纸质档案管理转变为数字化的管理模式，这种管理模式不仅提高了档案管理工作的质量和效率，也更加有利于企业的健康发展，社会的数字化建设和档案事业的蓬勃发展决定了档案的数字化建设。本文通过研究当前档案管理数字化存在的问题，探讨了如何提高档案数字化管理水平，提出了新时期档案管理数字化的措施，进而促进档案工作的发展，希望为以后的研究提供宝贵的意见。

关键词：新时期  档案管理  数字化研究

中图分类号：G647                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）08（b）-0162-02

随着时代的进步和互联网技术的发展，传统的纸质档案管理模式的弊端逐渐显露了出来，很多企业在不断扩大，人员信息也在不断增加，纸质的档案管理模式已经难以满足新时期的档案管理工作需要，档案的管理工作已经逐渐实行数字化的管理模式，形成结构有序的档案信息库，使其通过计算机网络进行直接的传播，是一种更加快速便捷的信息利用服务。

1  新时期档案管理数字化存在的主要问题

1.1 档案管理人员的素质有待提高

我国的档案管理人员的素质普遍不是很高，很多的档案管理人员大多数都是传统的纸质管理人员，大多数档案管理人员队伍出现老龄化严重的问题，很多的年轻人不愿意从事档案的管理工作，大多数有一定能力的人员会选择具有挑战性和发展前途的工作，这也在一定程度上加剧了档案管理人员队伍老龄化的问题，这些管理人员不能熟练的操计算机，受传统观念的影响根深蒂固，在一定程度上制约了档案管理的数字化进程。

1.2 数字化管理设备不完善

数字化管理需要具备一定的硬件资源和软件资源，但是受到资金的限制，很多企业无法配备齐全的数字化设备，很多的设备和程序过于陈旧，陈旧的计算机无法更新先进的技术，想要实现档案的数字化管理，必须配备专业的现代化设备，便于及时地更新设备程序和系统，进而为档案的真实性和可靠性提供保证。

1.3 档案管理的安全性得不到保证

当今社会，计算机技术已经被各个领域广泛应用，因此，存在着一定的安全性隐患，一旦遭到病毒和黑客的入侵，档案资料就会泄露，因此，这也加强了档案管理的难度。大多数的档案编辑会采用电子编码技术，这项技术中存在着很多的不足，很多的纸质档案被修改后仍然有残留的痕迹，由于数据量较大，导致很多的管理人员无法在第一时间就发现，因此，档案的数字化管理存在着一定的风险，会出现违反法律法规的行为，这是需要我们高度警惕和严格杜绝的。

2  实现档案管理数字化的意义

档案，是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们的各种历史发展过程，近几年来，档案的数字化管理已经取得了长足的进步和发展。新时期的档案管理工作任务繁重，如果单纯的依附传统的档案管理模式就会造成大量的工作量和浪费较长的时间，阻碍了档案管理工作的有效开展，因此，档案管理的数字化不仅是未来发展的主流，还是当下时代特征的重要表现，具体优势有以下几点。

2.1 提升企业的经济效益

在企业的发展过程中，办公室是企业接收与传达信息的重要场所，但是随着科学技术的进步，工作人员在办公室能接收到的信息越来越繁杂，使用传统的办公模式不能有效应对这种局面。因此，要想对大量信息进行高效、快速的处理，必须要使用到数字化档案管理模式。数字化模式相对于传统模式来说，可以有效减少传统纸质档案的信息量。而传统办公模式下要想提高信息档案处理效率，只能增加办公人员，通过增加人数提高整体效率，这就直接影响到了企业的运行成本与管理难度。因此，档案管理数字化的应用，可以有效提高企业的经济效益，提高企业工作效率，减少人员开支，避免纸张浪费。

2.2 提升档案利用效率

档案管理在过去多是使用纸质档案进行保存与管理的，需要使用到档案室与档案馆，工作人员在查询与使用时效率不高，需要根据目录进行仔细查找。而数字化档案管理可以高效便捷地进行档案查询，通过使用计算机技术，可以进行实时搜索与查询，大大降低了查询档案的难度，避免纸质档案因翻阅或其他原因造成的损毁等问题，提升了档案的利用效率。

2.3 提升档案管理工作效率

档案管理工作的工作效率一直是企业最为头疼的地方。在传统档案管理模式下，企业档案的查询与入档等都需要工作人员实地完成，档案要首先归档，在查询时将档案取出，在使用完毕后再按照分类排序归档，过程繁杂，极易出现工作失误。在使用数字化档案管理系统后，使用计算机技术可以迅速在海量的档案信息中找到目标位置，并对其档案进行精准查询，无需取档与入档。这种便捷的查询方式在人事档案（员工入职、调动、退休、离职等）方面极为便捷，可以大大提高档案管理人员的工作效率。

3  档案管理數字化的发展措施

3.1 对文书处理以及归档开展数字化管理

文书是档案工作中的基础部分，因此，文书处理的质量直接影响了档案管理工作的效率。在新时期，面对海量的信息数据，档案管理工作需要使用新兴的计算机技术，使用计算机对文书进行登记与上传，在系统内对文书文件进行整理和分类，并在目标范围内进行传输与查阅。使用数字化档案管理技术对数据进行传阅，可以大大提高文件的处理效率，减少工作人员的工作难度，提高办公室工作效率。

3.2 加快系统工程建设

档案管理系统建设是一项包含多种内容，涵盖较广的工程。档案管理系统需要软件开发、档案分类、查询调用管理等多项，在使用数字化模式进行档案管理后，可以有效提高档案信息的录入效率，加快系统工程建设的进程。在档案录入后，要及时对档案进行备份整理，减少不必要的损失，提升工作效率。

3.3 构建信息技术支撑系统

新时期档案管理数字化是档案信息系统高性能运行的重中之重，通过使用数字化管理方式，可以提高系统的可靠性。在硬件方面，信息系统的光纤要与磁盘阵列相连接，还要通过扩展模块的方式提高系统存储容量。系统硬件还需要支持热插拔，提高系统运行的连续性。

3.4 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员是日常档案管理工作的主要人员，可以直接影响到档案管理工作的效率与进度。因此，要想有效提高档案管理工作的效率，需要对档案管理人员的专业技能与综合素质进行定期的培训与考核。在技能方面，要对工作人员定期培训，不断提高档案管理人员知识与软件水平。此外，在社会主义新时期，档案管理人员也要不断提高自身的综合素养，做好档案保密工作，提高档案安全意识，提高档案管理工作的安全性与稳定性。

4  结语

面对信息數据日益增多的社会环境，数字化档案管理模式的实施刻不容缓，使用数字化模式进行档案管理，可以大大提高档案管理工作的效率，提高档案利用率，直接提高企业的经济效益，促进档案管理数字化水平不断提高。

参考文献

[1] 张伟鹏.新时期档案管理数字化研究[J].中国管理信息化，2019（12）.

[2] 丁艳梅.关于档案管理数字化建设的思考[J].传媒论坛，2018（1）：82.

[3] 赵明秋.浅谈中等职业学校档案管理数字化建设[J].黑龙江档案，2018（3）：96.

[4] 史淑琴.浅析档案管理数字化建设的意义[J].中国科教创新导刊，2008（35）：225.

[5] 吕春艳.档案管理数字化的优势及问题分析[J].管理观察，2014（11）：144-145.

[6] 刘亚静.高校档案管理数字化的实践意义及建议[J].赤峰学院学报：自然科学版，2017（14）：179-180.